Melalui media sosial Kantor Pertanahan Jakarta Pusat, sudah pernah diunggah mengenai beberapa informasi alir permohonan, namun hal tersebut menurut penulis tidak cukup efektif karena unggahan tersebut sudah lama. Saat ini informasi alir permohonan lebih banyak di dapatkan melalui bertanya pada loket informasi, namun ketersedian Sumber Daya Manusia, Fasilitas dan Keterbatasan ruang tempat juga menjadi kendala ditambah lagi tingkat pengunjung dan/atu pemohon yang datang sangat tinggi terutama untuk jenis layanan peralihan hak karena waris yang termasuk dalam kelompok layanan Pemeliharaan data pendaftaran tanah yang masih banyak dimohonkan oleh orang pribadi dengan atau tanpa kuasa dalam artian tidak melalui pengurusan jasa Notaris/Pejabat Pembuat Akta Tanah. 4 Oleh karenanya, dibutuhkan suatu media yang diharapkan dapat menjawab hambatan dan tantangan tersebut. Dalam aktualisasi ini akan dibuat media berupa qr code yang memuat mengenai informasi alir proses peralihan hak karena waris yang di letakan pada loket informasi sebagai upaya terselenggaranya tranformasi digital dalam hal penyedian informasi pertanahan dan untuk mewujudkan smart governent. Adanya qr code yang memuat informasi alir merupakan bentuk optimalisasi dari pelayanan pada loket informasi Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat yang diharapkan dapat membantu kinerja dari petugas loket dan diharapkan menambah kenyamanan pengunjung karena tidak perlu antri lama untuk mencari informasi sehingga membantu terwujudnya pelayanan prima di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Pusat.

Setelah melakukan pengamatan penulis melihat adanya kendala pada penyelesaian pengecekan sertipikat elektronik yang mana dalam pelaksanaannya masih 2 terdapat ketidaksesuaian/belum validnya data yang ada di aplikasi KKP kantor dengan sertipikat yang pemohon ajukan, yang mana untuk perbaikan data draft itu masih harus kembali di laporkan kepada admin/staff pengolah data untuk diperbaiki. Dengan beban kerja yang tinggi pada admin pengolahan data dan belum adanya partner yang bisa untuk melakukan perbaikan data tersebut membuat ketelambatan prosesnya terjadi, keterkaitan dengan agenda tiga Manajemen ASN kurangnya akuntabilitas pegawai untuk turut mengambil peran pada bidang pengolahan data, yang mana fungsi ASN sebagai pelayan publik tentunya diharapkan memiliki profesionalitas dan siap untuk mengembangkan kemampuan diri dan peka pada bidang-bidang lain untuk mencapai tujuan memberikan pelayanan maksimal kepada masyarakat. Tujuan dari Rancangan Aktualisasi ini adalah untuk mengoptimalkan penyelesaian pengecekan sertipikat elektronik dengan membuat tutorial/panduan tahapan perbaikan data aplikasi KKP demi mempercepat pelaksanaan penyelesaian pengecekan sertipikat elektronik di Kantor Pertanahan Kota Cimahi.

Tidak berhenti hanya pada banyaknya evidence yang diminta, evidence yang ada untuk menyelesaikan kasus juga tidak terarsip dengan baik di Seksi PPS ini, sehingga ketika akan mengunggah file ke aplikasi justisia evidence yang 3 dibutuhkan tidak langsung tersedia. Alat penunjang untuk melakukan digitalisasi evidence penanganan kasus juga terbilang kurang. Di Seksi PPS sendiri hanya ada satu buah mesin scanner yang digunakan untuk menunjang seluruh kegiatan pada seksi ini. Hal ini berdampak pada belum adanya kasus pertanahan yang di unggah pada aplikasi justisia selama tahun 2022, padahal sudah ada beberapa sengketa, konflik, dan perkara yang telah selesai penanganannya. Dengan belum adanya berkas yang diunggah pada aplikasi tersebut, seolah menandakan bahwa tidak ada kasus pertanahan yang masuk di Kantor Pertanahan Kabupaten Lombok Tengah. Berangkat dari latar belakang diatas, penulis berinisiatif untuk melakukan pengelolaan penanganan sengketa dengan mengefektifkan penggunaan Aplikasi Justisia sehingga sengketa yang ada dapat terpantau proses penanganannya dan dapat terintgerasi ke dalam layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Kementerian ATR/BPN. Hal itu berhubungan dengan isu yang penulis angkat yaitu Optimalisasi Sistem Monitoring Sengketa di Aplikasi Justisia pada Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa Tahun 2022 Kantor Pertanahan Kabupaten Lombok Tengah

