Di Kantor Pertanahan Kota Malang setiap bulannya terdapat lebih dari 100 laporan Bulanan PPAT yang dikirim fisiknya ke Kantor Pertanahan Kota Malang. Banyaknya fisik laporan bulanan PPAT yang masuk tidak sebanding dengan ruang penyimpanan yang dimiliki di Koordinasi Kelompok Substansi Pemeliharaan Hak Tanah, Ruang dan Pembinaan PPAT. Laporan bulanan PPAT masih diarsip manual 3 dengan pengarsipan perbulan diodner yang disediakan, lalu disimpan didalam lemari. Belum adanya digitalisasi terkait dengan pengarsipan laporan bulanan PPAT yang masuk setiap bulannya di Kantor Pertanahan Kota Malang, menunjukkan belum diterapkannya nilai-nilai core value BerAKHLAK. Seharusnya Sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam melaksanakan tugas dan kewajiban, harus senantiasa merapkankan dan berpegang teguh pada core value BerAKHLAK, yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Dengan adanya digitalisasi pengarsipan laporan bulanan PPAT yang diikuti dengan diterapkannya nilai-nilai core value BerAKHLAK yang akan diaktualisasikan dalan Pelatihan Dasar CPNS ini, diharapkan akan meningkatkan manajemen ASN dan smart ASN menjadi lebih baik. Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis melakukan kegiatan aktualisasi dengan judul “Digitalisasi Pengarsipan Laporan Bulanan PPAT Dengan Penggunaan Google Form Di Kantor Pertanahan Kota Malang.”

Penanganan kasus adalah mekanisme atau proses yang dilaksanakan oleh Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, Kantor Pertanahan sesuai kewenangannya dalam rangka penyelesaian kasus. Pada Kantor Pertanahan, penanganan kasus pertanahan merupakan tugas dari Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa. Isu yang berkembang yang terjadi di Kantor Pertanahan dalam penanganan sengketa pertanahan yang diperlukannya adanya sebuah mediasi dalam penyelesaian permasalahan yang ada, belum ada tahapan alur proses mediasi yang membuat belum optimalnya penanganan mediasi yang ada. Oleh karena itu untuk dapat optimalnya penyelesaian sengketa pertanahan, maka penulis membuat rancangan Aktualisasi tentang ide gagasan berupa Penyusunan Alur Proses Mediasi  Sengketa Pertanahan agar dapat dijadikan pedoman dalam penanganan mediasi di kantor pertanahan kabupaten bojonegoro.

Kantor Pertanahan Kabupaten Banyuwangi telah mendukung transformasi digital dengan memulai digitalisasi pengarsipan buku tanah. Namun, untuk buku tanah sendiri, masih dibutuhkan bentuk fisiknya, sehingga tetap diperlukan ruang untuk penyimpanannya. Pengarsipan buku tanah yang baik akan berdampak pada keefektifan pelayanan. Terkait hal tersebut, sistem pencarian buku tanah berhubungan dengan pengarsipan. Sistem pencarian buku tanah yang baik akan memudahkan pencarian dan penataan buku tanah dalam rak-rak penyimpanan, sehingga juga akan berdampak pada pelayanan yang efektif. Selain itu, melihat kuantitas permohonan pelayanan pertanahan yang tinggi di Kantor Pertanahan Banyuwangi, diperlukan sistem baru untuk menunjang pelayanan yang lebih baik.6

