Pada saat melaksanakan pengukuran bidang tanah, tanda batas bidang tanah dipasang oleh pemohon setelah mendapat persetujuan pemilik yang berbatasan. Kemudian penetapan tanda batas bidang tanah dilakukan oleh petugas ukur. Akan tetapi masih banyak masyarakat yang belum paham tentang pentingnya pemasangan tanda batas bidang tanah. Masih banyak masyarakat yang menunggu petugas ukur turun ke lapangan baru kemudian akan melakukan pemasangan patok bidang tanah. Untuk itu perlu adanya penyampaian informasi kepada masyarakat. Salah satu cara yang paling mudah dalam penyebaran informasi yaitu dengan memanfaatkan media digital. Media digital merupakan media yang dapat dengan mudah diakses oleh masyarakat. Oleh karena itu, pemanfaatan media digital dalam penyebaran informasi akan memudahkan penulis dalam menyampaikan informasi dengan jangkauan masyarakat yang lebih luas dan lebih efisien.

Pengelolaan pencatatan administrasi berkas permohonan masuk dari loket ke petugas pengecekan buku tanah yang selama ini masih dilakukan secara manual seringkali menimbulkan beberapa masalah, seperti menyulitkan kontrol pendataan awal berkas permohonan masuk. Selain itu, buku setor atau buku kirim yang digunakan juga rawan hilang dan rusak. Serta tidak adanya backup data dari buku tersebut. Melihat kondisi yang ada saat ini, potensi pemanfaatan teknologi untuk membantu pencatatan data berkas permohonan masuk secara efektif dan efisien agar pengelolaan pencatatan administrasi dapat lebih optimal dan dapat di akses oleh banyak pihak secara bersamaan, serta untuk mendukung terwujudnya digitalisasi layanan pertanahan, penulis menyusun Laporan Aktualisasi berjudul “Optimalisasi Pencatatan Administrasi Berkas Permohonan Peralihan Hak Atas Tanah dari Loket ke Petugas Pengecekan Buku Tanah Menggunakan Google Spreadsheet pada Kantor Pertanahan Kabupaten Karanganyar”.

Salah satu bentuk pemberdayaan masyarakat yang dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kota Jakarta Barat adalah dengan cara memfasilitasi peserta UMKM dalam mempromosikan produk-produk UMKM yang berasal dari wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat, berupa penyiapan gerai khusus dan fasilitasnya di lingkungan Kantor Pertanahan Kota Jakarta Barat. Sebagai CPNS pada era teknologi ini, diharapkan penulis memiliki literasi digital dan dapat mengikuti transformasi digital. Dikarenakan kendala beberapa pemilik UMKM tidak memanfaatkan teknologi yang ada, maka masih menggunakan cara konvensional untuk melakukan transaksi jual beli, sehingga berdampak kepada sulitnya mendistribusi uang hasil penjualan kepada pemilik Gerai UMKM di Kantor Pertanahan Kota Adminstrasi Jakarta Barat. Untuk menyelesaikan isu tersebut, digagas laporan aktualisasi “Pemanfaatan QRIS sebagai Media Transaksi di Gerai UMKM Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat”.

Akan tetapi pada kantor pertanahan kabupaten bengkulu tengah masih banyak peta analog yang belum didigitalisasi menjadi peta digital. Hal tersebut dapat mengakibatkan peta analog sulit ditemukan dan bahkan tidak ditemukan atau hilang dan juga rusak atau sobek. Apabila hal tersebut tidak segera ditindak lanjuti maka resiko kehilangan peta analog yang ada di arsip Kantor Pertanahan bengkulu tengah semakin tinggi. Oleh karena itu diperlukan suatu alternative untuk mengoptimalkan pendigitalisasian peta analog yang dapat mencegah resiko peta analog rusak atau hilang, selain itu, agar dalam kegiatan pengukuran, data bidang tanah yang diperlukan dapat ditemukan dengan cepat,mudah,efektif,dan efisien. Dengan demikian mendorong penulis untuk mengangkat aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Digitalisasi Peta Analog dan Pemetaan Bidang Tanah Pada Peta Pendaftaran Menggunakan AutoCAD di Kantor Pertanahan Kabupaten Bengkulu Tengah Tahun 2022.”

Peranan arsip pertanahan sangat penting dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat karena arsip merupakan sumber data dan informasi pemegang hak atas tanah. Tanpa penataan arsip yang baik kegiatan Kantor Pertanahan yang membutuhkan data terkait Tunggakan Pelayanan Pertanahan dapat terhambat dan tidak akan dapat tercapai Sapta Tertib Pertanahan terutama Tertib Administrasi Pertanahan. Pada layanan pertanahan, informasi terkait Tunggakan Pelayanan Pertanahan sangat penting dan dibutuhkan seperti untuk penyelesaian layanan tunggakan terkait Pendaftaran Tanah Pertama Kali, layanan Peralihan Hak Pertanahan, layanan Informasi Pertanahan, dan lain sebagainya. Dalam proses penyelesaian layanan pertanahan juga perlu digitalisasi baik terkait surat menyurat dan berita acara guna menyelesaikan tunggakan pendaftaran peralihan hak, pendaftaran tanah pertama kali dan pencatatan lainnya.

