Dalam pelaksanaannya, Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran bertanggungjawab terhadap pelayanan permohonan peralihan hak di Kantor Pertanahan Kabupaten Merangin demi mewujudkan pelayanan yang prima bagi masyarakat sebagai pemohon. Namun dalam praktiknya masih terdapat pemohon menunggu lama dalam melaksanakan permohonan peralihan hak karena lamanya proses pencarian buku tanah yang belum tertib dan sistematis mengakibatkan ketidakpuasan masyarakat terhadap pelayanan instansi dan menjadi tunggakan pada aplikasi KKP Kantor Pertanahan Kabupaten Merangin. Hal ini juga merupakan isu yang terlihat pada Kantor Pertanahan Kabupaten Merangin. Isu yang ada pada Kantah Kabupaten Merangin masih terjadi karena masih kurangnya penyusunan buku tanah yang sistematis dan inovasi setiap petugas dalam melaksanakan semua tugasnya. Untuk itu, berdasarkan penjelasan di atas, Penulis akan melakukan Aktualisasi dan Habituasi nilai-nilai dasar PNS dengan judul “Optimalisasi Penyusunan Buku Tanah Berdasarkan Database Indeks Berbasis Microsoft Excel di Kantor Pertanahan Kabupaten Merangin”.

Untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan, dari faktor internal Kementerian ATR/BPN melakukan perbaikan-perbaikan, baik pada sistem maupun pada dokumen pertanahan yang telah terdata. Kantor Pertanahan Kabupaten Wonogiri sebagai bagian unit kerja dari Kementerian ATR/BPN saat ini juga sedang melakukan transformasi digital dengan melakukan digitalisasi dokumen surat ukur dan buku tanah. Hingga saat ini, progress dari digitalisasi surat ukur/gambar situasi dirasa masih belum optimal. Hal ini bisa terlihat dari masih banyaknya surat ukur/gambar situasi yang belum terdigitalisasi (scan dan upload) di sistem KKP (Komputerisasi Kegiatan Pertanahan) yang baru mencapai 17,47%. Padahal selain sebagai wujud dari transformasi digital, digitalisasi surat ukur/gambar situasi juga memegang peran dalam menunjang penyelesaian kegiatan K4. Dengan demikian, maka diperlukan penyelesaian berupa optimalisasi digitalisasi surat ukur/gambar situasi di Kantor Pertanahan Kabupaten Wonogiri.

Dari permasalahan tersebut Penulis berpendapat bahwa alasan masyarakat belum mengetahui secara detail tentang proses dan syarat apa saja yang dibutuhkan dalam mengajukan permohonan perubahan hak atas tanah dari Hak Guna Bangunan menjadi Hak Milik disebabkan karena adanya faktor internal yaitu belum optimalnya layanan informasi dan publikasi kepada masyarakat. Sehingga dibutuhkan solusi penyelesaian agar masyarakat dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai detail prosedur perubahan hak atas tanah tersebut. Serta dengan adanya solusi penyelesaian tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan peran, tugas, dan fungsi dari Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kota Salatiga. Berdasarkan uraian latar belakang diatas, penulis mengambil judul aktualisasi “Optimalisasi Penyebaran Informasi mengenai Prosedur Permohonan Perubahan Hak atas Tanah dari Hak Guna Bangunan menjadi Hak Milik di Kantor Pertanahan Kota Salatiga”.

