Pada isu ini, terdapat keterkaitan dengan Manajemen ASN yaitu dalam melakukan pembinaan dan pengawasan PPAT memerlukan kemampuan dalam mengetahui peraturan-peraturan yang menjadi dasar PPAT menjalankan tugas dan kewenangannya. Sehingga perlu dilakukan persiapan terhadap individu yang menjadi petugas dalam pemeriksaan atas akta yang dibuat oleh PPAT. Sedangkan kaitannya dengan SMART ASN adalah kesesuaian isu terletak pada karakteristik individu yang terlibat dalam pekerjaan, kemampuan literasi digital sangat dibutuhkan dalam proses pembinaan dan pengawasan PPAT yang salah satunya dilakukan melalui pemanfaatan teknologi komunikasi digital. Dalam aktualisasi ini akan dilakukan pembuatan bahan ajar yang akan digunakan sebagai acuan yang akan digunakan oleh petugas pelaksana di Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban dalam melakukan pembinaan ke PPAT sekaligus menjadi pegangan oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan akan memperjelas mengenai pengaturan tugas dan fungsi PPAT, khususnya hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan akta tanah sebagai akta otentik oleh PPAT. Oleh karena itu, penulis mengajukan judul rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Kegiatan Pembinaan dan Pengawasan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) di Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban”.

Berdasarkan Undang – Undang (UU) Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, setiap informasi publik yang berkaitan dengan kegiatan instansi pemerintah wajib dipublikasikan sebatas tidak bertentangan dengan informasi yang dikecualikan. Saat ini Penulis bertugas pada seksi penetapan hak dan pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Sumenep. Selama bertugas penulis mengamati dan menemukan bahwa tugas seksi penetapan hak dan pendaftaran tentang penyajian informasi kegiatan penetapan hak tanah dan ruang belum maksimal sehingga menyebabkan pemohon berulang kali kembali ke Kantor Pertanahan Kabupaten Sumenep untuk melengkapi persyaratan pemberkasan yang diperlukan. Sedangkan letak Geografis Kabupaten Sumenep merupakan wilayah daratan yang terdiri dari kepulauan yang tersebar sejumlah 126 pulau (sesuai dengan hasil sinkronisasi luas Kabupaten Sumenep Tahun 2002).5 Berdasarkan kondisi diatas maka dibutuhkan layanan informasi berbasis digital maka dengan itu Penulis menyusun Rancangan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Informasi Pendaftaran Tanah Pertama Kali di Kantor Pertanahan Kabupaten Sumenep Tahun 2022”

Sesuai dengan fungsi, tugas dan peran untuk memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas, penyampaian informasi status berkas kepada pemohon secara  cepat dan tepat perlu dilakukan agar pemohon mengetahui status berkas yang dimohon dan akan meningkatkan kepercayaan masyarakat pada layanan pertanahan. Namun, penyampaian informasi status berkas kepada pemohon saat ini belum dilakukan oleh pihak Kantor Pertanahan Kabupaten Bondowoso sehingga ada beberapa pemohon menanyakan status berkasnya secara langsung ke Kantor Pertanahan Kabupaten Bondowoso dengan membawa kwitansi yang terdapat nomor berkas. Sedangkan proses penyampaian informasi berkas yang telah selesai diproses kepada pemohon telah dilakukan oleh pihak Kantor Pertanahan Kabupaten Bondowoso dengan cara menghubungi pemohon satu per satu, namun ada beberapa sertipikat tanah yang belum diambil oleh pemohon karena terdapat beberapa kendala seperti kendala jarak yang jauh dan biaya transportasi.