Belakangan ini banyak operasi yang dilakukan oleh aparat penegak hukum mengenai aksi mafia tanah dimana mafia tanah tersebut salah satunya termasuk oknum pegawai BPN yang mengambil tanah milik orang lain dengan cara mengubah data kepemilikan sertifikat dari yang berhak beralih kepada yang bukan berhak dalam sertifikat.1 Salah satu penyebabnya yaitu mudahnya akses atau tidak terintegrasinya data mengenai peminjaman buku tanah. Apabila hal tersebut terus berlanjut atau tidak terpecahkan maka Manajemen ASN di kantor tersebut berpotensi tidak berjalan dengan baik sebab berpotensi untuk terjadinya praktik oknum pegawai BPN yang tidak professional. Selain itu dinilai gagal dalam mewujudkan SMART ASN dikarenakan tidak mengikuti dan beradaptasi dengan perubahan Transformasi Digital. Berdasarkan uraian yang telah dijelaskan sebelumnya maka sangat perlu dilakukan langkah -langkah pencegahan yang dilakukan dalam unit kerja yakni dengan “Digitalisasi Bon Peminjaman Buku Tanah”.

maka ditemukan beberapa isu yang menjadi permasalahan di unit kerja, pada Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan, Kantor Pertanahan Kabupaten Gresik, Provinsi Jawa Timur, yang antara lain : 1) Terdapatnya Perbedaan Perspektif Hukum mengenai Kepemilikan/Penguasaan Kawasan Sempadan Sungai Kali Lamong; 2) Terhambatnya Proses Penentuan Nilai Zona Tanah atau Bidang Tanah pada Kegiatan Pembaruan Peta Zona Nilai Tanah; 3) Belum Optimalnya Pengelolaan Dokumen Pengadaan Tanah di Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan; 4) Kurang Pahamnya Pegawai Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan terhadap Administrasi Penggunaan Anggaran DIPA; 5) Belum Terkelolanya Manajemen Peminjaman Alat dan/atau Perlengkapan Ruangan Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan. Dari data isu tersebut, maka selanjutnya diidentifikasi, dan dipilih isu prioritasnya.

Dalam rangka melaksanakan misi kedua Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional serta tugas dan fungsi Kantor Pertanahan melalui pelaksanaan modernisasi pelayanan pertanahan berbasis elektronik, Kantor Pertanahan Kota Pasuruan mempunyai program. Salah satu programnya yaitu pengelolaan dan pelayanan pertanahan. Saat ini penulis ditempatkan pada Seksi Survei dan Pemetaan, Kantor Pertanahan Kota Pasuruan. Untuk mendukung program kerja Kantor Pertanahan Kota Pasuruan tersebut, penulis menyusun rancangan aktualisasi yang berjudul “Terdigitalisasinya pencatatan peminjaman arsip surat ukur menggunakan media zoho form di Seksi Survei dan Pemetaan, Kantor Pertanahan Kota Pasuruan”. Judul rancangan ini diambil berdasarkan permasalahan yang terjadi di Seksi Survei dan Pemetaan. Pada Seksi Survei dan Pemetaan sistem pencatatan peminjaman Surat Ukur masih dilakukan secara manual yakni dengan melakukan pencatatan pada buku catatan.

Berdasarkan tugas dari Pimpinan, Penulis ditempatkan pada Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa. Permasalahan pertanahan yang dapat berpotensi menjadi suatu sengketa tentunya tidak boleh diabaikan begitu saja. Beberapa permasalahan yang juga patut untuk segera ditindaklanjuti terkait dengan ruang lingkup kewenangan Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa adalah belum terdatanya peminjaman berkas penanganan sengketa. Permasalahan-permasalahan tersebut tentunya menjadi sebuah catatan yang harus segera diselesaikan. Oleh karena itu, peran Penulis sebagai salah satu  insan Kementerian ATR/BPN yang memiliki jabatan sebagai Analis Hukum Pertanahan diharapakan dapat berkontribusi untuk mengatasai permasalahan tersebut.

