Dalam pelaksanaan program tersebut masih terdapat banyak tantangan untuk melakukan pelayanan yang maksimal. Salah satunya mengenai transparansi perkembangan berkas Pertimbangan Teknis Pertanahan. Pemerintah telah menetapkan jangka waktu penyelesaian berkas selama maksimal 10 hari. Namun masih terdapat beberapa pemohon yang bertanya mengenai perkembangan berkas yang diajukan. Oleh karena itu penulis melakukan kegiatan Aktualisasi “Transparansi Perkembangan Berkas Permohonan Pertimbangan Teknis Pertanahan Melalui Google Spreadsheet di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo” sebagai gagasan kreatif dalam memecahkan masalah yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Purworejo dan dilaksanakan dengan Core Values ASN Ber-Akhlak, yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif. Kegiatan ini juga mendukung pelaksanaan tugas jabatan dengan menggunakan perspektif smart ASN yaitu memiliki kemampuan untuk mengikuti dan beradaptasi dengan perubahan transformasi digital sesuai tugas dan fungsi jabatan.

Kantor Pertanahan Kabupaten Rembang terdiri dari beberapa seksi, salah satunya adalah seksi Survei dan Pemetaan. Seksi Survei dan Pemetaan memiliki tugas melaksanakan pengukuran dan pemetaan bidang dan ruang, pemeliharaan kerangka dasar kadastral nasional dan pengukuran batas administrasi dan Kawasan, pengukuran dan pemetaan dasar, survei dan pemetaan tematik bidang dan kawasan pertanahan dan ruang serta pembinaan tenaga teknis dan surveyor berlisensi. Dalam melaksanakan tugasnya Seksi Survei dan Pemetaan tidak lepas dari Aplikasi KKP. Salah satu kegiatan yang dilaksanakan pada aplikasi ini yaitu pemetaan, namun tidak semua bidang tanah yang sudah terdaftar telah terpetakan pada aplikasi ini. Hal ini terjadi karena adanya kemajuan teknologi, kemajuan alat, ilmu dan pengetahuan yang semakin bertambah. Keadaan ini akan menimbulkan beberapa bermasalahan apabila tidak segera ditindaklanjuti. Dalam melaksanakan pemetaan petugas hanya mengacu pada aplikasi KKP saat pengecekan bidang tanah yang akan didaftar, sedangkan arsip warkah data spasial dan data tekstual belum seluruhnya terintegrasi dengan aplikasi KKP dan 4 beberapa bidang tanah di aplikasi tersebut belum terposisikan sesuai koordinatnya di lapangan. Hal ini tentu saja akan berpotensi menimbulkan berbagai permasalahan salah satunya yaitu terjadinya tumpang tindih antar bidang tanah bahkan terbit sertifikat ganda. Oleh karena itu, pemetaan bidang bidang tanah terdaftar yang belum terpetakan perlu dilakukan, khususnya pada lokasi kegiatan Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) agar tidak terjadi permasalahan dikemudian hari. Untuk mewujudkan hal tersebut, pada kegiatan aktualisasi ini penulis mengangkat judul “Peningkatan Kualitas Data Bidang Tanah Terdaftar (K4) di Kantor Pertanahan Kabupaten Rembang”.

Salah satu dari pemanfaatan era teknologi adalah dalam hal pelayanan pemecahan bidang. Tanah merupakat aset penting yang harus dijaga kepemilikannya. Tanah yang luas harus mendapatkan kepastian hukum kepemilikannya.suatu tanah yang luas berada dalam satu sertifikat maka dapat diajukan pemecahan bidang sertifikatnya guna mempermudahn penguasaan ataupun jika terjadi proses jual beli pasti memerlukan sertifikat pecahannya. Pemecahan bidang atau pecah sertifikat merupakan salah satu pelayanan yang ada di kantor pertanahan kota Jambi, berdasarkan data dari KKP2 penulis menemukan banyaknya permohonan pemecahan bidang di kantor pertanahan kota jambi adalah 406 permohonan. Kurangnya pemahaman masyrakat tentang persyaratan administrasi dalam proses pemecahan bidang ini harus diperbaiki.