Manajemen administrasi peminjaman buku tanah untuk pemeliharaan data yang terjadi pada Kantor Pertanahan Kabupaten Situbondo telah berjalan dengan baik, namun terdapat celah dimana setiap pegawai yang diberikan ijin untuk meminjam buku tanah pada ruang warkah tidak terkontrol oleh koordinator dokumen pelayanan pertanahan pada Kantor Pertanahan tersebut serta belum adanya suatu buku laporan mengenai buku tanah yang masuk dan keluar telah diawasi oleh pegawai koordinator dokumen pelayanan pertanahan. Berkaitan dengan belum optimalnya administrasi peminjaman buku tanah untuk pemeliharaan data pada Kantor Pertanahan Kabupaten Situbondo, penulis tertarik untuk melakukan optimalisasi peminjaman buku tanah guna pemeliharaan data pertanahan pada seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantah  Situbondo, sehingga dengan pengoptimalan ini kerahasiaan dan keamanan dokumen buku tanah dapat meningkat lebih baik lagi dari sebelumnya.

Perbedaan system pertanahan untuk setiap negara memberikan dampak yang berbeda juga. perbedaan system tersebut memang terkadang telah sesuai dengan keadaan negara masing-masing, namun perbedaan sistem terutama pada sistem pertanahan di Indonesia terkadang untuk setiap daerah- daerah juga memiliki tantangan masing, tidak hanya selalu mengacu pada Pusat, namun setiap daerah memiliki tantangan yang tantangan tersebut juga berbanding lurus dengan hambatan yang telah dijelaskan yaitu pada masalah utama Aksesibilitas pada setiap daerah juga berbeda-beda. Hal ini memberikan dampak yaitu sistem pemerataan dan kemajuan yang berbeda tergantung dari kesiapan daerah tersebut. Dalam satuan kerja ini yaitu Kantor Pertanahan Kabupaten Sumenep dirasa belum siap dengan program-program kemajuan yang telah dirancang oleh Pusat mengingat bahwa Kabupaten Sumenep memiliki gugusan pulau dengan aksesibilitas yang sulit, medan yang jauh dan sulit disetiap pulau. Pada setiap kegiatan pertanahan yang dilakukan oleh Setiap Negara terutama di Indonesia memiliki setiap medan dan beraneka ragam masyarakat untuk mengurus setiap pekarangannya. Yang pada saat ini Negara Indonesia telah memberikan kepada Masyarakat izin-izin untuk melakukan pengelolaan tanah dan pekarangan sendiri yang dengan tujuan untuk Mensejahterakan rakyat. Namun dalam isu terkait, masyarakat dirasa masih belum mendapatkan kesejahteraan yang dirasakan untuk mengelola pekarangan mereka sendiri. Berbagai hambatan yang terjadi mulai dari birokrasi beserta medan dan tangan yang perlu dihadapi untuk mencapai kesejahteraan rakyat.

Berdasarkan identifikasi isu, tapisan, analisa, dan alternatif penyelesaian isu, penulis menemukan sebuah isu yaitu kurangnya optimalisasi dari pengarsipan dan penyimpanan keluar masuknya buku tanah terlebih dalam hal peminjaman antar pegawai yang saat ini masih menggunakan pencatatan manual melalui buku register saja. Dikarenakan terdapat beberapa buku tanah yang hilang atau tidak ditemukan keberadaannya maka kita sebagai pegawai sudah seharusnya berinovasi dengan melakukan pengarsipan dan penyimpanan secara online agar meminimalisir kehilangan data terkait rekap buku tanah ketika dibutuhkan. Dengan mempunyai pengarsipan online secara internal juga akan menjadi bukti kuat ketika terdapat buku tanah hilang atau permasalahan lainnya. Atas permasalahan tersebut diatas, saya selaku penulis ingin berpartisipasi melakukan perubahan-perubahan dengan ide kreatif guna mengatasi permasalahan diatas. Pemanfaatan teknologi tentunya menjadi prioritas utama dalam mengembangkan gagasan pemecahan isu karena akan selaras pula dengan pembelajaran agenda III yaitu SMART ASN dan MANAJEMEN ASN yang didapatkan pada proses latsar.

