Proses pertanggungjawaban pengajuan pencairan perjalanan dinas dimulai sejak diterbitkan Surat Tugas (ST) hingga terbitnya Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Pegawai yang melaksanakan perjalanan dinas bertanggungjawab dalam penyusunan dokumen untuk pengajuan pencairan dana. Setelah dokumen disusun oleh pengolah, dokumen diserahkan kepada admin yang bertugas untuk mengecek kesesuaian antara bukti perjalanan dan transaksi yang dilakukan seperti pembayaran hotel, pembayaran tiket transportasi, dan lain-lain yang sah untuk disesuaikan dengan pagu (batas anggaran) yang berlaku di Biro Hubungan Masyarakat. Admin juga bertugas memastikan perhitungan tepat. Untuk ketepatan perhitungan ini, admin seringkali menemukan kesalahan perhitungan sehingga pengolah harus merevisi dokumen tersebut.

Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional di provinsi yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional. Sedangkan Kantor Pertanahan adalah instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/ kota yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional melalui Kepala Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional. Kantor wilayah Papua membawahi dan bertugas melakukan monitoring terhadap 12 (dua belas) Kantor Pertanahan Kabupaten/ Kota diseluruh wilayah Propinsi Papua.

Oleh karena itu dalam pelaksanaan aktualisasi ini, penulis berinisiatif memberikan inovasi mengenai pencatatan alur kendali SK tanah yang belum terdaftar dan tanah yang sudah terdaftar dengan penggunaan Quick Response (QR) Code yang terhubung dengan Google Spreadsheet pada Kantor Pertanahan Kota Bandar Lampung. Penerapan penggunaan Quick Response (QR) Code merupakan inovasi yang efisien, paperless, dan memudahkan dalam pencatatan berkas serta mencari berkas yang dibutuhkan.

Selain dari Sumber Daya Aparatur memiliki peran penting, Masyarakat juga memiliki peran yang sama pentingnya. Sikap partisipatif masyarakat menjadi penting dalam turut aktif mendaftarkan tanahnya. Polemik yang kemudian berkembang, khususnya pada Kantor Pertanahan Kabupaten Barru, masyarakat dengan tingkat partisipatif dalam mendaftarkan tanahnya masih sangat jauh dari harapan. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan staf  loket, hanya terdapat kurang dari 50 pemohon yang masuk dalam sepekan. Itupun belum dikurangi pemohon selain pendaftaran tanah pertama kali. Stigma masyarakat yang menganggap pendaftaran tanah adalah hal yang tidaklah begitu penting dan cukup dengan memiliki PBB yang terbayar rutin sebagai dasar pemilikan Hak Atas Tanah menjadi salah satu penyebabnya, Kemudian seringkalinya berkas harus dikembalikan dan diperbaiki beberapa kali karena terdapat kesalahan pengisian juga menjadi salah satu factor mengapa masyarakat merasa enggan dan ogah-ogahan dalam mendaftarkan tanahnya karena menganggap prosedur yang Panjang dan menyulitkan dalam pemberkasannya. Hal ini secara tidak langsung menjadi penghambat terwujudnya pensertipikatan seluruh wilayah kesatuan republik Indonesia.

isu dengan menggunakan metode (Urgency, Seriousness, Growth), maka penulis mengangkat isu untuk laporan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Tata Kelola Informasi Profil Pegawai dan Manajemen Pengelolaan Arsip Secara Digital dengan Pembuatan Aplikasi Pengarsipan di Lingkungan Inspektorat Wilayah III KementerianAgraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional”. Yang diharapkan dengan adanya aplikasi yang mencakup data diri tiap pegawai dan penyimpanan dokumen-dokumen yang ada di Wilayah III akan memudahkan serta membantu baik pegawai maupun auditor dalam melaksanakan tugasnya.

Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Pasaman, peminjaman warkah alas hak, buku tanah, dan surat ukur dicatatkan pada satu buku besar. Namun, tidak ada batasan jangka waktu suatu pegawai dapat melakukan suatu peminjaman.  Pegawai peminjam juga tidak mendapatkan nota peminjaman sebagai bukti dan pengingat bahwa ia telah melakukan peminjaman. Dengan perkembangan tekonologi informasi, pencatatan peminjaman dapat dilakukan secara digital untuk memudahkan peminjaman dan membuat peminjaman yang terstandar. Maka dari itu, Penulis mengangkat judul “Optimalisasi Pencatatan Peminjaman Buku Tanah, Surat Ukur, dan Warkah Alas Hak Melalui Sarana Digital di Kantor Pertanahan Kabupaten Pasaman”.

