Isu selanjutnya teridentifikasi ketika peserta melakukan tugas pada Bagian Urusan
Keuangan dan Barang Milik Negara. Persuratan pada Kantor Pertanahan pada dasarnya
menjadi tugas dan tanggung jawab Bagian Umum dan Kepegawaian, tetapi pada
praktiknya, setiap Bagian sudah selayaknya memiliki manajemen yang baik terhadap naskah dinas dimulai dari tahap awal pengolahan hingga tahap akhir pengarsipan. Naskah
dinas yang akan dikeluarkan atas nama Bagian Urusan Keuangan dan Barang Milik Negara
perlu diajukan penomoran kepada Bagian Umum dan Kepegawaian yang bertanggung
jawab atas tugas tersebut. Setelah nasah dinas dibuat dan dikirim maka perlu dilakukan
pengarsipan atas naskah dinas yang telah dibuat. Dalam proses pengadaan barang berupa
ATK diperlukan beberapa dokumen sebagai dasar pertanggungjawaban atas pengadaan
ATK. Dokumen tersebut berupa naskah dinas maupun surat dari penyedia, diantaranya
yaitu Nota Dinas Kepala Seksi atau Kepala Subbagian, Surat Pesanan, Surat Jalan, Berita
Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan, Berita Acara Serah Terima Pekerjaan, Nota Dinas
Penyerahan Barang, Surat Permohonan Pembayaran, Faktur Pajak, Kwitansi Pembayaran,
Surat Perintah Bayar, Daftar Rincian Permintaan Pembayaran, Surat Perintah Membayar,
dan Surat Perintah Pencairan Dana. Dokumen tersebut dicetak sebanyak dua rangkap,
rangkap pertama untuk dikirimkan kepada pihak Seksi Teknis dan Subbagian ketika selesai
dilakukan rangkaian kegiatan pengadaan ATK, sedangkan rangkap kedua disimpan oleh
Pejabat Pengadaan sebagai arsip ketika dibutuhkan oleh Badan Pemeriksa Keuangan
(BPK) saat melakukan pemeriksaan di satuan kerja.
