Dalam pelaksanaannya, Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran tidak hanya bertanggungjawab terhadap jalannya operasional secara back-office melainkan juga mencakup lingkup front-office (Loket Pelayanan Pertanahan) sebagai garda terdepan pelayanan publik di Kantor Pertanahan yang tersebar diseluruh kabupaten/Kota se-Indonesia demi mewujudkan pelayanan yang prima dan ramah bagi masyarakat sebagai pemohon. Namun dalam praktiknya masih terdapat inefisiensi waktu yang dialami oleh pemohon dalam melaksanakan Pendaftaran Tanah Pertama Kali. Baik dari segi menerima informasi serta dalam memenuhi persyaratan dalam kegiatan Pendaftaran Tanah Pertama Kali. Berdasarkan kasus tersebut, banyaknya masalah terkait inefisiensi waktu yang dialami oleh pemohon dalam melaksanakan Pendaftaran Tanah Pertama Kali disebabkan oleh beberapa faktor yang memengaruhi diantaranya: jauhnya jarak dan minimnya akses transportasi antara Kecamatan menuju lokasi Kantor Pertanahan Kabupaten Aceh Singkil, masyarakat belum dapat menyerap dengan baik pemberian informasi pelayanan Pendaftaran Tanah Pertama Kali yang berkaitan dengan pemberian hak milik perorangan, belum efektif dan informatifnya brosur layanan pertanahan yang terdapat di loket, rendahnya keinginan masyarakat untuk mengikuti akun media sosial kantor pertanahan yang memberikan informasi layanan pertanahan, serta masyarakat belum dapat menyerap dengan baik pemberian informasi layanan pertanahan yang diberikan petugas loket.

Hal ini haruslah mendorong para pegawai yang bertugas pada bagian loket penerimaan berkas permohonan surat keputusan (SK) pemberian hak milik pendaftaran pertama kali di Kantor Pertanahan Kabupaten Kotawaringin Barat untuk memiliki pengetahuan mendasar mengenai aturan maupun pemahaman yang baik. Begitupula mengenai aturan alir bagan termasuk pula persyaratan dokumen berkas juga telah diatur dalam Perkaban Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan. Kegiatan pelayanan permohonan surat keputusan (SK) pemberian hak milik untuk pendaftaran tanah pertama kali yang merupakan syarat penting penerbitan sertifikat di Kantor Pertanahan Kabupaten Kotawaringin Barat.

Saat ini Indonesia telah memasuki era revolusi industri 4.0, era dimana disrupsi teknologi digital semakin masif. Industri 4.0 atau revolusi industri keempat adalah istilah yang secara umum digunakan untuk tingkat perkembangan industri teknologi. Untuk tingkatan ini, berfokus pada teknologi-teknologi yang bersifat digital. Pada saat ini masyarakat menginginkan segala pengurusan dapat dilakukan dengan cepat, efektif dan efisien. Berdasarkan hal tersebut maka agar dapat melaksanakan pelayanan publik yang prima, dapat diterapkan layanan informasi secara digital mengenai pendaftaran tanah pertama kali (konversi dan pemberian hak) di Kantor Pertanahan Kabupaten Lampung Tengah guna mempermudah masyarakat untuk mengakses layanan informasi.

Kondisi tersebut tentu ditemukan di Kantor Pertanahan Kabupaten Penajam Paser Utara, dimana untuk literasi digital sendiri sebenarnya Kantor ini telah memilih media untuk melaksanakan pelayanan publik. Media tersebut terdiri atas Website Kantor, Media Sosial, Televisi Informasi, serta aplikasi milik kantor sendiri yaitu LouTaka. Adanya kelengkapan ini tentu diharapkan dapat membantu tugas dan fungsi seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa khususnya untuk penyebaran Informasi terkait permohonan aduan dan penanganan sengketa di 2 Kantor Pertanahan. Namun walaupun dilengkapi dengan media yang memumpuni penggunaanny masih belum optimal sebagaimana mestinya. Penyebabnya lebih kepada kurangnya kecakapan dalam penggunaan, dimana para ASN yang telah memiliki skill namun tetap kurang cakap dalam penggunaan Media Sosial tersebut. Di samping itu, kurangnya sumber daya manusia yang kurang juga mengakibatkan tidak dapatnya mengatasi semua tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Kekurangan ini juga menjadikan adanya pelaksanaan pekerjaan yang dianggap paling mendesak saja.

