Pencatatan lalu lintas buku tanah yang dilakukan secara manual tersebut, berpotensi menimbulkan resiko yang besar khususnya terkait luputnya pencatatan lalu lintas buku tanah yang mungkin sudah dipinjam tapi belum dikembalikan atau sudah dikembalikan tapi belum tercatat kembali ke tempat penyimpanannya. Dampak yang ditimbulkan dengan adanya keterlambatan/ hilangnya buku tanah tersebut adalah mempengaruhi kualitas layanan dalam segi waktu penyelesaian baik oleh Satuan Kerja ataupun mayarakat selaku pemohon. Dengan adanya keterlambatan proses penyelesaian berkas permohonan ini akan berdampak juga dengan menurunnya penilaian masyarakat atas layanan pertanahan yang diberikan. Dalam era digital ini terdapat banyak aplikasi sosial media yang bisa digunakan masyarakat untuk menuangkan kepuasan , testimoni atau bahkan kekecewaan atau ketidakpuasannya. Semakin luas dan mudahnya jangkauan akses keluhan/testimoni/ketidakpuasan untuk menyebarluas maka semakin susah untuk dikendalikan dari sudut pandang pemberi layanan pertanahan apalagi sudah masuk dalam ranah media massa sehingga berpotensi merusak citra pelayanan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Selain menimbukan potensi dampak rusaknya citra pelayanan, juga berpotensi menimbulkan sengketa/perkara pertanahan jika terdapat pihak-pihak yang merasa telah dirugikan atas terbitnya,hapusnya, dan perbuatan hukum lain terkait dengan sertipikat /bidang tanahnya dalam hal adananya ketidaksesuaian antara dasar penerbitan di warkah dengan update data pemeliharaan dalam buku tanah dalam konteks buku tanah hilang.

Menindak lanjuti tugas seksi sesuai Amanah yang terkandung dalam Peraturan Menteri tersebut, salah satu kegiatan yang diperlukan adalah dengan melakukan pengendalian terhadap hak atas tanah. Namun, kegiatan tersebut belum dapat dilaksanakan dengan optimal, sebab focus utama pada seksi ini adalah penanganan perkara atau sengketa. Hal tersebut terjadi karena hampir setiap hari terdapat kasus yang harus ditangani. Pemantauan Hak Atas Tanah/Dasar Penguasaan Atas Tanah selama ini dilakukan berdasarkan masa berakhirnya hak pada Hak guna Bangunan, sehingga jumlah bidang tanah yang dipantau masih terbatas. Mengingat adanya tuntutan data dan informasi hasil pengendalian hak atas tanah yang menyeluruh dan tuntutan penggunaan teknologi dan informasi maka perlu dilakukan penyusunan database pengendalian hak atas tanah. penyusunan database dilakukan juga untuk mengetahui adanya kesamaan atau perbedaan kondisi eksisting antara pemanfaatan tanah pada sertipikat yang telah terbit dengan peraturan daerah berkaitan dengan Rencana Tata Guna Lahan pada RTRW Kabupaten Magelang.

Kantor Pertanahan Kota Semarang terus berupaya untuk memperbaiki mutu Layanan Pengecekan Sertipikat dan SKPT Elektronik demi memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi pertanahan. Sebagai ASN yang mempunyai tugas memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas maka untuk mengoptimalkan dalam proses Layanan Pengecekan Sertipikat dan SKPT Elektronik perlu adanya panduan berupa video kepada pemohon layanan khususnya PPAT agar lebih mudah dipahami dan kesalahan-kesalahan administrasi dapat diminimalkan. Hal tersebut merupakan tujuan penulis untuk menetapkan core isu yang dianggap tepat yaitu bagaimana kesalahan-kesalahan dari pemohon (PPAT) ini dapat diminimalkan sehingga penulis akan menyusun laporan aktualisasi yang berjudul “OPTIMALISASI PROSES LAYANAN PENGECEKAN SERTIPIKAT DAN SKPT SECARA ELEKTRONIK MELALUI PEMBUATAN VIDEO TUTORIAL DI KANTOR PERTANAHAN KOTA SEMARANG”.

Penataan Gambar Ukur yang belum optimal ditunjukkan dengan banyaknya Gambar Ukur yang belum ditata secara urut yang berakibat pada lamanya pencarian Gambar Ukur saat akan dibutuhkan. Salah satu faktor yang menyebabkan belum optimalnya pengarsipan Gambar Ukur adalah kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) untuk mengelola dan melakukan digitalisasi Gambar Ukur. Saat ada arsip yang masuk, tidak langsung ditata dengan baik sehingga menyebabkan arsip Gambar Ukur di Kantor Pertanahan Kabupaten Jepara belum tertata dengan rapi. Berdasarkan uraian tersebut, diperlukan suatu upaya untuk mengoptimalkan penataan arsip dan melakukan digitalisasi Gambar Ukur di Kantor Pertanahan Kabupaten Jepara. Sebagai Calon Analis Survei, Pengukuran, dan Pemetaan pada Seksi Survei dan Pemetaan dalam tujuan pengelolaan dan pemeliharaan Gambar Ukur, maka penulis menetapkan gagasan yaitu melakukan “Optimalisasi Pengarsipan Gambar Ukur Di Kantor Pertanahan Kabupaten Jepara”.

