Berdasarkan pengamatan penulis selama bertugas di Kantor Pertanahan Kabupaten Kolaka Provinsi Sulawesi Tenggara banyak hal yang sering di jumpai seperti, kurangnya optimalisasi dalam penataan dan pengarsipan Buku Tanah. Hal demikian penting untuk diperhatikan, karna kadang pegawai atau staf kurang memperhatikan penataan dan pengarsipan buku tanah dengan baik sehingga dapat memperlambat proses pelayanan. Jika penataan dan pengarsipan buku tanah dilakukan dengan baik maka dapat membuat proses 3 pelayanan yakni pelayanan pendaftaran Hak Tanggungan dan Roya dapat diselesaikan dengan lebih cepat. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu adanya penataan dengan baik fisik Buku Tanah didalam ruangan arsip buku tanah dan perlu dilakukan digitalisasi arsip fisik Buku Tanah untuk menunjang kegiatan di tahun yang akan datang dimana Kementerian Agraria dan Tata Ruang Badan Pertanahan Nasional akan melakukan proses pelayanan dengan cara sistem elektronik, serta dengan adanya digitalisasi ini akan mengamankan fisik buku tanah yang mengalami kerusakan ataupun hilang. Hal ini berkaitan erat dengan Manajemen ASN yaitu memiliki fungsi dan tugas memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas dan juga berkaitan dengan SMART ASN yaitu sebagai seorang ASN perlu adanya pemahaman tentang transformasi digital dalam memanfaatkan teknologi masa kini.

Dalam implementasinya masih banyak masyarakat umum yang belum mengetahui dan mamahami arti pentingnya pendaftaran tanah. Tingkat sosial ekonomi masyarakat merupakan suatu hal yang penting berkaitan dengan kesadaran masyarakat untuk mensertipikatkan tanah, karena terkait dengan pengetahuan dan kemampuan masyarakat dalam membiayai pembuatan sertipikat tanah.

Transformasi digital memberikan lebih banyak informasi, komputasi, komunikasi dan konektivitas yang memungkinkan berbagai bentuk kolaborasi baru di dalam jaringan dengan aktor yang terdisverifikasi. Pada poin pembangunan SDM, literasi digital berfungsi untuk meningkatkan kemampuan kognitif sumber daya manusia di Indonesia agar keterampilannya tidak sebatas mengoperasikan gawai. Namun permasalahan yang ada pada Kantor Pertanahan Kabupaten Minahasa Utara salah satunya berasal dari aspek digitalisasi pada gudang, yakni belum optimalnya inventarisasi dengan metode Digitalisasi secara komprehensif terhadap buku tanah pada Kantor Pertanahan Kabupaten Minahasa Utara. Urgensi inventarisasi buku tanah secara digital menjadikan kegiatan pengarsipan lebih efisien dan efektif, lebih terintegrasi, fasilitas pelayanan yang lebih baik, sehingga Kementerian ATR/BPN khususnya Kantor Pertanahan Kabupaten Minahasa Utara selalu memiliki kinerja yang baik pula melalui inovasi-inovasi yang dibuat dan dapat pula direalisasikan dengan baik.

Terdapat pula permasalahan terkait peralihan tanah yang terhambat karena kurangnya pemahaman dan kesadaran masyarakat terkait kelengkapan berkas permohonan. Salah satu contoh adalah terkait BPJS aktif sebagai syarat jual beli tanah dikarenakan masih banyak masyarakat yang belum melengkapi persyaratan aktif BPJS tersebut yang kemudian akhirnya menghambat proses peralihan tersebut. Masih banyak pula masyarakat yang beranggapan bahwa kepemilikan BPJS tidak memiliki korelasi dengan proses jual beli tanah sehingga masyarakat beranggapan hal ini terlalu dipaksakan dan memberatkan beban masyarakat dikarenakan Masyarakat tidak semuanya anggota BPJS Kesehatan. Ada juga asuransi kesehatan lain, tidak hanya 9 BPJS. Serta terdapat permasalahan terkait ruang penyimpanan buku tanah dan warkah. Dikarenakan ruang penyimpanan penuh sehingga banyak buku tanah dan warkah yang tidak tersusun dengan rapi dan hanya diletakkan dilantai. Hal tersebut dapat menimbulkan resiko warkah dan buku tanah tercecer, rusak maupun hilang. Serta menyulitkan pegawai yang membutuhkan warkah dan buku tanah tersebut.