Kondisi yang ada pada bidang Pengendalian dan Penanganan Sengketa Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu saat ini, sudah ada proses pengarsipan dokumen administrasi berupa surat keluar dan surat masuk dalam bentuk konvensional, sedangkan pengarsipan secara digital belum dilakukan. Apabila pengarsipan surat masuk dan surat keluar hanya dilakukan secara konvensional dan tidak dibarengi dengan pengarsipan secara digital maka akan berakibat pada dokumen administrasi yang tidak tertata rapi dan lama kelamaan dokumen administrasi akan semakin menumpuk. Hal ini akan memberikan dampak lambatnya pencarian data dokumen atau berkas, data akan mudah hilang, berkas mudah lapuk karena kondisi ruangan lembab dan kemungkinan berkas akan terkena rayap. 2 Berkaca pada permasalahan yang ada pada Bidang Pengendalian dan Penanganan Sengketa di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu atas dasar pembuatan rancangan aktualisasi penulis berinisiatif untuk melaksanakan “Digitaliasi Arsip Dokumen Administrasi Bidang Pengendalian dan Penanganan Sengketa menggunakan Google Drive pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Bengkulu” yang diharapkan dapat digunakan dalam pertanggungjawaban kegiatan maupun pencarian bahan bukti yang lebih mudah, efektif dan efisien sebagai bentuk implementasi nilai smart ASN yaitu memiliki karakter yang efektif, efisien, inovatif dan memiliki kinerja yang bermutu, dalam penyelenggaraan program pemerintah.

Berdasarkan pengalaman dan observasi penulis di Kantor Pertanahan Kabupaten Karanganyar, saat ini terdapat beberapa praktik penyelenggaraan pelayanan publik yang berjalan dengan baik di antaranya adalah terselenggaranya pengelolaan sumber daya manusia yang baik dalam hal presensi digital, pembangunan zona integritas yang menyeluruh dan diupayakan oleh seluruh pegawai, penerapan kedisiplinan pada prosedur pelayanan publik di area loket dan sentralisasi akses data pengukuran. Namun demikian, meskipun telah berjalan dengan baik, pada praktiknya masih terdapat beberapa hal yang perlu dioptimalisasi seperti status keberadaan berkas fisik termasuk persyaratannya, belum sistematisnya data surat tugas pengukuran, masih belum optimalnya kualitas data surat ukur, persil dan bidang tanah dan berkas tunggakan yang belum terselesaikan.

Di Kantor Pertanahan Kabupaten Sragen sendiri hingga saat ini baru terdapat satu desa yang sudah dideklarasikan sebagai desa lengkap. Hal tersebut terjadi karena beberapa faktor, untuk faktor yuridis karena adanya ketidakcocokan antara data fisik dengan data elektronik di aplikasi GeoKKP seperti salah nomor Buku Tanah, Surat Ukur, maupun Nomor Berkas. Hal tersebut terjadi karena adanya pihak ketiga yang ikut mengerjakan entry data. Untuk faktor spasial karena belum semua data spasial bidang tanah bisa terpetakan terutama untuk hak atas tanah yang tahun lama, ditemukannya bidang tanah yang saling tumpang tindih, dan keterbatasan referensi peta pendaftaran terutama untuk hak atas tanah yang tahun lama. Dari permasalahan tersebut Penulis berpendapat bahwa seharusnya Kantor Pertanahan Kabupaten Sragen menambah desa yang dideklarasikan sebagai desa lengkap karena dengan terdeklarasinya desa lengkap dapat menjadi langkah awal yang akan berguna untuk kemudahan pekerjaan di Kantor Pertanahan Kabupaten Sragen pada masa yang akan datang. Namun, melihat banyaknya faktor yang menghambat pencapaian deklarasi desa lengkap tersebut, maka dibutuhkan inovasi yang kreatif untuk mempercepat proses dari tahapan deklarasi desa lengkap. Serta dengan adanya solusi penyelesaian tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan peran, tugas, dan fungsi dari Seksi Survei dan Pemetaan di Kantor Pertanahan Kabupaten Sragen.

Terdapat tiga isu yang dipilih oleh Penulis, lalu dari ketiga isu tersebut akan di pilih satu isu utama yang akan dijadikan bahan aktualisasi dengan menggunakan metode tapisan isu serta teknik-teknik yang akan menghasilkan satu isu utama yang akan di bahas lebih rinci dan detail serta akan diaktualisasikan di tempat kerja. Isu aktual terpilih yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Blora yang akan dibahas dalam rancangan aktualisasi ini yaitu belum akuratnya kesesuaian data dalam Aplikasi Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP) Dengan Data Fisik Buku Tanah Di Kantor Pertanahan Kabupaten Blora.