Dampak lain akan kurang optimalnya mediasi sebagai penyelesaian sengketa pertanahan di masyarakat adalah rusaknya citra instansi khususnya Kantor Pertanahan Kota Surakarta. Semakin banyaknya perkara yang melibatkan Kantor Pertanahan Kota Surakarta di peradilan tentu akan berujung rendahnya kepercayaan masyarakat pada kinerja Kementerian ATR/BPN khususnya Kantor Pertanahan Kota Surakarta. Selain yang disebutkan diatas penyelesaian sengketa dengan proses mediasi merupakan salah satu bentuk penerapan Manajemen ASN sesuai dengan Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. Pada pasal 10 UU ASN disebutkan bahwa salah satu fungsi ASN adalah perekat dan pemersatu bangsa. Dengan penyelesaian yang menguntungkan kedua belah pihak maka akan semakin kecil terjadinya gesekan masyarakat. Dibutuhkan penyebaran informasi terkait mediasi melalui media informasi khususnya media sosial maupun media cetak berupa leaflet dan banner untuk mengoptimalkan pelayanan mediasi di Kantor Pertanahan Kota Surakarta. Oleh sebab itu penulis membuat judul rancangan aktualisasi yaitu “Optimalisasi Penggunaan Media Informasi Sebagai Sarana Penyebaran Informasi Pelayanan Mediasi Dalam Penyelesaian Sengketa Pertanahan Pada Kantor Pertanahan Kota Surakarta”

Lamanya waktu yang dibutuhkan, ketidakjelasan, dan biaya kepengurusan sertipikat tanah merupakan contoh dari keluhkan masyarakat dalam pelayanan di bidang pertanahan. Hal ini terjadi karena belum optimal ditaatinya standar waktu dan biaya yang telah ditetapkan sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Pelayanan Dan Pengaturan Pertanahan. Dalam rangka mendukung pemerintah untuk mewujudkan pelayanan publik yang cepat, mudah, transparan, pasti, terjangkau dan untuk mewujudkan good governance, maka dilakukan reformasi birokrasi pada area 2 pelayanan pertanahan. Reformasi birokrasi pada area pelayanan tersebut dilaksanakan dengan menerapkan SOP, SPM dan peningkatan partisipasi masyarakat dalam pelayanan pertanahan.

Hal tersebut merupakan indikasi dari kurang optimalnya penataan arsip pada seksi pengadaan tanah dan pengembangan pada Kantor Pertanahan Kota Surakarta. Apabila hal ini dibiarkan dan tidak segera dicarikan penyelesainnya maka memiliki risiko tinggi dari segi keamanan berkasseperti berkas akan rusak ataupun usang dimakan waktu dan berpotensi hilang sehingga sangat perlu dilakukan penataan arsip secara fisik maupun pengarsipan secara digital. Selain yang disebutkan di atas pengelolaan arsip berkas pengadaan tanah merupakan salah satu bentuk penerapan Manajemen ASN sesuai dengan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN). Pada Pasal 10 UU ASN menjelaskan bahwa salah satu fungsi ASN adalah sebagai pelaksana kebijakan publik. Dengan adanya pengelolaan arsip maka akan terwujud keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh 15 sebab itu penulis membuat judul Rancangan Aktualisasi yaitu “Digitalisasi Arsip Pengadaan Tanah Untuk Kepentingan Umum Pada Seksi Pengadaan Tanah Dan Pengembangan Di Kantor Pertanahan Kota Surakarta”

Untuk itu diperlukan pengarsipan dengan baik, Pengarsipan menurut saya bukan hanya bentuk fisik data maupun dalam bentuk file yang disimpan di komputer, akan tetapi juga diperlukan salinan data di tempat penyimpanan ekternal atau penyimpanan portable yang dijaga keamananya. Penyimpanan portable dapat menjadi media penyimpanan data yang dapat menyalin data dengan jumlah besar. Dengan demikian ketika data yang ada di komputer hilang dan lain sebagainya penyimpanan portable bisa untuk mengamankan data. Untuk itu penulis pengangkat judul laporan aktualisasi untuk melalukan penyimpanan data melalui penyimpanan ekternal yang berjudul “Alat penyimpanan portable ”Optimalisasi Pengarsipan Data Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan Secara Sistematis Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Wonogiri”