Pertimbangan Teknis Pertanahan adalah pertimbangan yang memuat hasil analisis teknis penatagunaan tanah yang meliputi ketentuan dan syarat penguasaan, pemilikan, penggunaan, dan/atau pemanfaatan tanah dengan memperhatikan Rencana Tata Ruang, sifat dan jenis hak, kemampuan tanah, ketersediaan tanah serta kondisi permasalahan pertanahan. Kegiatan pertimbangan teknis diberikan untuk beberapa kegiatan, yaitu: 1. Penerbitan KKPR 2. Penegasan status dan rekomendasi penguasaan tanah timbul 3. Penyelenggaraan kebijakan penggunaan dan pemanfaatan tanah Semakin banyaknya permohonan layanan pertimbangan teknis di Kantor Pertanahan Kabupaten Lampung Selatan maka akan semakin banyak juga dokumen yang dibuat. Selain dibuat untuk pemohon dokumen pertimbagan teknis pertanahan dibuat duplikat sebagai arsip.

Kemajuan tekologi telah menyediakan kemudahan dalam memprogram suatu pengingat (reminder) untuk membantu seseorang untuk melaksanakan kegiatan yang harus dilaksanakan sesuai waktu dan rencana yang telah ditentukan jauh hari sebelumnya agar suatu kegiatan dapat berjalan sesuai jadwal. E-mail (surat elektronik) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet). E-mail reminder sendiri merupakan pengingat akan suatu hal yang dikirimkan melalui e-mail secara otomatis sesuai dengan waktu dan format yang telah ditentukan sebelumnya. E-mail reminder dalam kegiatan kali ini menggunakan aplikasi Bernama “Add Reminder” yang terintegrasi dengan akun Google-mail dan file Google Sheet. Dengan memanfaatkan e-mail reminder ini diharapkan dapat membantu pengelola BMN untuk melakukan penyesuaian secara up to date terhadap kelayakan pakai suatu BMN sehingga memberikan dampak terhadap kelancaran kegiatan operasional.

Terdapat beberapa isu yang menjadi perhatian bagi penulis di Kantor Pertanahan Kota Manado khususnya pada bagian Tata Usaha, yaitu salah satunya mengenai belum optimalnya pengarsipan Surat Perintah Membayar (SPM). Hal ini disebabkan karena pengarsipan masih dilakukan secara manual sehingga dapat menyebabkan sulitnya penyimpanan dan menemukan kembali dokumen apabila digunakan kembali. Oleh karena itu, diperlukan media atau perangkat informasi yang dapat mengatasi isu tersebut agar setiap dokumen SPM dapat disimpan dan ditata dengan baik.

Masih ditemukan cara-cara kerja manual yang sebenarnya bisa dilakukan secara modern dan memanfaatkan era digital, sehingga tidak sedikit sering terjadi permasalahan-permasalahan terjadi dalam melaksanakan pekerjaan seperti hilangnya laporan rekapitulasi, sulitnya mengakses data laporan rekapitulasi, sulitnya mengetahui data peminjam buku tanah/ warkah tanah, minimnya informasi detail kepada masyarakat terkait persyaratan pengurusan di kantor pertanahan. Untuk itu perlu dilakukan upaya optimalisasi penggunaan digital dalam melaksanakan tugas sehari-hari pada seksi penetapan hak dan pendafataran tanah di kantor pertanahan Kabupaten Natuna.

Peminjaman Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Tangerang saat ini masih dikerjakan langsung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) dan 2 Waskito dan Hadi Arnowo, Pertanahan Agraria dan Tata Ruang, Jakarta: Prenamedia Group. 2017, Hlm. 16 3 Muhammad, “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Pekanbaru”, Jurnal Intra-Tech, Volume 2, No.1 (April, 2018), 1-2. 11 belum menggunakan alat bantu yang dapat mempercepat kinerja SDM tersebut, sehingga proses pengerjaannya masih belum maksimal. Dengan memanfaatkan teknologi informasi diharapkan dapat membantu kinerja pegawai dan lebih akurat, cepat, dan tepat dalam proses pengerjaannya.

Saat pemohon datang, pemohon masih banyak yang tidak mengetahui persyaratan yang diperlukan untuk mengurus tanahanya, karena kekurangan informasi mengenai persyaratan yang mudah didapat oleh masyarakat. Karena hanya berbentuk banner yang dipasang dipapan pengumuman. Sehingga ketika berkas telah diterima, masih ditemukan adanya persyaratan yang belum dilengkapi oleh pemohon/kuasa, Hal inilah yang membuat masyarakat harus memenuhi kembali persyaratan yang belum terpenuhi dan menjadi hilangnya antusiasme 3 masyarakat untuk mengurus tanahnya karena menganggap sulitnya persyaratan. Selain itu proses pelayanan di Kantor Pertanahan menjadi terhambat.