Perkembangan pesat pada era serba digital ini juga menciptakan tantangan yang dinamis. Sistem pengelolaan berkas atau pengarsipan menjadi hal yang tidak bisa disepelekan dan perlu diwujudkan dengan sistem digital pula. Kantor Pertanahan Kabupaten Gianyar rutin selalu mendapatkan permohonan masuk dari masyarakat untuk mendapat pelayanan mengenai hak atas tanahnya. Setiap permohonan yang masuk terdiri dari dokumen-dokumen pendukung yang perlu disimpan dan/atau diarsipkan dengan baik karena terkait dengan dasar pengeluaran keputusan nantinya. Tidak konsistennya para pegawai dalam hal digitalisasi berkas permohonan masuk menyebabkan Belum Optimalnya Digitalisasi Permohonan Masuk.

Kegiatan penyimpanan arsip khususnya Buku Tanah dan Surat Ukur selama ini masih belum dikelola dengan baik dalam ruang penyimpanan arsip. Permasalahan yang ditemui di Kantor Pertanahan Kabupaten Bima terkait arsip pertanahan adalah pengarsipan surat ukur dan buku tanah yang belum sepenuhnya tersedia, ada sebagian buku tanah dan surat ukur belum ditemukan karena faktor-faktor seperti petugas arsip yang mengelola arsip masih menggunakan metode pencarian dengan mengingat-ingat tempat meletakkan buku tanah dan surat ukur sebelumnya, pemisahan wilayah kerja Kantor Pertanahan Kota Bima dengan Kantor Pertanahan Kabupaten Bima pada tahun 2015 dan banjir besar yang melanda Kabupaten Bima pada Tahun 2016 menyebabkan arsip buku tanah dan surat ukur belum bisa tertata rapi. Oleh karena itu, Penataan Buku Tanah dan Surat Ukur pada ruang arsip berikut dengan pemasangan petunjuk letak dan denah ruang arsip serta kartu kendali buku tanah dan surat ukur diharapkan mempermudah pencarian data yang menunjang ketersediaan informasi bagi pelayanan pertanahan dan kemudahan dalam kegiatan administrasi dikemudian hari.

Dikarenakan kendala beberapa pegawai tidak memanfaatkan teknologi yang ada, maka masih menggunakan cara konvensional untuk membuat laporan pengadanaan tanah, sehingga berdampak kepada kesulitan mencari arsip laporan pengadaan tanah di kantor penulis. Untuk menyelesaikan isu tersebut, digagas rancangan aktualisasi “Optimalisasi Penyimpanan Arsip Laporan Pengadaan Tanah Berbasis Digital pada Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat”. Gagasan ini diharapkan dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi terkait pengarsipan laporan pengadaan tanah, sehingga dapat mengoptimalkan transformasi digital yang akan berdampak positif kepada seluruh pegawai di Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat.

alam pelaksanaannya, pengadaan tanah tidak dapat berjalan maksimal dikarenakan tidak semua tanah yang terkena proyek memiliki status yang jelas, baik dari batas-batas tanah maupun dasar kepemilikan secara yuridis (clean and clear). Status tanah yang tidak jelas juga menyulitkan dalam menentukan siapa pihak yang berhak untuk menerima ganti kerugian atas tanah yang digunakan untuk pengadaan tanah berikut besaran ganti kerugiannya. Kesulitan tersebut juga diperburuk dengan kurangnya pemahaman Pihak Pemerintah Daerah dan unsur masyarakat mengenai pentingnya partisipasi mereka dalam pelaksanaan pembangunan daerah melalui pengadaan tanah. Atas dasar tersebut, perlu dilakukan optimalisasi informasi mengenai pelaksanaan pengadaan tanah terutama dalam tahapan yang melibatkan masyarakat untuk menumbuhkan kesepemahaman antara Pemerintah Daerah Kabupaten Sukabumi, Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi dan seluruh unsur masyarakat mengenai pentingnya koordinasi bersama untuk melaksanakan Pengadaan Tanah agar pelaksanaan pembangunan proyek, baik skala besar maupun kecil, di Kabupaten Sukabumi dapat terlaksana semaksimal mungkin demi keuntungan bersama.

Terhadap persoalan rendahnya persentase data elektronik pada Kantor Pertanahan Kabupaten Indragiri Hulu, perlu dilakukan peningkatan persentase data elektronik pada Kantor Pertanahan Kabupaten Indragiri Hulu, demi mendukung implementasi transformasi kegiatan pertanahan dan pelayanan publik berbasis teknologi informasi, terwujudnya Smart Governance di bidang pelayanan pertanahan serta mengaktualisasikan Nilai dasar Ber-akhlak demi memberikan pelayanan prima kepada masyrakat.