Sesuai dengan konsep SMART ASN bahwasannya perlu adanya peningkatan kreatifitas, efektivitas, efisiensi dan inovasi dalam bidang komunikasi dan informasi maka dari itu penulis ingin menyediakan sarana untuk peningkatan akses informasi layanan permohonan kepada masyarakat secara lebih luas. Dengan pemanfaatan teknologi digital penulis akan menyajikan informasi-informasi terkait pelayanan permohonan berupa syaratsyarat layanan, informasi biaya dan waktu layanan, serta forumulir/berkas yang harus diisi pemohon dalam bentuk google drive yang selanjutnya dapat diakses melalui QR-Code. Selanjutnya QR-Code tersebut akan disebarkan melalui media social Kantor Pertanahan Kota Jambi, Web, banner dan brosur di Kantor Pertanahan Kota Jambi. Dengan adanya QR-Code yang disebarluaskan via online diharapkan masyarakat dapat mengakses atau mengetahui syarat prosedur dan kelengkapan berkasnya tanpa harus datang terlebih dahulu ke Kantor Pertanahan Kota Jambi. QR-Code layanan permohonan juga dapat menjadi media/sarana bagi petugas Kantor Pertanahan Kota Jambi dalam memberikan informasi kelengkapan berkas dengan demikian kesalahpahaman informasi bisa diminimalisir.

Pertimbangan Teknis Pertanahan adalah pertimbangan yang memuat hasil analisis teknis penatagunaan Tanah yang meliputi ketentuan dan syarat penguasaan, pemilikan, penggunaan, dan/atau pemanfaatan Tanah dengan memperhatikan Rencana Tata Ruang, sifat dan jenis hak, kemampuan Tanah, ketersediaan Tanah serta kondisi permasalahan pertanahan. Pertimbangan Teknis Pertanahan ini dapat diperoleh dari Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota tempat tanah itu berada. Kegiatan Perimbangan Teknis Pertanahan ini merupakan salah satu kegiatan rutin di Kantor Pertanahan Kabupaten Purbalingga. Permohonan Pertimbangan Teknis Pertanahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Purbalingga selama tahun 2021, berjumlah 116 berkas permohonan. Sedangkan untuk tahun 2022 dari Januari sampai dengan Juni 2022 sudah mencapai 82 berkas permohonan. Melihat dari jumlah permohonan yang banyak tersebut, maka untuk setiap kegiatan selesai akan menghasilkan Arsip yang cukup banyak juga. Di Kantor Pertanahan Kabupaten Purbalingga, penyimpanan Arsip Pertimbangan Teknis Pertanahan ini masih dilakukan secara konvensional, yaitu dengan menyimpan Arsip di rak yang tersedia di ruangan Seksi Penataan dan Pemberdayaan. Seiring berjalannya waktu, akan terjadi penumpukan berkas Arsip Pertimbangan Teknis Pertanahan yang akan mengakibatkan sulitnya jika ingin mencari Arsip yang telah selesai untuk keperluan tertentu, berkas Arsip yang rentan rusak atau bahkan hilang. Oleh karena itu, maka diperlukan Optimalisasi Penyimpanan Arsip Pertimbangan Teknis Pertanahan menggunakan Google Drive sebagai Media Penyimpanan Online di Kantor Pertanahan Kabupaten Purbalingga.

Berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Nomor 27 tahun 2020 tentang Rencana Strategis Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Tahun 2020-2024 didalamya di jelaskan bahwa berdasarkan evaluasi Renstra kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Tahun 2014-2019 terdapat beberapa permasalahan yang harus direspon dan diselesaikan dalam lima tahun ke depan salah satunya adalah lambatnya kinerja reformasi Birokrasi (RB). kondisi pada tahun 2014, nilai RB berada pada angka 10 52,41. Selang 5 tahun berjalan capaian tahun 2019 adalah 73,32. Sehingga, untuk mewujudakn visi menjadi institusi berstandar dunia, Nilai RB perlu ditingkatkan. Salah satu strategis beserta indikator kinerja Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional yang menjadi tanggung jawab Menteri dan Wakil Menteri yaitu pelayanan publik dan Tata Kelola kepemerintahan yang berkualitas dan berdaya saing dengan sasaran strategis yaitu terwujudnya tata kelola kelembagaan yang komprehensif dan berstandar kepemerintahan yang baik dengan tujuan untuk mampu menghasilkan dan memberikan impact yang positif bagi masyarakat Maka diharapkan melalui aktualisasi ini, hal yang bersifat manual dapat berubah menjadi lebih digital untuk membantu memudahkan kinerja dan proses pelayanan publik yang lebih baik lagi dalam rangka mewujudkan smart governance melalui smart ASN yang bernilai dasar berAkhlak.