Sasaran utama dari rancangan aktualisasi ini adalah menyediakan akses dengan cepat terhadap informasi yang dibutuhkan serta membangun prosedur yang efisien untuk proses 9 keluarnya buku tanah dari tempat penyimpanan dan mengawasi pengembalian buku tanah ke file penyimpanan yang telah ditentukan. Dalam hal terjadi penumpukan buku tanah yang belum dikembalikan ke file penyimpanan tentu akan menimbulkan permasalahan lain yang menyangkut tempat, waktu dan tenaga. Selain itu buku tanah yang tidak teratur dapat mempersulit dalam penemuan kembali buku tanah yang dibutuhkan jika sewaktu-waktu akan digunakan. Di Kantor Pertanahan Kabupaten Batang permintaan akses buku tanah sekitar 200 per hari diantaranya untuk peralihan hak, pengecekan sertifikat maupun keperluan lain. Hal ini menimbulkan mobilitas aktifitas yang sangat tinggi di ruang arsip buku tanah. Maka pegawai ruang arsip dituntut untuk dapat menemukan kembali arsip buku tanah dengan cepat, agar tidak menghambat proses layanan.

Jual-Beli suatu tanah harus dilakukan dengan melalui berbagai cara agar transaksi tanah tersebut bisa secara sah telah terjadi, misalnya terkait harga tanah berdasarkan kesepakatan, terkait pajaknya, terkait biaya balik namanya dan lain sebagainya. Setelah kesepakatan sebelumnya telah disepakati, kemudian acara selanjutnya adalah dilakukan prosedur balik nama yang mayoritas dikuasakan kepada PPAT atau Pejabat Pembuat Akta Tanah di daerah setempat. Seperti yang kita ketahui PPAT mempunyai peran yang penting dalam pendaftaran tanah, yaitu membantu Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu dalam pendaftaran tanah, dengan demikian untuk menjamin kepastian hukum atas terjadinya suatu perbuatan hukum peralihan dan pembebanan oleh para pihak atas tanah harus dibuat dengan bukti yang sempurna yakni dibuat dalam akta otentik. Pendaftaran peralihan hak atas tanah, dilaksanakan oleh PPAT, hal tersebut diatur dalam ketentuan Pasal 2 PP No.24 Tahun 2016, dengan demikian dalam rangka pendaftaran pemindahan hak, maka jual beli hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun harus dibuktikan dengan akta yang dibuat di hadapan PPAT.

Perlu dilakukan pengembangan basis data dan sistem informasi data dasar untuk meningkatkan pemanfaatan data dasar dengan melaksanakan pengelolaan dan pengembangan informasi data dasar di Direktorat PPDPR. Hal ini dilakukan dengan mengimplementasikan Sistem Informasi Geografis (SIG) yang terintegrasi dan sistematis, agar sesuai dengan perkembangan teknologi informasi terkini sehingga lebih mudah untuk diakses, dimanfaatkan, serta digunakan. Basis data dan sistem informasi data dasar tersebut bertujuan untuk mempermudah pengambilan keputusan oleh pimpinan serta menunjang kinerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional.

Hal ini berkaitan erat dengan pelaksanaan pengawasan serta pembinaan PPAT sebagaimana yang termaktub dalam Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2006 Tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah. Kanwil BPN Prov. Jateng pun belum secara rutin melakukan pendataan pada PPAT yang 5 tidak tertib mengirimkan laporan bulanan pembuatan akta PPAT karena jumlah SDM yang kurang serta jumlah laporan yang sangat banyak sehingga berimbas pula pada kurang maksimalnya pengawasan serta pembinaan kepada PPAT yang ada di wilayah Jawa Tengah. Padahal bagi PPAT yang tidak melaporkan berkas laporan bulanan pembuatan aktanya akan diberikan surat teguran oleh Kanwil BPN Prov. Jateng yang akan mempengaruhi penilaian terhadap PPAT tersebut yang mana sebagai syarat apabila PPAT tersebut mengajukan permohonan cuti atau pindah daerah kerja. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mengangkat judul “OPTIMALISASI PENGELOLAAN LAPORAN BULANAN PEMBUATAN AKTA OLEH PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH DI KANTOR WILAYAH BADAN PERTANAHAN NASIONAL PROVINSI JAWA TENGAH”

Dalam upaya mewujudkan sasaran latihan dasar CPNS salah satunya dengan adanya aktualisasi. Penulis mengangkat isu yang ada di unit kerja khususnya seksi survei dan pemetaan Kantor Pertanahan Kabupaten Sigi dan mencoba mencari gagasan penyelesian terhadap isu tersebut sembari menerapkan nilai-nilai core values ASN dalam keberjalanannya serta mewujudkan smart governance melalui smart ASN.