Kabupaten Cianjur memiliki jumlah bidang K4 yang tinggi, hal ini berkaitan dengan penyimpanan arsip yang dilakukan secara manual sebelum dimulainya Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP) pada tahun 2009. Kondisi ini semakin parah dengan adanya musibah kebakaran di Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur pada tahun 2009 yang menyebabkan musnahnya seluruh arsip pertanahan yang terdiri dari ±158.000 buku tanah. Apabila kondisi ini tidak segera diperbaiki maka akurasi target PTSL serta upaya mewujudkan desa lengkap akan sulit terwujud. Oleh sebab itu diperlukan upaya untuk mengoptimalkan pembenahan data bidang tanah Kluster 4 PTSL di Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur.

Berdasarkan pengamatan penulis selama bertugas diseksi Penetapan hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Rokan Hulu, penulis menemukan isu belum optimalnya pemberitahuan perbaikan data berkas hak tanggungan elektronik kepada pemohon layanan elektronik. Dimana pemohon layanan elektronik yang berkasnya ditolak karena belum lengkap atau terjadi kesalahan input oleh pemohon, tidak dengan segera melakukan perbaikan hingga hari ke tujuh sehingga berkas pemohon tersebut ditutup.Hal ini tentunya akan membuat pemohon layanan hak tanggungan elektronik harus mengulang kembali tahap-tahap untuk mendapatkan sertipikat hak tanggungan elektronik. Dengan dilakukannya optimalisasi penyampaian perbaikan berkas hak tanggungan elektronik kepada pemohon layanan elektronik ini agar pemohon layanan menjadi lebih disiplin dan juga bisa dengan segera melakukan perbaikan berkas sehingga berkas pemohon tersebut tidak ditutup dan juga ini merupaka itikad baik kepada pengguna layanana hak tanggungan elektronik.

Sebagai pelaksanaan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional No. 19 Tahun 2020, dikeluarkan Petunjuk Teknis Nomor 5/Juknis- 100.HK.02/VIII/2021 tentang Layanan Informasi Pertanahan dan Tata Ruang Secara Elektronik dengan tujuan menjadi standarisasi, panduan dan petunjuk lebih rinci dalam pemberian layanan informasi pertanahan dan tata ruang secara elektronik yang didalamnya 3 termuat hasil layanan Pengecekan Sertipikat dan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT-el) diterbitkan paling lama 1 (satu) hari kerja sejak permohonan layanan dikonfirmasi oleh Sistem Elektronik, tetapi pada pelaksanaannya di Kantor Pertanahan Kabupaten Bandung Barat masih banyak permohonan yang melebihi waktu yang telah ditentukan dalam petunjuk teknis. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis yang memiliki jabatan sebagai analis hukum pertanahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Bandung Barat mengambil kesimpulan bahwa pelaksanaan Layanan Pengecekan Sertipikat dan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT) Secara Elektronik belum optimal sehingga penulis mengangkat isu yang prioritas yaitu Belum Optimalnya pelaksanaan Layanan Pengecekan Sertipikat dan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT) Secara Elektronik di Kantor Pertanahan Kabupaten Bandung Barat serta dapat mengaktualisasikan nilai nilai dasar Berakhlak (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif) berdasarkan kegiatan yang sudah direncanakan sesuai tugas pokok dan fungsi penulis pada Seksi Pendaftaran dan Penetapan Hak

