Mengingat pentingnya pendaftaran tanah guna menjamin adanya kepastian hukum bagi warga negara, maka dalam kegiatan tersebut penulis mengambil isu yang berkaitan dengan optimalisasi penataan arsip buku tanah. Dalam menjalankan tugas dan fungsi pelayanan di bidang pertanahan, Kantor Pertanahan banyak kaitannya dengan Pengarsipan Data Pertanahan. Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup Kantor Pertanahan. Manfaat arsip bagi Kantor Pertanahan antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen.

Penataan arsip yang baik akan menunjang efektivitas dan efisiensi kegiatan administrasi. Sebaliknya, jika penataan arsip kurang baik akan berdampak pada semakin tidak efektif dan tidak efisien dalam melakukan kegiatan administrasi. Apalagi semakin hari dokumen-dokumen yang diarsipkan juga akan semakin bertambah seiring banyaknya permohonan dan kegiatan pertanahan yang dilakukan. Hal tersebut akan berdampak pada banyaknya waktu yang dibutuhkan dalam proses pencarian arsip apabila diperlukan jika penataan arsip tidak tertata dengan baik. Kecepatan dalam menemukan arsip tertentu sebagai dasar administrasi sangat berpengaruh dalam pelaksanaan kegiatan administrasi pertanahan. Hal ini dikarenakan semakin cepat dan mudah dalam proses pencarian arsip maka akan semakin cepat juga pelaksanaan kegiatan administrasinya. Selanjutnya kecepatan kegiatan administrasi ini juga akan berdampak pada kecepatan kegiatan-kegiatan setelahnya. Selain menghemat waktu dan tenaga, efektivitas dan efisiensi dalam penataan arsip yang baik juga akan mendukung peningkatan produktivitas kita ASN sebagai pelayan publik yang berorientasi pelayanan.

Dalam melaksanakan tugasnya ASN harus menjunjung nilai-nilai Dasar ASN. Nilai-nilai dasar tersebut antara lain Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif (BerAKHLAK). Dengan melaksanakan tugas berdasar prinsip BerAKHLAK diharapkan ASN sebagai aparatur negara dapat menyelenggarakan pemerintahan yang profesional, akuntabel, transparan, efektif dan efisien. Untuk membangun ASN yang memiliki integritas, professional, dan netral serta bebas dari intervensi politik, bebas dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme, serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik yang berkualitas bagi masyarakat, pemerintah menetapkan kebijakan manajemen ASN. Dalam manajemen ASN, digunakan sistem merit yaitu sistem pengelolaan ASN berdasarkan pada kualifikasi, kompetensi, dan kinerja ASN secara adil dan wajar.

Adapun berdasarkan pengamatan yang dilakukan Penulis selama menjalani masa habituasi, salah satu permasalahan yang terjadi di Substansi Penetapan Hak Tanah dan Ruang adalah belum optimalnya pengawasan dan monitoring terhadap ekspedisi berkas permohonan SK penetapan hak atas tanah. Pembuatan SK penetapan hak atas tanah sendiri terdiri atas tahapan yang panjang serta melibatkan pihak-pihak tidak hanya dari internal Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran namun juga dari pihak eksternal dalam proses verifikasi dan persetujuan.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan, Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009, tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk; 1) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 2) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; 3) Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; 4) Meningkatkan kualitas pelayanan publik. Sejalan dengan pentingnya pengelolaan data secara digital demi mendukung terlaksananya program dan kegiatan pertanahan, maka arsip-arsip keuangan di Kantor Wilayah BPN Provinsi Lampung khususnya di Subbagian Keuangan dan Barang Milik Negara (BMN) masih membutuhkan pengelolaan secara digital. Hal ini yang kemudian menjadi isu utama yang diangkat Penulis dalam kegiatan aktualisasi ini.

Produk hukum dari Badan Pertanahan Nasional salah satunya adalah sertifikat. Untuk menerbitkan sertifikat, dibutuhkan beberapa kelengkapan berkas yang harus dilengkapi oleh pemohon dan semua berkas itu harus terpenuhi. Terdapat juga beberapa proses dan beberapa alur pengecekan berkas sebelum diterbitkannya sertifikat. Hal tersebut diperlukan sebagai bentuk kehati-hatian agar Kantor Pertanahan tidak menghasilkan produk gagal yang bisa menimbulkan sengketa di kemudian hari. Lebih mengedepankan kualitas daripada kuantitas.

