ditemukan berbagai macam permasalahan kualitas data bidang tanah. Permasalahan tersebut diantaranya, masih banyak data bidang tanah anomali, masih banyaknya bidang Kluster 4 (K4) yang belum terpetakan serta masih adanya tunggakan pelayanan pertanahan harian. Data bidang tanah anomali merupakan bidang tanah bermasalah yang diakibatkan oleh bidang tanah yang saling tumpang tindih, perbedaan bentuk bidang dengan surat ukur, perbedaan luas bidang tanah pada peta pendaftaran digital dengan surat ukur. Berdasarkan data Paparan Evaluasi dan Peningkatan Kualitas Output PTSL Provinsi Nusa Tenggara Barat yang dilaksanakan di Senggigi, Kabupaten Lombok Barat, tanggal 20-22 Juni Tahun 2022, jumlah bidang anomali di Kota Mataram sebanyak 447 bidang PTSL yang terindikasi tumpang tindih. Angka tersebut akan menjadi semakin besar jika digabungkan dengan bidang diluar PTSL yang terindikasi tumpang tindih. Jumlah yang cukup banyak tersebut berdampak pada kegiatan atau program yang sedang berjalan atau akan berjalan menjadi terlambat sehingga berdampak pada lambatnya pelayanan kepada masyarakat. Selain itu, banyaknya anomali data bidang tanah dapat menghambat terwujudnya desa/kelurahan lengkap. Untuk itu, perlu dilakukan pebaikan anomali data bidang tanah guna mendukung percepatan peningkatan kualitas data, baik aspek geometrik maupun aspek kelengkapan tema (atribut) serta informasi 3 dimensi yang merupakan arahan strategis dalam Rencana Strategis Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Tahun 2020-2024. 3 Perbaikan tersebut dapat dilakukan dimulai dari analisis kategori tumpang tindih, hingga perbaikan data menggunakan peta dasar perdaftaran terbaru yang valid.

Pada kenyataanya terdapat hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan kebijakan publik tersebut yaitu adanya perbedaan pemahaman terhadap Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 21 Tahun 2020 Tentang Penanganan dan Penyelesaian Kasus Pertanahan yang disebabkan belum adanya aturan kebijakan dalam pelaksanaan prosedur yang dimaknai sebagai petunjuk teknis. Adanya perbedaan pemahaman menyebabkan penanganan dan penyelesaian kasus pertanahan kurang optimal yang berpengaruh pula pada kualitas hasil penanganan dan penyelesaian kasus pertanahan. Oleh karena itu, dalam memenuhi serta memecahkan permasalahan tersebut, tujuan dari aktualisasi ini adalah Pembuatan Buku Panduan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 21 Tahun 2020 Tentang Penanganan dan Penyelesaian Kasus Pertanahan yang terdiri dari 3 (tiga) bab yaitu Penanganan dan Penyelesaian Sengketa Pertanahan, Penanganan Perkara Pertanahan dan Penyelesaian Masalah Tumpang Tindih. Pembuatan buku panduan diharapkan dapat memenuhi kekosongan sementara atas petunjuk teknis agar dapat menghadirkan kesepahaman prosedur pelaksanaan serta meningkatkan kualitas hasil pelayanan.

Pendaftaran tanah diselenggarakan oleh Badan Pertanahan Nasional yang diwakili oleh Kantor Pertanahan di tingkat kabupaten/kota. Pendaftaran tanah bertujuan untuk memberikan kepastian hukum dan perlindungan hukum kepada pemegang hak atas suatu bidang tanah, satuan rumah susun dan hak-hak lain yang terdaftar agar dengan mudah dapat membuktikan dirinya sebagai pemegang hak yang bersangkutan, menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan termasuk pemerintah agar dengan mudah dapat memperoleh data yang diperlukan dalam mengadakan perbuatan hukum mengenai bidangbidang tanah dan satuan-satuan rumah susun yang sudah terdaftar, dan terselenggaranya tertib administrasi pertanahan.

Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Bangka Barat perlu dilakukan optimalisasi kendali berkas peralihan hak yang dapat mempercepat pelayanan peralihan hak serta dapat mengontrol peralihan hak yang masuk agar sesuai dengan SOP yang ada. Oleh karena itu, terdapat isu yang sekiranya segera untuk ditangani, fokus permasalahan yang harus segera ditangani adalah “Optimalisasi Kendali Berkas Permohonan Peralihan Hak di Kantor Pertanahan Kabupaten Bangka Barat” dan perlunya penyelesaian masalah dituangkan pada hasil aktualisasi bagi CPNS di Kementerian Agraria dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional.

Tantangan dan permasalah yang penulis amati di satker (satuan kerja) tempat penulis melaksanakan aktualisasi adalah mengenai Pelayanan Permohonan Pendaftaran Tanah Pertama Kali Pengakuan/Penegasan Hak Melewati Jangka Waktu, Permohonan Blokir Sertipikat yang Telah didaftar Tidak Bisa ditindaklanjuti Pemblokirannya, Proses Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik Melebihi Jangka Waktu. Dari beberapa permasalahan tersebut, penulis dan mentor memilih Pelayanan Permohonan Pendaftaran Tanah Pertama Kali Pengakuan/Penegasan Hak Melewati Jangka Waktu sebagai permasalahan yang mendesak, serius dan berdampak luas apabila dibiarkan.