Arsip merupakan dokumen penting di suatu kantor, setiap pegawai harus bertanggung jawab dalam memelihara arsip – arsip kantor, penulis melakukan kegiatan aktualisasi di Kantor Pertanahan Kabupaten Bojonegoro, berdasarkan pengamatan pada satuan kerja penulis, masih dirasa belum tertibnya mengenai penataan pengarsipan berkas dalam hal Surat Keputusan yang selanjutnya disebut dengan SK Hak Pakai pada Kantor Pertanahan Kabupaten Bojonegoro. Surat Keputusan adalah surat formal penting yang dikeluarkan oleh lembaga formal seperti sekolah, organisasi, instansi pemerintah dan pengambil keputusan lainnya 11 Dokumen arsip SK Hak Pakai harus dilakukan penataan yang sistematis dan berurutan agar dapat terhindar dari permasalahan yang tidak diinginkan seperti hilangnya arsip SK Hak Pakai, namun dokumen Arsip SK Hak Pakai di Kantor Pertanahan Kabupaten Bojonegoro masih belum tertata secara sistematis dan berurutan, dokumen hanya tergeletak dilantai saja tanpa adanya Labelling di setiap bundle dokumen, hal ini menjadi salah satu penyebab sulit nya pencarian dokumen Arsip yang dibutuhkan. Belum Optimalnya pengarsipan SK Hak Pakai dapat berdampak terhambatnya pelayanan yang diberikan karena pencarian berkas akan memakan waktu yang lama.

Contohnya pelayanan kenaikan pangkat periode pertama Bulan April terjadi 9 pegawai yang tidak memenuhi persyaratan untuk mendapatkan kenaikan pangkat. Kesalahan ini didasari pada kurang nya pemahaman pegawai terkait dengan persyaratan pelayanan kenaikan pangkat. Dari 738 yang termasuk kedalam usulan kenaikan pangkat ada 9 pegawai yang dinyatakan tidak memenuhi syarat (TMS). Terlepas dari hal itu terdapat beberapa pegawai yang di dalam pengurusan pelayanan kenaikan pangkat tidak melampirkan dokumen persyaratan secara lengkap hingga dinyatakan berkas tidak lengkap (BTL). Kurangnya pemahaman pegawai terkait persyaratan pelayanan kenaikan pangkat berkaitan dengan materi agenda III terkait dengan Manajemen ASN. Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai ASN yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Sehingga isu ini erat kaitannya dengan profesionalitas pegawai ASN. Adapun untuk menyelesaikan permasalahan itu maka akan dilakukan penyampaian informasi kepada pegawai melalui pembuatan infografis pelayanan kepegawaian kenaikan pangkat pada Biro Organisasi dan Kepegawaian. Kurangnya pemahaman pegawai terkait persyaratan pelayanan kenaikan pangkat bukan dilihat dari berapa banyaknya jumlah usulan yang diterima tapi didasarkan pada pemahaman pegawai terhadap persyaratan kenaikan pangkat. Persyaratan yang menjadi acuan kenaikan  pangkat bukan persyaratan administrasi yang menjadi syarat kenaikan pangkat, sehingga indikator ini dapat dilihat dari penurunan jumlah pegawai yang TMS.

Dokumen tersebut tidak disusun berdasarkan tahun maupun abjadnya, sehingga cukup sulit dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam mencari atau menemukan berkas karena dokumen tersebut masih berbentuk kertas yang berkemungkinan dapat hilang, sobek dan kotor. Selain itu membutuhkan tempat yang lebih untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Apabila kondisi tersebut tidak segera diatasi dapat berdampak buruk dan dapat menjadi hambatan dalam melaksanakan tugas dan fungsi Subdirektorat Penetapan Hak Guna Usaha sehingga dibutuhkan alternatif penyelesaian isu seperti digitalisasi dokumen permohonan pemberian, perpanjangan dam pemberian Hak Guna Usaha dari bentuk manual menjadi bentuk digital yang mudah diakses oleh seluruh pegawai dimanapun dan kapanpun. Digitalisasi dokumen tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan tugas dan fungsi subdirektorat Penetapan Hak Guna Usaha dan melaksankan terwujudnya smart governance yang bertujuan untuk mewujudkan peningkatan kinerja pelayanan publik.