Pemblokiran dilakukan dengan pertimbangan agar kepentingan orang atau badan hukum yang berhak atas tanah yang disengketakan mendapat perlindungan hukum. Dengan dilakukannya blokir sertipikat oleh BPN maka untuk sementara waktu segala perbuatan hukum dan peristiwa hukum tidak dapat dilakukan sampai blokir tersebut dihapus. Pencatatan blokir juga dapat terjadi karena adanya hubungan kepentingan antara pemblokir dan pemilik tanah ataupun kepentingan pemilik tanah itu sendiri. Contoh adanya hubungan hutang-piutang yang bermasalah, wanprestasi, sertipikat hilang, pembagian waris yang tidak adil, pemalsuan atau sengketa tanah lainnya. Pengaturan mengenai pencatatan blokir masih tersebar dibeberapa ketentuan, belum lengkap, tidak seragam menyebabkan perbedaan penafsiran dalam menjalankan permohonan pencatatan blokir di beberapa kantor pertanahan.

erkembangan teknologi yang sangat pesat di era globalisasi saat ini telah memberikan banyak manfaat dalam kemajuan diberbagai aspek. Penggunaan teknologi oleh manusia dalam membantu menyelesaikan pekerjaan merupakan hal yang menjadi keharusan dalam kehidupan. Salah satu manfaat perkembangan teknologi adalah dalam hal penyusunan jadwal kegiatan penanganan Kasus pertanahan sebagai pedoman dalam menjalankan tugas agar dapat dilaksanakan tepat waktu serta membantu sebagai reminder kegiatan yang akan dilaksanakan selanjutnya.

Pada tahapan penyiapan Peta Kerja, umumnya, data Peta Uraian Penetapan Batas yang dibutuhkan adalah berupa softcopy dalam format file dwg (ekstensi file dari perangkat lunak AutoCAD Map) yang sudah menggunakan sistem koordinat TM3. Dikarenakan Peta Uraian Penetapan Batas merupakan sebuah produk peta lama yang diukur masih dengan menggunakan sistem koordinat lokal, dibutuhkan konversi untuk menjadikan peta tersebut memiliki sistem koordinat TM3 dalam bentuk format file dwg. Penulis mengamati bahwasannya di Kantor Pertanahan Kabupaten Tangerang juga terdapat sejumlah Peta Uraian Penetapan Batas dalam bentuk hardcopy yang merupakan hasil pengukuran periode tahun 1980-an yang belum dikonversi ke dalam bentuk softcopy yang menggunakan sistem koordinat TM3.

Kantor Pertanahan Kabupaten Wakatobi telah menggunakan media sosial seperti facebook, instagram, twiter dan youtube, namun dalam hal ini informasi yang di diberikan kepada masyarakat melalui media sosial yang pada dasarnya adalah media yang paling mudah diakses oleh masyarakat belum maksimal memberikan informasi yang dibutuhkan masyarakat dalam hal ini terkait dengan standar operasional pelayanan pendaftaran tanah pertama kali dan pelayananpelayanan lainnya, sehingga masih banyak masyarakat yang mengajukan berkas permohonan pendaftaran tanah pertama kali yang tidak lengkap sesuai persyaratan dan juga masih banyaknya masyarakat yang belum mendaftarkan tanahnya karna kurangnya informasi yang sampai kepada 6 masyarakat. hal-hal diatas disebabkan karna masyarakat (pemohon) tidak memahami mengenai persyaratan pendaftaran tanah, dan kurangnya informasi yang sampai kepada masyarakat mengenai syarat-syarat kelengkapan berkas. Selain itu masyarakat yang tinggal di Pulau Kaledupa, Pulau Tomia dan Pulau Binongko enggan keloket informasi Kantor Pertanahan Wakatobi hanya untuk menanyakan informasi persyaratan kelengkapan berkas, karna jaraknya yang jauh harus naik kapal laut dan juga harus mengeluarkan biaya yang banyak, serta waktu yang cukup lama.