Secara umum pelaksanaan tugas dan fungsi Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran di
Kantor Wilayah BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat sudah berjalan dengan baik, namun masih
terdapat hal yang perlu disempurnakan terkait register surat yang masih dicatat secara manual di
buku yang beresiko hilang maupun rusak dan kurang fleksibel aksesnya. Kerusakan dapat terjadi
karena beberapa faktor antara lain faktor biologis yaitu faktor yang dipengaruhi oleh makhluk
hidup dan faktor lingkungan. Selain dua faktor tersebut masih ada faktor lain seperti banjir,
kebakaran, dan kerusakan akibat perbuatan manusia yang sengaja maupun tidak disengaja.
Kerusakan karena faktor biologis salah satunya disebabkan oleh jamur dan serangga. Jamur dapat
merusak kertas sehingga akhirnya menjadi cepat menguning, coklat atau berbintik-bintik hitam.
Serangga sering di tempat-tempat gelap dan senang bersarang di antara lembaran-lembaran arsip,
rak, lemari, laci-laci meja, serta sudut-sudut ruang. Jenis serangga yang gemar makan kertas
adalah rayap, kutu buku, serta kecoa. Kerusakan karena faktor lingkungan, seperti kelembaban
dan cahaya yang terlalu gelap dan sebab-sebab lainnya. Berdasarkan permasalahan yang sangat
mungkin timbul seperti di atas perlu dilakukan pengelolaan surat berupa digitalisasi register
dengan mengubah pengelolaan berbasis paperbased menjadi paperless yang berbasis elektronik
yang kemudian dapat dijadikan suatu basis data yang menunjang informasi persuratan di Kantor
Wilayah BPN Provinsi Nusa Tenggara Barat.
