Kembali kepada implementasi peran PPAT di atas, mengingat bahwa
Kabupaten Siak memiliki luas wilayah ± 8.556 km2
(kurang lebih delapan ribu lima
ratus lima puluh enam meter persegi), dengan sejumlah PPAT yang tersebar di
seluruh Kabupaten Siak, beberapa PPAT tersebut berkedudukan cukup jauh dari
Kantor Pertanahan/BPN Kabupaten Siak. Dengan kondisi seperti ini, akan kurang
efektif jika PPAT/staff langsung mengantar berkas fisik ke Kantor Pertanahan,
kemudian selanjutnya diketahui ada kesalahan atau kekurangan berkas, maka
PPAT/staff tersebut harus kembali ke kantornya yang jauh untuk
melengkapi/memperbaiki berkas tersebut. Untuk mengatasi keadaan tersebut, Kantor
Pertanahan Kabupaten Siak melakukan inovasi yaitu sebelum berkas tersebut
dikirimkan ke kantor secara fisik, PPAT/staff harus mengirim berkas via email untuk
kemudian diperiksa terlebih dahulu oleh pegawai/ASN Kantor Pertanahan Kabupaten
Siak secara kelengkapan dan ketepatan berkas sesuai dengan Peraturan Kepala Badan
Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan
Pertanahan (Perkaban 1/2010) dan kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh Kepala
Kantor, sebelum nantinya dikonfirmasi via Whatsapp ke PPAT yang bersangkutan
mengenai hasil dari pemeriksaan berkas tersebut. Inovasi tersebut dapat dikatakan sebuah ide yang cemerlang dengan
pemanfaatan teknologi yang banyak dilakukan di masa sekarang ini, namun masih
banyak ditemui hambatan pada implementasinya. Koneksi internet yang cenderung
mengalami naik-turun (ping jump) salah satunya, ditambah jadwal pemadaman PLN
di kawasan Kantor Pertanahan Kabupaten Siak yang dapat terjadi sewaktu-waktu.
Selain itu, belum adanya rekap mengenai hasil pemeriksaan berkas via email tersebut,
membuat kurangnya sinkronisasi antara pemeriksa berkas email dan pemeriksa berkas
fisik. Kesimpulannya, inovasi ini masih membutuhkan optimalisasi yang tepat
sehingga dapat dimaksimalkan dari sisi manfaatnya.