Dalam melakukan pengecekan sertipikat secara elekronik, perlu adanya ketelitian yang baik dari pihak PPAT sebagai pemohon sehingga pelayanan pengecekan sertipikat bisa berjalan dengan baik juga. Tetapi faktanya masih sering terjadi permohonan dari pihak PPAT yang sering mengupload berkas persyaratan pengecekan sertipikat yang tidak sesuai, seperti KTP pemohon dengan sertipikat yang tidak sesuai, tidak sesuainya jumlah KTP pemilik sertipikat yang diupload, dll. Sebagai calon Analis Hukum Pertanahanan yang ditempatkan di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kabupaten Lebong, hal ini lah yang penulis anggap sanggat perlu di perbaiki untuk meningkatkan ketelitian PPAT dalam kegiatan permohonan pengecekan sertipikat sehingga penulis memutuskan untuk mengangkat judul aktualisasi yakni “Peningkatan Ketelitian PPAT Dalam Mengupload Berkas Persyaratan Pengecekan Sertipikat Di Kantor Pertanahan Kabupaten Lebong”.

Permasalahan bidang tanah yang tumpang tindih ini harus segera diselesaikan. Jika permasalahan ini tidak segera diselesaiakn maka akan berdampak bagi petugas pemetaan karena tidak bisa dengan segera menyelesaikan pekerjaannya sehingga akan menjadi tunggakan dan akan terus menumpuk. Selain itu juga berdampak pada masyarakat yang permohonannya tidak kunjung diselesaikan sehingga produk yang mungkin menjadi syarat suatu kegiatan tidak terpenuhi dan masyarakat tidak bisa segera melanjutkan kegiatan yang sedang berjalan seperti untuk jual beli, permohonan  hutang, penggabungan bidang tanah atau pemecahan bidang tanah. Sehingga penanganan permohonan masyarakat menjadi semakin lama.

Kunjungan berulang untuk melengkapi berkas akan memberikan rasa kurang berkenan di pemohon terlebih kepada pemohon yang tempat tinggalnya jauh dari kantor Pertanahan Kota Jambi. Kondisi tersebut berasal dari informasi kelengkapan berkas yang tidak sampai ke masyarakat dan berujung pada Indeks Kepuasan Masyarakat yang menurun. Hal tersebut tentu tidak sejalan dengan goal dari Pelayanan Publik seperti yang terdapat didalam Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Pasal 3b, yaitu “terwujudnya sistem penyelenggaraan pelayanan publik yang layak sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan dan korporasi yang baik”. Masyarakat mendapatkan informasi yang cepat, jelas, mudah dipahami, mudah diakses, dan solutif merupakan salah satu fungsi dari ASN sebagai pelayan publik sebagaimana terdapat dalam Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) dan aplikasi dari core value ASN BerAKHLAK akronim dari Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif.

Pelatihan dasar CPNS dilakukan melalui blended learning yaitu memadukan proses pembelajaran klasikal, distance learning dan pembelajaran mandiri. Salah satu agenda pembelajaran pada Pelatihan Dasar CPNS adalah pembekalan nilai-nilai dasar PNS yang terdiri dari Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif yang selanjutnya disebut BerAKHLAK. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK kemudian diaktualisaikan secara nyata untuk mengidentifikasi, menganalisis dan menyelesaikan isu-isu yang terjadi pada tugas pokok dan fungsi peserta di unit kerja masing-masing.

Kegiatan rancangan aktualisasi ini dapat dilaksanakan berdasarkan analisis isu permasalahan yang terjadi di lingkungan unit kerja ASN. Salah satu permasalahan yang sering ditemui dilingkungan unit kerja adalah permasalahan pelayanan informasi pertanahan terutama mengenai sengketa dan konflik pertanahan. Saat ini, penulis ditempatkan di Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa, Kantor Pertanahan Kabupaten Kepahiang. Terdapat beberapa permasalahan yang ditemui diantaranya belum tersedianya brosur mengenai alur pengaduan dan Langkah-langkah serta syarat-syarat yang harus dilengkapi untuk mengajukan pengaduan kepada Kantor Pertanahan, belum adanya pemahaman yang menyeluruh Pemohon atau masyarakat yang akan berurusan dengan Kantor Pertanahan Kabupaten Kepahiang mengenai aplikasi terkini, dan belum optimalnya Inventarisasi Warkah di Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa Kantor Pertanahan Kabupaten Kepahiang

Dalam pemanfaatan teknologi, Direktorat Konsolidasi Tanah dan Pengembangan Pertanahan mengembangkan sistem informasi dan basis data Konsolidasi tanah dan pengembangan pertanahan yang bersifat digital dan berbentuk portal online, yang di dalamnya mencakup usulan penentuan lokasi Konsolidasi tanah dan pengembangan pertanahan dalam bentuk aplikasi SIDAKTPP (Sistem Informasi dan Basis Data Konsolidasi Tanah dan Pengembangan Pertanahan). Selama ini penggunaan aplikasi SIDAKTPP hanya digunakan oleh Pusat. Sedangkan untuk di Kantor Wilayah BPN Provinsi Bengkulu sendiri, arsip dokumen kegiatan Konsolidasi Tanah yang dilaksanakan pada tahun 1997 masih bersifat manual. Maka dari itu, untuk dimasukan kedalam aplikasi SIDAKTPP, arsip dokumen ini perlu di digitalkan. Agar kegiatan ini dapat berjalan dengan optimal, perlu dilakukannya bottom up dan peran aktif dari Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan seluruh Indonesia untuk menerapkan dan menggunakan aplikasi SIDAKTPP. Sehingga diharapkan rekan-rekan Kanwil dan Kantah dapat melihat seluruh data Konsolidasi Tanah yang sudah dilaksanakan, serta harus dapat berkontribusi dalam pengkinian (updating) data Konsolidasi Tanah dan Pengembangan Pertanahan.