Di Kantah lombok utara pengarsipan digital berkas-berkas di bidang 5 masih belum dilakukan seluruhnya. Berkas-berkas sebelum tahun 2022 sebagian besar bahkan tidak diarsipkan dalam bentuk digital dan masih mengandalkan penyimpanan konvensional yakni menggunakan dokumen kerja. Hal ini tentu tidak sejalan dengan program Transformasi Digital yang yang sedang dicanangkan Kementerian ATR/BPN. Oleh karena itu penulis akan mulai merealisasikan pendigitalisasian terhadap berkas-berkas yang ada di Bidang 5 Pengendalian dan Penanganan Sengketa di Kantah Lombok Utara. Dari uraian di atas penulis mengambil Langkah untuk turut membantu mengoptimalkan program digitalasi dokumen-dokumen yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Lombok Utara, terutama di seksi 5 berkaitan tugas dan fungsi penulis sebagai Analis Hukum Pertanahan. Selain itu kegiatan tersebut juga berkaitan dengan Smart ASN dimana ASN harus bisa memanfaatkan tekknologi yang ada guna efisiensi, kecepatan, dan kemudahan kerja. Dari uraian di penulis mengambil judul Digitalisasi Pengarsipan Perkara di Seksi 5 Penanganan dan Pengendalian Sengketa dan Konflik Pertanahan Kantor Pertanahan Lombok Utara.

Salah satu permasalahan yang dihadapi dan menjadi perhatian Penulis adalah belum maksimalnya penyimpanan dokumen warkah di Kantor Pertanahan Kabupaten Sumedang. Belum tersedianya pengarsipan dokumen berbasis digital untuk warkah membuat petugas seringkali mengalami kesulitan dalam mencari warkah yang diperlukan. Berdasarkan kondisi yang terjadi saat ini, maka penulis tertarik untuk mengambil isu dengan judul : “OPTIMALISASI PENGARSIPAN DOKUMEN WARKAH BERBASIS DIGITAL DI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN SUMEDANG”

Harus diakui bahwa proses penyempurnaan digitalisasi Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Bekasi masih belum sempurna, sebagaimana konsultasi Penulis dengan Pegawai terkait pada hari Rabu tanggal 29 Juni 2022, dalam sistem KKP (Komputerisasi Kegiatan Pertanahan) Buku Tanah aktif tercatat sebanyak 1.252.960 (satu juta dua ratus lima puluh dua ribu Sembilan ratus enam puluh), validitas terplot sejumlah 590.353 (lima ratus Sembilan puluh ribu tiga ratus lima puluh tiga) Buku Tanah, sedangkan sisanya tidak valid terplot sebanyak 22.800 (dua puluh dua ribu delapan ratus) Buku Tanah, dengan data digitalisasinya dibawah angka Buku Tanah terplot, artinya proses digitalisasi buku Tanah masih berada pada level 47% (empat puluh tujuh persen) dari total keseluruhan tanda bukti hak yang telah dibukukan, tentunya hal ini memerlukan kerjasama yang baik dari seluruh pihak yang telibat dalam proses digitalisasi ini, seperti Pihak Ketiga sebagai pemenang tender yang membantu digitalisasi, peran Pegawai BPN yang menyediakan data serta informasi yang dibutuhkan, sehingga tingkat kepuasan masyarakat dapat terpenuhi dengan adanya proses digitalisasi ini. Pada saat aktualisasi nanti, menurut hemat Penulis perlu dilakukan suatu aksi yang signifikan dan menyeluruh agar program ini dapat terlaksana dengan baik dan berkesinambungan, hal-hal yang akan dilakuakn adalah diantaranya melalui cara peningkatan intensitas koordinasi untuk menyatukan tujuan bersama, dan merancang program validasi Buku Tanah secara rutin.

Dalam melaksanakan fungsinya pastilah masih memiliki beberapa kendala dalam pelayanan pertanahan. Beberapa kendala yang ada tentunya memerlukan penyelesaian agar pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dapat diberikan secara maksimal dan memberikan kepuasan. Pada Kantor Pertanahan Kota Denpasar terdapat beberapa isu terkait pelayanan pertanahan yang belum optimal. Sehingga dalam rangka mengimplementasikan nilai – nilai kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional, penulis melakukan kegiatan aktualisasi terhadap permasalahan yang terjadi di Kantor Pertanahan Kota Denpasar terkait belum optimalnya pengiriman surat keluar kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam pelaksanaan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Golongan III Angkatan XIII Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Tahun 2022.