Berdasarkan pengamatan Peserta CPNS di lingkungan kerja dan penggalian informasi dari pegawai kantor pertanahan Kota Sungai Penuh, akibat dari kurang optimalnya Pelayanan Pertanahan diantaranya, (1) Minimnyaminat masyarakat untuk mengurus macammacam pelayanan Pertanahan, bila ada pun tidak diurus oleh masyarakat sendiri melainkan sebagaian besar dikuasakan kepada Notaris/PPAT atau penerima jasa kuasa lainnya, (2) Banyak berkas masyarakat dalam pengajuan permohonan pelayanan pertanahan tidak lengkap, sehingga mengakibatkan pelayanan jadi terhambat dan membutuhkan waktu dan tenaga lagi untuk melengkapinya, mengingat kondisi budaya yang ada di Kota Sungai Penuh dalam kepengurusan administrasi jenis apapun harus berkaitan dengan Hukum Adat setempat, (3) Banyak masyarakat yang belum bisa membedakan persyaratan pelayanan pertanahan yang dibutuhkan yang mengakibatkan pelayanan jadi terhambat dan masyarakat membutuhkan waktu dan tenaga lagi untuk melengkapi berkas yang kurang.

Namun terdapat beberapa permasalahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Sragen terkait dengan layanan informasi nilai tanah secara elektronik. Permasalahan itu antara lain adalah sebagian PPAT kurang memahami mengenai tata cara pengurusan permohonan layanan informasi nilai tanah secara elektronik melalui Aplikasi Mitra dikarenakan kurangnya pemahaman mengenai penggunaan teknologi informasi. Permasalahan lainnya yaitu Aplikasi Mitra yang saat ini digunakan untuk mengakses permohonan layanan informasi nilai tanah secara elektronik terkadang mengalami galat atau error system. Akibatnya PPAT yang di beri kuasa oleh pemohon harus datang langsung ke loket permohonan informasi dan mengurusnya secara manual dengan membawa berkas fisik persyaratan permohonannya sehingga berkas menjadi menumpuk pada loket pelayanan dan pelayanan menjadi tidak efisien. Apalagi ditambah dengan kurangnya tenaga kerja yang mengurus permohonan informasi nilai tanah secara manual.

Belum optimalnya informasi terkait progress berkas dalam sertifikasi aset pemerintah daerah dikarenakan selama ini antara pihak Pemerintah Daerah Dengan Kantor Pertanahan belum ada media penghubung elektronik yang dapat memuat informasi real time terkait progres berkas tersebut. dalam prosesnya pemberian informasi progress berkas akan berikan jika ditanyakan saja dan dikirim melalui pesan whatsapp, serta dipaparkan pada saat rapat antara perwakilan Pemerintah Daerah dengan perwakilan dari Kantor Pertanahan. selain itu, dengan banyaknya bidang tanah yang akan disertifikasi, proses update secara manual kurang efektif karena tidak hanya dikerjakan oleh satu atau dua orang pegawai saja, sehingga rawan terjadi kesalahan seperti salah input atau data ganda. Selain itu perlu adanya informasi 3 terkait berkas yang tidak dapat diproses karena terdapat kekurangan terkait persyaratan agar dapat dilengkapi.

Untuk menjamin kepastian hukum atas kepemilikan hak-hak atas tanah dimasyarakat maka Kantor Pertanahan sebagai perpanjangan tangan dan ujung tombak pelaksanaan tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional ditingkat kabupaten/kota melaksanakan tugas Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap yang merupakan proyek strategis nasional. Sebagaimana diatur dalam Pasal 4 Ayat (4) huruf k Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2018 Tentang Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap, bahwa salah satu tahapan kegiatan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap adalah Penerbitan Sertipikat. Pada Petunjuk Teknis Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap No 1/Juknis-100.Hk.02.01 diatur bahwa Sertipikat Hak Atas Tanah hasil kegiatan PTSL dapat diterbitkan menggunakan blanko Daftar Isian 10 dan dapat diterbitkan secara elektronik. Penerbitan Sertipikat Hak Atas Tanah secara elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan. Kemudian Melakukan validasi buku tanah pada Aplikasi KKP. Adapun Hasil Kegiatan (Output) K1: Buku Tanah dan Sertipikat Hak Atas Tanah analog dan/atau digital. Selanjutmya setelah penerbitan sertipikat selesai, dilaksanakan kegiatan proses penyerahan sertipikat kemasyarakat.

Warkah merupakan dokumen yang memiliki umur tidak terbatas atau dapat disebut juga arsip hidup. Sepanjang tanah yang disertipikatkan tersebut masih ada maka warkah itu masih tetap berlaku. Oleh sebab itu pengarsipan warkah menjadi sangat penting terutama jika suatu saat terjadi permasalahan mengenai suatu bidang tanah yang sudah bersertipikat, warkah biasanya dijadikan bukti penguasaan fisik atau alas hak yang memuat informasi mengenai data fisik tanah, data yuridis maupun data lainnya saat melakukan klaim penguasaan dan/atau pemilikan tanah. Kegiatan pengarsipan warkah di Kantor Wilayah BPN Jawa Tengah selama ini masih belum optimal. Pelaksanaan inventarisasi warkah baru dilaksanakan pada tahun 2019 dan tahun 2020 padahal dari waktu ke waktu jumlah arsip terus bertambah.