Petugas Buku Tanah sering kesulitan mencari peminjam Buku Tanah untuk meminta Buku Tanah yang sudah lama dipinjam belum dikembalikan dikarenakan nota peminjaman yang menumpuk. Adapun kejadian Buku Tanah yang hilang atau terselip dimana peminjam meminjamkan kembali buku tersebut ke orang lain dan saat diminta oleh petugas mengatakan sudah dikembalikan namun petugas Buku Tanah belum menerima karena nota bukti peminjaman yang dikembalikan kepada petugas Buku Tanah hilang atau tercecer. Kurangnya kesadaran dan kontrol dari pegawai akan Buku Tanah juga merupakan faktor penyebab hilangnya Buku Tanah. Dari hal - hal tersebut, maka dampaknya akan membuat terhambatnya kebutuhan layanan pemeliharaan data pendaftaraan tanah dan layanan pertahanan lain yang dimana membutuhkan data dari Buku Tanah. Berdasarkan dari permasalahan diatas, penulis dapat menentukan isu yang terpilih yakni belum terkontrolnya peminjaman Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Batam. Pada era digital ini, penggunaan aplikasi digital akan lebih mempermudah, efekif, dan efisien seluruh pekerjaan. Sesuai dengan instruksipercepatan digital yang digagas oleh Bapak Presiden Indonesia. Hal tersebut juga berhubungan dengan materi pembelajaran Latsar CPNS Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional pada agenda yang ke-3 yakni SMART ASN. Dengan itu penulis akan membuat gagasan aktualisasi yang berjudul : “Pengembangan Sistem Informasi Digital Peminjaman Buku Tanah di Kantor Pertanahan Kota Batam“. Dari pengembangan sistem tersebut penulis berharap akan memberikan solusi dari permasalahan diatas, pengelolaan dan pengawasan kearsipan Buku Tanah dapat terkelola dengan baik, serta pekerjaan dapat lebih efektif dan efisien.

Selain itu, Kantor Pertanahan Kabupaten Lamongan saat ini sudah melakukan beberapa layanan secara elektronik antara lain, pengecekan sertipikat, permohonan SKPT, dan Hak Tanggungan Elektronik. Kita dalam melakukan pengecekan terkadang hasilnya didapati data yang tidak sesuai dengan buku tanah, maka dari itu kita harus melakukan edit agar sesuai dengan data asli yang ada dibuku tanah. Sayangnya tidak semua buku tanah sudah dilakukan digitalisasi, terkait hal tersebut terkadang menyulitkan pegawai untuk menyunting apabila terdapat ketidakcocokan antara hasil pengecekan dengan data di buku tanah, pegawai harus mencari fisik buku tanah ke ruangan buku tanah terlebih dahulu. Tentu saja pencarian buku tanah ke ruangan buku tanah akan memakan waktu, sehingga ke efektifan dalam layanan pengecekan pasti akan terhambat.

Kementerian ATR/BPN dalam rangka menjadi World Class Government senantiasa beradaptasi dan mengikuti perkembangan teknologi dibuktikan dengan menciptakannya beberapa aplikasi secara elektronik. Hal ini juga harus menjadi perhatian karena selain kita harus capak pada perkembangan teknologi yang ada, kita juga bertanggung jawab atas apa yang kita lakukan terhadap perkembangan teknologi. Tak terkecuali dalam bidang pengarsipan dokumen buku tanah. Buku tanah adalah sokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu obyek pendataran yang sudah ada haknya.5 Dengan adanya transformasi digital yang terus berkembang, pengarsipan buku tanah juga harus segara dilakukan digitalisasi, selain sebagai salah satu wujud transformasi digital, digitalisasi buku tanah juga diharapkan bisa menjadi salah satu tindakan preventif untuk mencegah buku tanah hilang atau rusak dan memudahkan untuk proses pelayaan. Karena data yang ada sudah di upload didalam database Kementerian ATR/BPN. Sayangnya belum sepenuhnya buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Madiun terdigitalisasi.

Berdasarkan deskripsi pola pengarsipan pada Kantor Pertanahan Kota Lubuklinggau diatas tentunya terdapat kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki,salah satunya masih dilakukan pengarsipan secara manual yang berpotensi tidak adanya backup jika terjadi kehilangan atau hal-hal yang tidak diinginkan. Salah satu solusi untuk memecahkan masalah tersebut tentunya dibuat dengan berbasis teknologi. Karena pengarsipan sudah tersimpan secara sistem tentunya akan lebih aman dan lebih praktis apabila kedepannya mencari surat-surat terdahulu apabila ada kepentingan. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan tersebut, penulis tertarik untuk membantu pendigitalisasian arsip surat masuk dan surat keluar dengan gagasan aktualisasi yang berjudul “Digitalisasi Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Website di Kantor Pertanahan Kota Lubuklinggau”.