Untuk melaksanakan tujuan pendaftaran tanah tersebut, maka salah satu kegiatannya adalah penyimpanan daftar umum dan dokumen. Daftar umum meliputi peta pendaftaran, daftar tanah, surat ukur, buku tanah, daftar nama, daftar nomor hak dan daftar nomor identifikasi bidang tanah (NIB). Sedangkan yang dimaksud dokumen adalah dokumendokumen yang menjadi dasar pendaftaran tanah sebagai alat pembuktian. Kegiatan penyimpanan daftar umum terutama daftar nomor hak dan daftar nomor identifikasi bidang tanah (NIB) selama ini masih tersimpan secara manual dalam bentuk buku yang tersimpan dalam rak-rak lemari pada kantor pertanahan. Sebagai dokumen instansi dan negara, maka data tersebut harus tersimpan dan terpelihara sesuai dengan Pasal 35 ayat (2) PP No. 24 Tahun 1997 bahwa daftar umum dan dokumen harus tetap berada pada kantor pertanahan yang bersangkutan atau tempat lain yang ditetapkan oleh menteri dengan alasan untuk mencegah hilangnya dokumen negara yang sangat penting untuk kepentingan masyarakat. Selain disimpan secara manual dalam bentuk buku, daftar nomor hak dan daftar nomor identifikasi bidang tanah (NIB) dapat pula disimpan secara digital. Pasal 35 ayat (5) berbunyi “secara bertahap data pendaftaran tanah disimpan dan disajikan dengan menggunakan peralatan elektronik dan mikrofilm”. Hal ini dilaksanakan untuk menghemat tempat dan mempercepat akses pada data yang diperlukan.

Kegiatan peninjuan lapang yang digunakan selama ini masih menggunakan kertas atau handrcopy, dimana kegiatan ini juga masih memiliki kelamahan seperti rawan kerusakan fisik ketika hujan, banyaknya kertas handrcopy yang dibawah, yang mengakibatkan kurang efisiennya ketika di lapangan, penyimpanan yang tidak tertata rapi atau berceceran. Jika kegiatan tersebut dilakukan secara terus-menerus, maka kegiatan tersebut akan menjadi masalah hambatan untuk mempercepat PTP tersebut selesai, apalagi jika volume pemohonan PTP di Seksi Penataan dan Pemberdayaan Kantor Pertanahan Batang Hari itu banyak. Untuk memudahkan kegiatan tersebut dan untuk mendukung core values ASN BerAkhlak dalam Manajemen ASN dan Smart ASN tentang percepatan transformasi digital dan dalam rangka Aktualisasi Pelatihan CPNS Tahun 2022 dilakukanlah Perancangan PELACAT Aplikasi Mobile Catatan Peninjauan Lapang pada kegiatan Pertimbangan Teknis Pertanahan Kantor Pertanahan Batang Hari. dan nantinya aplikasi PELACAT bisa membantu, memudahkan dan mencatat kegiatan peninjauan lapang agar lebih efisien.

Proses pemetaan bidang tanah terdaftar ke dalam peta pendaftaran sampai saat ini masih menjadi kendala bagi setiap kantor pertanahan terutama pada daerah yang sebagian besar telah terdaftar. Kendala tersebut disebabkan karena kebijakan pertanahan di masa lalu yang tidak tertib dalam pemetaan, kurangnya peta situasi serta pengarsipan data yang tidak tertata rapi (Ridwan, 2018). Selain itu adanya sertipikat ganda, bidang tanah yang diukur masih memiliki kordinat lokal dan melayang (flying parcel), bidang yang diukur overlap dengan bidang lain serta bidang tanah terdaftar tidak terpetakan secara teliti pada peta pendaftaran (Kariyono, 2018). Hal inilah yang dapat menyulitkan dalam pemetaan desa secara lengkap di kantor pertanahan.

Salah satu kompenen SIG yaitu Sumber Daya Manusia. Teknologi SIG tidaklah bermanfaat tanpa manusia yang mengelola sistem dan membangun perencanaan yang dapat diaplikasikan sesuai kondisi nyata dan kebutuhan. Saat ini di Seksi Penataan dan Pemberdayaan Kantor Pertanahan Kabupaten Lebak proses pengolahan data PTP dengan menggunakan salah satu aplikasi GIS yaitu ArcGIS masih belum optimal. Hal ini disebabkan salah satunya yaitu latar belakang pendidikan staff pada Seksi Penataan dan Pemberdayaan Kantor Pertanahan Kabupaten Lebak memang bukan yang mempelajari mengenai pemetaan, hal ini juga didukung dengan belum adanya petunjuk teknis pengolahan data PTP yang lebih spesifik dalam pengaplikasiannya menggunakan aplikasi GIS. Untuk itu diperlukannya suatu inovasi yang dapat mengoptimalkan staff dalam proses pengolahan data PTP agar proses tersebut dapat berjalan dengan efisien dan akurat.

Hal-hal tersebut ada beberapa penyebab mengenai kurang optimalnya penyeleseaian layananan pengecekan elektronik mulai dari kurangnya pengetahuan mengenai persyaratan pengecekan sertipikat elektronik dan kurangnya sumber daya manusia. Layanan elektronik sangat membantu pengguna layanan saat melakukan layanan pertanahan tanpa adanya tatap muka dengan petugas layanan sehingga mengurangi kerumunan pada loket pelayanan. Masyarakat dapat memperoleh layanan tanpa terbatas oleh ruang dan waktu. Transformasi ke layanan elektronik Kementerian ATR/BPN dapat dilihat dalam Road Map Transformasi Layanan Pertanahan Kementerian ATR/BPN.