Kantor Pertanahan Kota Ambon khususnya Subbagian Tata Usaha dalam menjalankan
tugasnya, memproses pengelolaan berkas keuangan seperti pengarsipan SPM dan dokumen
keuangan lainnya masih kurang efektif dan efisien, karena masih menggunakan sistem manual.
Dokumen berkas Surat Perintah Membayar (SPM) maupun dokumen keuangan saat ini hanya
tersimpan di lemari dan belum tertata dengan baik, sehingga saat dibutuhkan informasi penting
mengenai keuangan terkadang menyulitkan dalam pencarian berkas, berkas tersebut harus diteliti
satu persatu sangat tidak efisien dan membuang waktu, kemudian dokumen-dokumen ini juga
sangat rentan untuk rusak, robek, dan bahkan hilang.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlunya penyimpanan secara sistem digital yang
apabila dibutuhkan dapat ditemukan secara mudah dan cepat dikemudian hari. Karena dalam
pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang, maka semakin banyak pula
data-data, berkas, maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena mempunyai nilai guna.
Dengan adanya sistem digitalisasi ini maka akan mengurangi penumpukan kertas, dan juga dapat
menghemat waktu dalam pencarian data karena akan disimpan dalam bentuk file sesuai nama,
bulan dan tahun pada surat tersebut. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mencari gagasan
pemecahan isu permasalahan dengan judul “Digitalisasi Pengarsipan Dokumen Surat Perintah
Membayar dan Dokumen Keuangan Lainnya Melalui Google Drive pada Kantor
Pertanahan Kota Ambon”.