Disamping itu, pelaporan secara online juga merupakan amanat undang-undang sebagaimana diatur dalam PP No. 19 Tahun 2021 Tentang Penyelenggaran Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan untuk kepentingan Umum tentang Pendokumentasian Data Administrasi Pengadaan Tanah Pasal 112 ayat menyebutkan “Data Pengadaan Tanah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disimpan dalam bentuk data elektronik’. Oleh karena itu, pengoptimalan pelaporan melalui aplikasi SIPT ini menjadi sangat penting sebagai wujud implementasi Nilai-Nilai Dasar PNS (Core Values), yaitu melaksanakan setiap tugas dengan jujur, bertanggungjawab, cermat, disiplin, dan berintegritas tinggi dalam rangka menciptakan transparansi dilingkungan kerja (Akuntabel). Serta mampu menyesuaikan diri menghadapi perubahan cara kerja birokrasi yang dilatar belakangi perkembangan teknologi (Adaptif). Dan hal ini juga berkaitan erat dengan penerapan Smart ASN, yaitu melakukan transformasi digital diera perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang serba cepat.

Pengoptimalisasian dokumen fisik warkah menjadi file digital merupakan suatu kewajiban jika merujuk pada surat edaran tersebut. Tetapi dalam pelaksanaannya di Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi masih terdapat dokumen fisik, dalam hal ini buku tanah di Desa Lengkong Kecamatan Lengkong, Kabupaten Sukabumi belum dilakukan pendigitalisasian data yang menjadikan sebuah masalah untuk diselesaikan agar dapat meningkatkan kualitas data di Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi.

Dalam upaya untuk membantu proses penataan arsip dokumen seksi pengadaan tanah dan pengembangan, perlu adanya alih media arsip berupa digitalisasi karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting dan merupakan suatu barang bukti yang mampu berbicara tentang fakta. Sebagaimana pada Pasal 40 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 bahwa alih media arsip merupakan salah satu cara (kegiatan) dalam pemeliharaan arsip. Jika dilihat dengan kondisi nyata di unit kerja, penataan arsip dokumen pengadaan tanah masih perlu adanya perhatian yang jika tidak dikelola dengan baik dikawatirkan dapat tercecer sewaktu-sewaktu. Melalui digitalisasi diharapkan dapat meminimalisir hal tersebut dan sesuai dengan perwujudan Smart ASN pada Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 bahwa Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.

Saat ini Kantor Pertanahan Kota Denpasar sedang memproses permohonan Pemberian Hak Pakai Barang Milik Negara yang merupakan proyek tahunan pemerintah. Pemberian Hak Pakai Barang Milik Negara pada Kantor Pertanahan Kota Denpasar saat ini ditargetkan untuk menyelesaikan pemberian Hak Pakai untuk Barang Milik Negara adalah sejumlah 24 bidang tanah yang harus disertipikatkan. Berdasarkan buku register permohonan Hak Pakai Barang Milik Negara Kantor Pertanahan Kota Denpasar dan aplikasi bmn.atrbpn.go.id mencatat 24 berkas permohonan yang telah masuk pada Kantor Pertanahan Kota Denpasar sejak bulan Maret 2022, dengan perincian 17 berkas telah diproses pada tahap pengajuan Konsep Surat Keputusan, 3 berkas menunggu jadwal pelaksanaan sidang, dan 4 berkas belum diproses karena belum memenuhi persyaratan permohonan. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan mengatur untuk waktu penyelesaian permohonan pelayanan pertanahan pemberian Hak Pakai Instansi Pemerintah untuk tanah non pertanian adalah 57 hari, sedangkan penyelesaian berkas Pemberian Hak Pakai Barang Milik Negara pada Kantor Pertanahan Kota Denpasar saat ini telah melewati batas waktu penyelesaian 57 hari, yang dihitung dari tanggal penerimaan berkas yaitu pada bulan Maret 2022. Keterlambatan penyelesaian target Pemberian Hak Pakai Barang Milik Negara menjadi isu yang timbul pada Kantor Pertanahan Kota Denpasar dikarenakan masih terdapat berkas yang belum memenuhi persyaratan pemberian Hak Pakai Barang Milik Negara.

Semua instrument pelayanan konsumen (responsiveness, reliability, assurance, emphaty dan tangible) secara serempak berpengaruh positif terhadap kepuasan konsumen (Sulistyowati, 2014). Konsumen disini dapat diartikan sebagai publik pemohon layanan di kantor pertanahan, pemberian pelayanan yang prima akan berimplikasi pada kemajuan kantor pertanahan. Salah satu cara untuk menghasilkan pelayanan publik yang berkualitas yaitu menyediakan layanan sesuai dengan kebutuhan masyarakat serta menyediakan infrastruktur teknologi informasi dan sarana prasarana dengan secara berkala melakukan evaluasi kinerja pelayanan publik. Setiap perubahan diharapkan dapat memberikan dampak pada penurunan praktek korupsi, kolusi dan nepotisme, 8 pelaksanaan anggaran yang lebih baik, manfaat program – program pembangunan bagi masyarakat meningkat, kualitas pengelolaan kebijakan dan 2 pelayanan publik meningkat, produktivitas aparatur meningkat, kesejahteraan pegawai meningkat, dan hasil – hasil pembangunan secara nyata dirasakan seluruh masyarakat. Secara bertahap, upaya tersebut diharapkan akan terus meningkatkan kepercayaan masyarakat kepada pemerintah.