Salah satu pelayanan terhadap perkara pertanahan dilakukan oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yaitu dengan menggunakan aplikasi Justisia. Aplikasi Justitia merupakan aplikasi yang digunakan untuk menyimpan dokumen digital perkara, hal ini dilakukan secara online. Aplikasi tersebut bertujuan menginformasikan semua bidang tanah yang sedang berperkara di pengadilan. sehingga dapat membantu mempercepat proses penyelesaian pekerjaan menjadi lebih efisien. Penggunaan Aplikasi Justisia untuk penyimpanan dokumen digital perkara merupakan salah satu hal yang penting yang harus dilaksanakan. Adapun masalah yang akan timbul apabila pengelolaan digitalisasi berkas perkara pertanahan tidak maksimal dapat menyebabkan terbatasnya akses berkas perkara pertanahan, tidak bisa ditemukan secara cepat sehingga tidak memudahkan untuk mempelajari karena belum dilakukan digitalisasi. Optimalisasi digitalisasi berkas perkara pertanahan perlu dilaksanakan, tetapi dalam pelaksanaannya di Kantor Pertanahan Kota Makassar terdapat berkas perkara dan sengketa yang belum di digitalisasi. Peyimpanan dokumen perkara pertanahan yang masih dilakukan secara satu persatu pada lemari dan penyusunannya belum maksimal dilakukan. Hal ini tentu menyulitkan apabila dalam melakukan pencarian berkas perkara pertanahan.

Oleh karena itu perlu adanya pemanfaatan teknologi guna mewujudkan transformasi digital dalam penyediaan database berkas tekstual dan spasial pertimbangan teknis pertanahan dengan memanfaatkan software Ms. Excel dan ArcGis. Melalui penyediaan database ini diharapkan dapat mempermudah pegawai di seksi Penataan dan Pemberdayaan dalam pencarian arsip berkas dan juga memiliki backup file arsip guna untuk mengantisipasi arsip rusak atau hilang.

Kantor Pertanahan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota yang bersangkutan. Kantor Pertanahan terdiri atas: a. Sub bagian Tata Usaha; b. Seksi Survei dan Pemetaan c. Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran d. Seksi Penataan dan Pemberdayaan e. Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan f. Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa Setiap unsur di lingkungan Kantor Pertanahan dalam melaksanakan tugasnya harus menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam lingkungan. Kantor Pertanahan maupun dalam hubungan antar instansi 7 pemerintah baik pusat maupun daerah. Setiap pimpinan unit organisasi harus menerapkan sistem. pengendalian intern pemerintah di lingkungan masingmasing untuk mewujudkan terlaksananya mekanisme akuntabilitas publik melalui penyusunan perencanaan, pelaksanaan, dan pelaporan kinerja yang terintegrasi.

Dampak yang akan terjadi akibat permasalahan tersebut yaitu pelayanan yang diberikan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom menjadi kurang optimal dan dapat menurunkan kredibilitas masyarakat terhadap Kantor BPN sebagai pelayan publik di bidang pertanahan. Jika permasalahan ini tidak segera ditangani maka tidak sesuai dengan peran dan kedudukan ASN yang tertuang dalam UU No. 5 Tahun 2014 sebagai pelayan publik. Dimana sebagai seorang ASN harus bisa memberikan pelayanan secara profesional dan berkualitas. Adanya permasalahan tersebut menandakan bahwa ASN Kantor Pertanahan Kabupaten Keerom tidak menujukkan integritas dan keteladanan sebagai pelayan publik. Sementara dari aspek Smart ASN, belum optimal menggunakan teknologi dalam melaksanakan tugas. Hal ini menunjukkan bahwa ASN belum optimal mengimplementasikan transformasi digital dan literasi digital. Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan di atas maka sebagai calon Analis Survei Pengukuran dan Pemetaan, Penulis membuat rancangan aktualisasi “Peningkatan Kualitas Peta Bidang Tanah Terdaftar untuk Mendukung Pelayanan Elektronik di Kantor Pertanahan Kabupate Keerom”.

Keterkaitan tersebut dengan materi Manajemen ASN dan Smart ASN yang telah dipelajari pada Agenda 3 (tiga) Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional adalah dengan terselesaikannya permasalahan-permasalahan tersebut dapat mewujudkan ASN yang professional dengan menjalankan tugas dengan jujur, bertanggung jawab, dan berintegritas tingi. Peningkatan pelayanan pertanahan yang berbasis digital akan meningkatkan kinerja dan mendukung Smart Governance.

Permasalahan kuantitas pengunggahan surat ukur dapat diselesaikan dengan menggunakan bot, tetapi teknologi tersebut tidak dapat menjamin kualitas data yang terunggah pasti benar dan dapat dipertanggungjawabkan. Oleh sebab itu, harus memiliki metode lain untuk dapat melakukan pengecekan kualitas data yang diunggah. Pengecekan dapat menggunakan sistem quality control tertentu untuk memudahkan pengkontrolan dan dapat menjamin kualitas data. Maka dari itu perlu adanya suatu mekanisme khusus pengunggahan surat ukur agar dapat menjamin kuantitas dan kualitas data pengunggahan. Dikarenakan tingginya target pada kegiatan digitalisasi warkah di Kantor Pertanahan Kabupaten Tulungagung, penggunaan aplikasi automatic mouse dapat menjadi solusi untuk melakukan percepatan dalam proses penggunggahan. Selain itu, dibutuhkan pembuatan instrumen yang dapat menjamin kuantitas dan kualitas data, serta pendataan dan pelaporan hasil kerja pengunggahan. Penggunaan aplikasi automatic mouse ini diharapkan dapat menjadi suatu jembatan yang efektif dan efisien untuk mempermudah proses pengunggahan surat ukur dengan tujuan akhir mendukung program digitalisasi warkah di Kantor Pertanahan Kabupaten Tulungagung.