Permasalahan yang terjadi di Kantor Pertanahan Kabupaten Tanjung Jabung Timur, khususnya seksi II adalah belum optimalnya layanan informasi hak dan kewajiban pemegang Hak atas tanah. Informasi yang tersedia di loket pelayanan Kantor Pertanahan Kabupaten Tanjung Jabung Timur hanya berupa brosur informasi tentang pendaftaran tanah untuk pertama kali, pendaftaran tanah-tanah yang sudah bersertipikat, dan informasi mengenai tarif biaya pelayanan pertanahan, sehingga seluruh lapisan masyarakat belum teredukasi tentang pentingnya kesadaran akan hak dan kewajiban pemegang Hak atas Tanah. Padahal, seksi II Penetapan Hak dan Pendaftaran adalah gerbang awal hak atas tanah berasal, sehingga harus diupayakan pemberian informasi mengenai Hak dan Kewajiban pemegang hak atas tanah tersebut sudah diterima seutuhnya oleh masyarakat sebelum memperoleh hak atas tanah. Seksi II Penetapan Hak dan Pendaftaran juga sebagai pemelihara data pendaftaran tanah membutuhkan keterlibatan masyarakat secara continue untuk menjaga dan melindungi hak atas tanah yang ada padanya. Oleh karena itu, edukasi hak dan kewajiban masyarakat dalam mengetahui hak dan kewajibannya atas tanah menjadi sangat penting.

Tata kearsipan Gambar Ukur di bagian Seksi Survey dan Pemetaan suah seharusnya dikelola oleh pegawai khusus arsip. Dalam pengelolaan 7 penyimpanan arsip Gambar Ukur menggunakan sistem numerik/nomor. Proses penyimpanan meliputi pemisahaan berdasar desa, dan juga ketentuan-ketentuan yang akan memudahkan dalam penyusunan dan pencarian dikemudian hari. Pemeliharaan mencakup pemeliharaan, pembersihan dan pengaturan suhu ruangan. Proses peminjaman arsip dalam penemuan kembali arsip sudah terklasifikasi sesuai desa dan periode tahun, namun masih disayangkan dalam proses peminjaman arsip belum dikelola dengan baik. Arsip Gambar Ukur merupakan arsip abadi, sehingga tidak dilakukan prosedur pemusnahan maupun penyusutan. Fasilitas kearsipan meliputi alat penunjang menyimpan arsip dan ruangan arsip masih perlu ditingkatkan lagi dan pegawai kearsipan yang masih harus terus diperbaiki kinerjanya supaya pengelolaan bisa berjalan dengan seharusnya.

Arsip dokumentasi tersebut disusun berdasarkan jenis sektornya dan tidak berdasarkan tahun ataupun abjad sehingga cukup sulit dan membutuhkan waktu lama untuk mencari dan menemukan arsip dokumentasi kegiatan pengadaan tanah tertentu. Arsip dokumentasi yang masih manual dan berbentuk kertas tersebut berkemungkinan untuk kotor, sobek atau hilang. Kondisi tersebut apabila tidak segera diatasi dapat berdampak buruk dan menjadi hambatan atau kendala dalam melaksanakan tugas dan fungsi Bidang Pengadaan Tanah dan Pengembangan di Kantor Wilayah BPN Provinsi Jawa Tengah sehingga dibutuhkan alternatif pemecah isu seperti digitalisasi arsip dokumentasi pengadaan tanah dari bentuk manual menjadi bentuk digital yang mudah diakses oleh seluruh pegawai di manapun dan kapanpun. Digitalisasi arsip dokumentasi tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan peran, tugas dan fungsi Bidang Pengadaan Tanah dan Pengembangan di Kantor Wilayah BPN Provinsi Jawa Tengah dan mewujudkan terlaksananya smart governance (tata kelola pemerintahan cerdas) yang bertujuan untuk mewujudkan 5 peningkatan kinerja pelayanan publik, kinerja birokrasi pemerintah dan kinerja efisiensi kebijakan publik.