Berdasarkan kondisi diatas, maka diperlukan keterbukaan informasi publik untuk kegiatan Pertimbangan Teknis Pertanahan KKPR berusaha dan non berusaha pada Kantor Pertanahan Kota Binjai melalui publikasi kegiatan. Pada media sosial Kantor Pertanahan Kota Binjai yaitu Instagram dan Facebook saat ini belum terdapat bagian khusus yang menampilkan publikasi Kegiatan Pertimbangan Teknis Pertahanan KKPR Berusaha dan non berusaha. Berdasarkan kondisi diatas, Penulis menyusun Rancangan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Publikasi Kegiatan Pertimbangan Teknis Pertanahan KKPR berusaha dan non berusaha.”

Pada saat ini Sub Bagian Keuangan dan BMN Kantor wilayah Badan Pertanahan Nasional masih belum optimal dalam melakukan penatausahaan dokumen Keuangan dan Barang Milik Negara yang merupakan langkah nyata menunjukkan akuntabilitas dalam Good Governance. Meskipun dalam pengelolaan sudah berjalan cukup baik, tetapi sistem penyimpanan dokumen masih belum efektif. Hal ini dilihat dari dokumen yang berbentuk fisik belum tertata rapi dan kelihatan tidak beraturan yang disimpan di dalam lemari kantor catatan arsip yang sudah lama tidak diperbarui. Hal ini menyebabkan dokumen rentan hilang dan rusak serta kurang informasi catatan arsip. Bukan hanya itu, tidak adanya dokumen yang tersimpan secara digital sebagai menyebabkan beberapa permasalahan salah satunya membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari dokumen tersebut ketika dokumen tersebut diperlukan sewaktu-waktu adanya pemeriksaan.

Sebagai calon Pengolah Data Yuridis Pertanahan yang merupakan bagian dari pelaksana pada seksi penetapan hak dan pendaftaran diharuskan memiliki kualitas diri yang BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif). Selain itu juga diharuskan memahami Manajemen ASN dan SMART ASN yang seluruhnya dirangkum dalam pelatihan dasar calon pegawai negeri sipil sesuai dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil.

Pendaftaran sporadik dilakukan atas kemauan pemilik bidang tanah yang belum terdaftar. Tetapi pada kenyataannya kurang pahamnya pemohon mengenai tahapan – tahapan melakukan pendaftaran tanah untuk pertama kali secara sporadik dengan mekanisme pemberian hak milik menjadikan proses penyelesaian ini menjadi lama.  Atas dasar kurang pahamnya/masih awamnya masyarakat tentang tahapantahapan pendaftaran tanah secara sporadik dengan mekanisme pemberian hak milik sehingga proses penyelesaiannya lama dan berpotensi menjadi tunggakan. maka dari itu penulis memilih isu “Banyaknya Masyarakat Yang Awam Akan Tahapan Serta Proses Pendaftaran Tanah Secara Sporadik Dengan Mekanisme Pemberian Hak Milik” selain isu ini ada beberapa isu lain yang penulis angkat yang kemudian di tapis menggunakan metode USG dan di analisis menggunakan metode fishbone diagram, isu-isu tersebut antara lain: Banyaknya Buku Tanah Dan Surat Ukur Yang Belum Tergabung Di Ruang Warkah dan Belum Terdigitalisasinya Laporan Kegiatan Penyelesaian SK HAT Tiap Bulan. Atas pemilihan isu tersebut, penulis memutuskan untuk menetapkan judul laporan aktualisasi yang berjudul “Peningkatan Pemahaman Masyarakat Tentang Pendaftaran Tanah Pertama Kali Secara Sporadik Dengan Mekanisme Pemberian Hak Milik Melalui Penyediaan Ebook, Brosur, Dan Konten Media Sosial Mengenai Panduan Kelengkapan Berkas di Kantor Pertanahan Kabupaten Bulukumba”.