Rancangan aktualisasi ini difokuskaan pada cara untuk mengoptimalkan penyimpanan file dokumen eviden SKMPP. Hal tersebut dikarenakan SKMPP menghasilkan data berupa informasi kinerja Program ATR/BPN dari Kementerian, Kantor Wilayah BPN dan Kantor Pertanahan di mana data tersebut digunakan oleh pimpinan satuan kerja sebagai bahan perencanaan, monitoring, evaluasi kinerja dan pelaporan Program ATR/BPN tahun berikutnya. Data dan informasi yang ada di SKMPP tentunya harus sinkron dengan data realisasi anggaran yang ada di Kelola oleh bagian keuangan. Maka dari itu, diperlukan adanya sinkronisasi data antara operator SKMPP di bagian perencanaan dan bagian keuangan. Permasalahan pengelolaan penyimpanan dokumen eviden program kegiatan memerlukan upaya preventif untuk menghindari asinkronisasi data informasi di bagian perencaan dan bagian keuangan. Maka dari itu, untuk mengaktualisasikan materi substansi yang telah di dapatkan penulis pada agenda sebelumnya, disusunlah rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Tata Kelola Dokumen Eviden SKMPP (Sistem Kendali Mutu Program Petanahan)) di Kantor Pertanahan Kota Pontianak”

Aktualisasi tersebut disesuaikan dengan nilai-nilai yang didapatkan pada pelatihan dasar, tugas pokok dan fungsi, serta visi misi dalam organisasi demi mewujudkan ASN profesional yang sesuai dengan Core Values ASN BerAKHLAK. Hal tersebut yang mendasari penulis Menyusun laporan aktualisasi dengan judul “Efisiensi Pemantauan Kegiatan Berbasis Google Sites pada Biro Umum dan Layanan Pengadaan” dengan harapan pemantauan dapat dilakukan secara efisien sehingga dapat meningkatkan kinerja pada Biro Umum dan Layanan Pengadaan.

Selama ini, penyimpanan Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Rote Ndao sudah dilakukan dengan pertama scanning buku tanah dan filenya disimpan pada hardisk, lalu fisik buku tanah dimasukkan dalam plastik ordner dan diletakkan pada lemari. Penyimpanan arsip buku tanah terkadang tidak dimasukkan dalam plastik ordner, sehingga beberapa tercecer diberbagai tempat. Untuk peminjaman buku tanah telah dibuat pencatatan menggunakan buku folio besar, disediakan sejumlah banyaknya kecamatan, dan setiap tahun buku tersebut diganti. Cara peminjaman buku tanah seperti tersebut tentu saja memakan biaya yang banyak dan tentu saja untuk pengecekan apakah arsip buku tanah telah benar dikembalikan atau belum juga memakan waktu yang cukup lama karena harus mencari satupersatu apabila ada pihak lain yang membutuhkan tetapi ketika dicari tidak ada pada plastic ordner. Di era digital seperti ini, seluruh kegiatan yang mendukung kehidupan sudah dapat dipermudah dengan memanfaatkan teknologi yang serba canggih. Pencatatan penyimpanan dan peminjaman arsip buku tanah yang rapi, murah dan aman menjadi pilihan yang baik, maka penulis berpendapat saatnya Kantor Pertanahan Kabupaten Rote Ndao memiliki database penyimpanan dan peminjaman berbasis digital. Hal tersebut juga mewujudkan tercapainya Smart ASN, dimana kegiatan pelayanan publik dapat diselenggarakan dengan berbasis digital dan terintegrasi sedemikian rupa sehingga proses pencatatan arsip menjadi lebih optimal. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka penulis sebagai Penulis LATSAR CPNS 2022 akan menyusun laporan aktualisasi dengan judul “PENCATATAN PENYIMPANAN DAN PEMINJAMAN BUKU TANAH MELALUI APLIKASI ARSIP BUKU TANAH KABUPATEN ROTE NDAO SECARA OFFLINE PADA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN ROTE NDAO”.

Dari isu yang sudah dijelaskan diatas maka penulis akan mencoba membangun sebuah sistem pengelolaan dokumen secara digital yang akan dilakukan saat kegiatan aktualisasi yang dimulai dengan pengumpulan data terkait dokumen yang akan dijadikan bahan digitalisasi kemudian dilanjutkan membuat rancangan aplikasi, kemudian Pembuatan aplikasi yang sudah dirancang selanjutnya melakukan Implementasi terhadap aplikasi yang sudah dibuat dan terakhir melakukan evaluasi terhadap aplikasi yang sudah diimplemantasikan.