Bahwa penyelesaian kasus perkara dan konflik pertanahan menjadi perhatian khusus dari pemerintah, saat ini Kementerian ATR/BPN berupaya meminimalisir perkara dan konflik pertanahan. Upaya tersebut dilakukan karena perkara dan konflik pertanahan dapat merugikan pihak mulai dari masyarakat, dunia usaha, dan pemerintah. Dalam suatu perkara juga tidak terlepas dari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan perkara yang sedang dalam proses penyelesaian. Dokumen-dokumen tersebut diharapkan tersusun dengan dan mudah dicari agar tidak hilang, rusak atau tertukar. Dengan demikian, maka perlunya ada arsip perkara melalui digitalisasi yang membuat dokumen, rapih dan jika suatu saat dibutuhkan mudah dicari. Dalam Latsar CPNS Kementerian ATR/BPN Tahun 2022 kali ini, peserta diharapkan mampu memberikan pelayanan yang baik sebagaimana yang sudah diajarkan. Hal ini juga sesuai dengan nilai Berorientasi Pelayanan yang mana nilai tersebut masuk ke dalam kategori nilai Ber-AKHLAK yang diajarkan pada latsar kali ini. Perilaku dari nilai-nilai tersebut diharapkan mampu untuk meningkatkan kualitas pegawai maupun kantor pertanahan itu sendiri.

Melalui pengalaman serta proses pengamatan dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi Kementerian ATR/BPN terdapat permasalahan dalam pengarsipan file yang bersifat konvensional atau data berbasis file. Permasalahan tersebut dapat dilihat terutama pada tahapan penyimpanan data, pencarian kembali dan penyajian informasi data. Perawatan data fisik yang kurang baik akan menyebabkan kerusakan dokumen. Permasalahan lainnya disebabkan juga dibutuhkan biaya untuk pengadaan map dan lemari penyimpanan berkas fisik serta biaya pemeliharaan. Di samping itu pegawai kesulitan mencari kembali data apabila membutuhkanya kembali. Maka dari itu pemanfaatan pengarsipan  data dengan sistem digital akan memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan.

Berdasarkan pengamatan penulis selama bekerja di Kantah Kabupaten Gorontalo khususnya di sub bagian Tata Usaha, di temukan beberapa isu yang terjadi di antaranya belum adanya pembaruan data inventaris BMN di tiap ruangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Gorontalo, belum optimalnya pengarsipan dokumen pendukung laporan pertanggung jawaban di sub bagian tata usaha di Kantor Pertanahan Kabupaten Gorontalo, serta masih manualnya absensi membuat tidak tertibnya pengisian absen di Kantor Pertanahan Kabupaten Gorontalo Dari isu yang telah teridentifikasi di atas, maka tulisan ini dibuat untuk dapat lebih lanjut menjabarkan isu-isu tersebut, memilih isu prioritas serta memunculkan gagasan yang dapat menyelesaikan isu tersebut, yang dapat benar-benar dilaksanakan pada masa aktualisasi penulis sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil

Pada praktiknya, proses validasi bidang tanah K4 di Kantor Pertanahan Kota Surabaya II belum optimal dan berjalan lambat karena beberapa faktor. Proses validasi terdiri dari validasi persil, Surat Ukur, dan Buku Tanah. Namun kegiatan validasi yang akan penulis lakukan dalam rancangan aktualisasi adalah validasi Surat Ukur. Target bidang tanah K4 yang akan dilakukan validasi oleh penulis adalah 1.000 bidang tanah K4 yang sudah terpetakan dan perlu segera dilakukan validasi, mengingat target total bidang tanah K4 yang perlu dipetakan di wilayah kerja Kantor Pertanahan Kota Surabaya II adalah sebesar 9.947 bidang, serta adanya tenggat waktu kegiatan Peningkatan Kualitas Bidang Tanah Terdaftar (PBT K4 Non Sistematis) menuju Kota Lengkap selesai hingga akhir tahun anggaran 2022 ini, maka penulis akhirnya merumuskan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Validasi Surat Ukur Bidang Tanah K4 sebagai Syarat menuju Kota Lengkap di Kantor Pertanahan Kota Surabaya II”.