Berdasarkan isu yang di alami oleh penulis dan rekan kerja di Bidang Pengendalian dan
Penanganan Sengketa dapat disimpulkan bahwa sistem pengarsipan yang ada di Bidang Pengendalian
dan Penanganan Sengketa tersebut masih kurang efektif dan efisien, karena masih menggunakan
sistem manual. Berkas-berkas tersebut masih disimpan kedalam sebuah ordner bindex / map-map
plastik untuk pengarsipan (cara manual). Proses manual semacam ini sangat menyulitkan kita dalam
hal pencarian berkas-berkas tersebut yang dibutuhkan segera. Harus melihat buku agenda dan
membacanya dengan teliti satu persatu sangat tidak efisien dan membuang waktu, kemudian
dokumen-dokumen ini juga sangat rentan untuk rusak, robek, dan bahkan hilang.
3
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlunya penyimpanan secara sistem digitalisasi yang
apabila dibutuhkan dapat ditemukan secara mudah dan cepat dikemudian hari. Karena dalam
pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang, maka semakin banyak pula datadata, berkas, maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena mempunyai nilai guna. Dengan
adanya sistem digitalisasi ini maka akan mengurangi penumpukan kertas, dan juga dapat menghemat
waktu dalam pencarian data karena akan disimpan dalam bentuk file sesuai nama, bulan dan tahun
pada surat tersebut.