Hasil inventaris data base yang akan diaktualisasikan oleh penulis sekaligus untuk melaksanakan kebijakan pemeliharaan dan pengelolaan arsip Buku Tanah dan Surat Ukur yang mengacu pada Surat Edaran Nomor HR.02/155-400/II/2022 tentang Petunjuk Pemeliharaan dan Pengelolaan Arsip Buku Tanah dan Surat Ukur (Surat Edaran Terlampir pada Lampiran 1.1) 4 karena sampai dengan saat ini Kantor Pertanahan Kabupaten Muna belum melaksanakan kebijakan tersebut. Penulis menganggap perlunya respon pelaksanaan yang harus segera dilakukan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Muna pada surat edaran tersebut agar terciptanya sistem manajemen pemerintahan yang baik.

Pendokumentasian data pelaksanaan pengadaan tanah perlu dilakukan sebab dokumen-dokumen tersebut bersifat penting dan bisa saja dibutuhkan suatu saat nanti. Selama ini, penyimpanan dokumen pelaksanaan pengadaan tanah untuk pembangunan jembatan Babin masih dilakukan secara konvensional (paper based), dokumen ditumpuk ke dalam kontaiter box plastik dan juga beberapa masih tertumpuk di sudut ruangan seksi pengadaan tanah dan pengembangan kantor pertanahan Bintan. Hal ini tentu sangat berisiko sebab dokumendokumen tersebut bisa mengalami kerusakan maupun tercampur dengan dokumen lainnya, selain risiko mengalami kerusakan dokumen tersebut bisa saja hilang dikarenakan tidak adanya suatu sistem pencatatan mengenai aktifitas peminjaman dokumen baik untuk keperluan internal instansi.

Data grafik menunjukkan terjadi peningkatan permohonan SK pemberian Hak Pakai Instansi/Badan Usaha Pemerintah pada Kantah Manado sejak tahun 2019 hingga di pertengahan tahun 2022 yang diprediksi akan terus meningkat. Peningkatan jumlah permohonon ini berdampak pada ketidakefektivan pelayanan di loket Kantor Pertanahan Kota Manado, bercampurnya berkas permohonan SK pemberian Hak Pakai instansi dengan berkas lainnya, serta mengganggu privasi kerja di lingkup internal kantor karena untuk melakukan konsultasi dengan pihak instansi biasanya dilakukan di ruangan staff kantor. Berdasar pada isu di atas,penulis menggagas suatu gagasan aktualisasi yaitu Optimalisasi Pelayanan Pendaftaran Hak Pakai Tanah Instansi Melalui Loket Pojok Instansi pada Kantor Pertanahan Kota Manado. Gagasan ini diharapkan 2 mampu mendukung Indonesia menjadi Smart Governance melalui peran ASN yaitu melaksanakan pelayanan publik yang professional.

Gagasan Penulis sebagai penyelesaian dari isu “Belum Optimalnya Pemeliharaan dan Pembaruan Data Spasial serta Tekstual Tanah Kas Desa Sidomoyo pada Peta Pendaftaran yang tersedia di GeoKKP Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman” adalah Melakukan Plotting dan Validasi Bidang Tanah Kas Desa Sidomoyo Berdasar Interpretasi Citra Satelit 13 untuk Optimalisasi Pemeliharaan dan Pembaruan Peta Pendaftaran Desa di GeoKKP Kantor Pertanahan Kabupaten Sleman. Aktualisasi dari isu ini berkaitan dengan Manajemen ASN yaitu Mengoptimalkan peran ASN sebagai Pelayan Publik dengan menyediakan Peta Pendaftaran lengkap agar dapat melayani masyarakat lebih baik. Sedangkan untuk kaitannya dengan Smart ASN, pemeliharaan dan pembaruan bidang Tanah Kas Desa pada Peta Pendaftaran dapat mendukung transformasi digital dan transformasi birokrasi pada satuan kerja dengan menyediakan data yang lengkap sebagai bahan acuan pelayanan publik.

Selanjutnya, berdasarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021 bahwa Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) diperlukan kompetensi pembentukan karakter PNS yang profesional sesuai bidang tugas, kompetensi yang dimaksud adalah 9 mampu mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dalam pelaksanaan tugas jabatannya dan mampu mengaktualisasikan kedudukan dan peran PNS dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). CPNS diwajibkan untuk membuat rancangan aktualisasi sesuai dengan isu aktual yang ada pada satuan kerja.

Untuk percepatan pendaftaran tanah maupun untuk pelayanan publik. Transformasi menuju era digital juga dilakukan terhadap dokumen pertanahan yang menjadi salah satu faktor perndukung dalam penyelenggaraan administrasi pertanahan di era modern. Digitalisasi warkah pertanahan merupakan salah satu hal urgen untuk segera dilaksanakan. Kantor Pertanahan Kota Surabaya II telah dilakukan digitalisasi warkah di Tahun 2019 dengan menggunakan jasa pihak ketiga, namun saat ini masih ada warkah yang belum diarsipkan dalam bentuk digital.