Berdasarkan pengamatan penulis di Kantor Badan Pertanahan Kabupaten Polewali Mandar, Pelayanan peminjaman dan pengembalian buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Polewali Mandar masih menggunakan sistem manual atau dicatatkan di dalam buku pelayanan. Hal ini menyebabkan kesulitan untuk menemukan data peminjaman dan pengembalian terhadap buku tanah yang dibutuhkan dikemudian hari karena banyaknya data di buku manual yang harus dibaca satu persatu. Selain itu, hal ini juga hal ini juga turut menyebabkan beberapa buku tanah yang tidak diketemukan padahal di data buku pelayanan manual tidak ada data peminjaman untuk pengeluaran buku tanah. Ini merupakan bentuk ketidakadaan sinkronisasi dari data di buku manual dan kondisi fisik buku tanah yang ada.

Warkah yang dalam kuantitas yang banyak tersebut dalam pengelolaannya sering pula ditemukan kendala sulit untuk dilakukan pencarian warkah dikarenakan sistem pengelolaan pengarsipan yang tidak teratur serta tidak jarang ditemui juga warkah-warkah yang tidak lengkap. Hal itu disebabkan pengelolaan arsip/warkah yang tidak terprosedur dengan baik dari proses penyusunan, 4 penyimpanan dan dalam proses pencarian warkah. Kemudian faktor lainnya yang menimbulkan pengelolaan warkah yang kurang optimal dikarenakan kurangnya kuantitas maupun kompetensi dari sumber daya manusia di kantor pertanahan terkhusus di bagian arsip yang hanya dua orang PPNPN. Faktor mengenai fasilitas ruang arsip pun juga menyebabkan masalah tersebut karena kondisi ruang arsip yang belum memadai untuk penerimaan warkah kedepannya. Belum adanya prosedur dalam pengelolaan warkah inilah yang menjadi tantangan tersendiri bagi Kantor Pertanahan Kota Banjar untuk menciptakan strategi agar warkah tersebut dapat dikelola secara baik dan tepat.

Kegiatan Redistribusi Tanah terdiri dari tahapan yaitu persiapan dan perencanaan, penyuluhan, inventarisasi dan identifikasi obyek dan subyek, pengukuran dan pemetaan, sidang panitia pertimbangan landreform, penetapan obyek dan subyek, penerbitan surat keputusan redistribusi tanah, pembukuan hak dan penerbitan sertifikat. Pada bidang penataan dan pemberdayaan tata kelola arsip dan berkas terkait kegiatan redistribusi tanah yang telah dilaksanakan dirasa masih belum optimal. Hal ini dilihat dari beberapa dokumen yang berbentuk fisik seperti SK penetapan lokasi, SK pelaksana kegiatan, SK penetapan obyek redistribusi dan beberapa lampiran lainnya belum tertata rapi dan kelihatan tidak beraturan yang disimpan di dalam lemari kantor. Hal ini menyebabkan dokumen rentan rusak atau hilang, selain itu belum adanya file digital dalam satu tempat penyimpanan terkait dokumen tersebut, menyebabkan pencarian data membutuhkan waktu yang lebih lama karena harus mencari melalui dokumen fisik. Berangkat dari hal itulah, penulis berinisiatif untuk mengangkat isu tersebut dengan judul “Optimalisasi Tata Kelola Penyimpanan Arsip Redistribusi Tanah pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Nusa Tenggara Barat” sebagai bentuk kegiatan aktualisasi di tempat kerja dengan harapan kegiatan yang akan dilakukan penulis dapat membawa hal positif sesuai dengan kedudukan dan peran PNS untuk mendukung terwujudnya smart governance.

Demi mewujudkan hal tersebut sangat diperlukan peran dari masyarakat sebagai pemohon itu sendiri. Berbagai tahapan yang harus dilaksanakan sebelum berkas permohonan dapat dikerjakan yaitu mulai dari penyerahan berkas secara lengkap ke loket penerimaan sampai pada tahap penyelesaian proses berkas. Salah satu dari proses tersebut adalah melakukan pembayaran PNBP (penerimaan negara bukan pajak). Pembayaran PNBP ini dilakukan agar berkas masuk dapat diperoses lebih lanjut. Sistem pembayaran PNBP yang dilaksanakan di Kantor Pertanahan Kabupaten Buleleng yaitu pembayaran dilakukan dalam jangka waktu 1 sampai 3 hari dari berkas yang sudah di entry oleh petugas Kantor Pertanahan Kabupaten Buleleng. Apabila sudah lewat 3 hari dari berkas yang di entry maka masa pembayaran akan hangus yang mengakibatkan berkasn tersebut harus diakukan scan dan entry ulang. Hal seperti ini merupakan salah satu faktor penghambat dari dilaksanakan 3 proses berkas sehingga mengakibatkan pelayanan menjadi kurang efektif dan efisien. Sehingga mendorong pemohon dalam melakukan pembayaran PNBP sesuai dengan waktu yang ditentukan merupakan salah satu faktor pendukung terlaksananya proses pelayanan yang efektif dan efisien.