Kegiatan pendaftaran tanah di Kabupaten Bandung meliputi kegiatan pengumpulan data fisik dan data yuridis mengenai satu atau beberapa objek pendaftaran tanah, dimana dalam pelaksanaannya masih banyak hambatan sehingga menyebabkan banyak terjadi tunggakan dan dampaknya maka kepuasan dan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan di institusi Kementerian ATR/BPN akan berkurang. Dari sisi berdasarkan manajemen ASN, ASN mempunyai tugas dan fungsi untuk memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas sehingga tercapailah ASN yang berkarakter dengan birokrasi yang berkelas dunia. Dengan fenomena terjadi pada Kantor Pertanahan Kabupaten Bandung tersebut, penulis tertarikmelakukan aksi perubahan dengan judul “Optimalisasi Penyelesaian Tunggakan Pendaftaran Tanah Pertama Kali Melalui Pengiriman Surat Pemberitahuan Menggunakan Jasa Pos Dan Aplikasi Whatsapp Di Kantor Pertanahan Kabupaten  Bandung”

Untuk menghindari munculnya masalah tersebut, maka penting untuk melakukan digitalisasi dokumen pertanahan termasuk dalam pencatatan, peminjaman, dan pengembalian dokumen. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis terdorong untuk membuat inovasi di satuan kerja tempat penulis ditugaskan, yaitu di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul berupa optimalisasi pencatatan, peminjaman, dan pengembalian warkah dengan sistem informasi berbasis web sebagai terobosan untuk tercapainya sebuah perubahan yang lebih baik serta untuk mempermudah manajemen dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

Berkenaan dengan hal itu, maka Penulis mengangkat isu pada aktualisasi ini tentang belum optimalnya penyerahan Sertipikat di Loket Penyerahan. Jika dikaitkan dengan Manajemen ASN, maka isu ini tidak mencapai nilai dasar ASN yaitu memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat, 3 akurat, berdaya guna, berhasil guna dan santun karena penyerahan Sertipikat yang selesai belum optimal, sehingga belum dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat dan jika dikaitkan dengan Smart ASN kurangnya digital skill yang menyebabkan pelayanan belum optimal. Dengan demikian, penulis melakukan aktualisasi “Optimalisasi Sistem Penyerahan Sertipikat dengan Menggunakan Buku dan Aplikasi LAKSA pada Kantor Pertanahan Kota Pangkalpinang” sebagai gagasan kreatif dalam memecahkan masalah yang ada di Kantor Pertanahan Kota Pangkalpinang yang dilaksanakan dengan nilai-nilai BerAKHLAK dan Manajemen ASN serta Smart ASN. Diharapkan dengan adanya pembuatan buku dan aplikasi LAKSA ini dapat mempercepat dalam menyerahkan Sertipikat yang selesai kepada Pemohon sehingga meminimalisir tunggakan.

Peningkatan ini juga berdampak dalam pengarsipan dokumen pendaftaran tanah yang membuat ruang penyimpanan semakin sempit dan bahkan tidak lagi bisa menampung warkah kegiatan pendaftaran tanah tersebut. Hal ini menjadi masalah yang umum hampir pada setiap kantor pertanahan di seluruh Indonesia. Digitalisasi layanan ini merupakan perwujudan dari SMART ASN, dimana ASN diwajibkan untuk memiliki kemampuan tidak terbatas hanya mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak, namun juga memiliki etika dan kemampuan untuk melakukan perlindungan data digital. Selama kurang lebih 5 bulan berada di Seksi Survei dan Pemetaan, penulis menganalisis isu – isu yang berpotensi menghambat kinerja pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Lamongan. Isu yang terpilih melalui beberapa analisa dianggap menjadi salah satu hambatan bagi kualitas pelayanan terutama dalam Seksi Survei dan Pemetaan.

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah “Barang Milik Negara adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah sedangkan Barang Milik Daerah adalah semua yang dibeli atau diperoleh atas beban APBD atau berasal perolehan lainnya yang sah” Dokumen terkait Pengarsipan BMN biasanya digunakan sebagai penyusunan laporan pertanggungjawaban dan pendukung dalam kegiatan pelaporan dan sebagai bukti pendukung dalam kegiatan pemeriksaan, hal tersebut menunjukan bahwa pentingnya penginventasisan, pengecekan dan pelaporan untuk BMN secara digitalisasi agar mempermudah untuk menyelesaikan tugas dan mendapatkan hasil yang kompeten. Berdasarkan hasil pengamatan penulis di Kantor Pertanahan Kabupaten Lebong bahwa proses pengecekan Barang Milik Negara dan pelaporan Barang Milik Negara masih belum berjalan dengan semestinya sehingga penulis mengangkat isu tentang optimalisasi pengecekan dan pelaporan Barang Milik Negara melalui digitalisasi agar sistem pengecekan dan pelaporan Barang Milik Negara di Kantor Pertanahan Bisa optimal.

Namun, permasalahan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali saat ini adalah tidak terlaksanakannya pelayanan yang sesuai dengan ketentuan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan. Dari permohonan tersebut terdapat permohonan yang masih tertunggak di Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali dari tahun 2016 sampai dengan tahun berjalan 2022 yakni sebanyak 1708, dimana 1333 layanan ada di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran. Oleh karena itu diperlukan upaya penyelesaian terhadap berkas tunggakan tersebut agar sertipikat yang telah dinantikan masyarakat dapat segera diterima. Dengan uraian di atas penulis mengangkat judul “Optimalisasi Inventarisasi Tunggakan Penerimaan Pembayaran Dimuka (PPDM) Melalui Google Spreadsheet di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali”. Judul tersebut penulis angkat sebagai upaya untuk memonitoring dan evaluasi tunggakan yang ada dengan menerapkan SMART ASN dengan menggunakan digital skill melalui pemanfaatan google spreadsheet dalam membantu penyelesaian tunggakan PPDM pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali.