Dalam pelaksanaan aktualisasi, peserta CPNS ditugaskan untuk membuat Laporan aktualisasi yang berkaitan dengan isu atau permasalahan yang muncul di lingkungan kerja. Berdasarkan identifikasi tapisan, analisis, dan alternatif penyelesaian isu, penulis menemukan adanya suatu masalah terkait “Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip Surat Keputusan pada Sub Bidang Umum dan Kepegawaian di lingkungan Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta timur”. Isu ini berkaitan erat dengan implementasi SMART ASN, dimana ASN mestinya mengembangkan digital culture dan digital skill dalam menjalankan pekerjaan. Dalam konteks ini, digital culture diwujudkan dalam menciptakan kebiasaan dan mengembangkan perilaku untuk melakukan pekerjaan melalui pemanfaatan teknologi. Digital skill diwujudkan dengan memiliki kapasitas untuk menggunakan tekonologi demi memudahkan pekerjaan.

Kantor Pertanahan Kabupaten Gunungkidul saat ini mempunyai Layanan Plotting Validasi Online Bidang Tanah secara online yang dikirim melalui aplikasi WhatsApp. Layanan tersebut sebagai salah satu bentuk mewujudkan peran dan fungsi ASN sebagai pelayan publik dan mampu beradaptasi dengan perubahan zaman. Namun masih ada kekurangan dalam layanan tersebut yaitu belum optimalnya pencatatan data hasil Layanan Plotting Validasi Online bidang tanah. Sehingga ada dampak yang ditimbulkan dari isu tersebut. Dampak yang ditimbulkan yaitu pelaksanaan Plotting Validasi Online berjalan kurang efisien dan efektif, kesulitan dalam monitoring hasil plotting validasi online, pencatatan yang tidak lengkap menjadikan masyarakat juga terkena dampak. Karena jika ada permohonan yang belum berhasil ter-validasi petugas yang lain tidak akan mengetahui, sehingga permohonan tidak terselesaikan. Aktualisasi yang disusun ini selain untuk menginternalisasi nilai-nilai dasar ASN juga untuk memberikan solusi atas dasar isu tersebut dengan optimalisasi.

Berdasarkan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 1 Tahun 2021, Calon Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat CPNS adalah warga negara Indonesia yang lolos seleksi pengadaan PNS, diangkat dan ditetapkan oleh PPK, serta telah mendapatkan persetujuan teknis dan penetapan nomor induk pegawai. CPNS berdasarkan aturan tersebut, wajib melalui proses pendidikan dan pelatihan, yang bertujuan untuk mempersiapkan CPNS sebagai bagian dari ASN agar menjadi PNS yangprofesional dan memiliki nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK yakni nilai berorientasi pelayanan, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif dan dan kolaborati. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK menjadi dasar penguatan budaya kerja di instansi pemerintah untuk mendukung pencapaian kinerja individu dan tujuan organisasi/ instansi menurut Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Repiblik Indonesia Nomor 20 Tahun 2021 tentang implementasi Core Value dan Employer Branding Aparatur Sipil Negara. Surat edaran tersebut juga menjelaskan panduan perilaku (kode etik) dari masing-masing nilai- nilai dasar BerAKHLAK dengan Employer Branding ASN yaitu “Bangga Melayani Bangsa”.

Untuk mewujudkan ASN yang memiliki dan menerapkan dengan baik nilainilai di atas, pemerintah melalui Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara mewajibkan untuk setiap Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) mengikuti pendidikan dan pelatihan yang terintegrasi selama 1 (satu) tahun masa percobaan. Hal tersebut dimaksudkan untuk membangun ASN yang memiliki integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Sesuai dengan Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara No.14 Tahun 2022 tentang Kurikulum Pelatihan Dasar Calon Pegawai Sipil Negara salah satu agenda dalam pendidikan dan pelatihan yang terintegrasi adalah CPNS melakukan penerapan kegiatan atas apa yang telah dipelajarinya selama pelatihan dasar CPNS pada kurikulum pembentukan karakter dalam bentuk rancangan aktualisasi. Rancangan aktualisasi memuat permasalahan dan isu-isu aktual yang terdapat dalam satuan kerja CPNS, serta CPNS harus dapat menemukan gagasan kreatif untuk memecahkan isu-isu tersebut. Berdasarkan hal tersebut,

Hak Pakai Menurut Peraturan pemerintah No 18 tahun 2021 adalah hak untuk menggunakan dan atau memungut hasil dari tanah yang dikuasai langsung oleh Negara atau tanah milik orang lain. Pada Unit Kerja Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi terdapat warkah permohonan pemberian hak pakai instansi pemerintah yang belum diunggah pada sistem Komputerisasi KegiatanPertanahan (KKP). Padahal salah satu terobosan untuk memaksimalkan pelayanan pertanahan adalah dengan melakukan digitalisasi warkah. Selain itu, digitalisasi produk kantor pertanahanjuga merupakan salah satu hal yang menjadi pilar untuk merealisasikan visi dari KementerianAgraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional. Oleh sebab itu, sudah seharusnya dilakukan digitalisasi warkah khususnya pada warkah permohonan pemberian hak pakai instansi pemerintah. Dengan demikian, judul rancangan aktualisasi ini adalah “Digitalisasi WarkahPermohonan Pemberian Hak Pakai Instansi Pemerintah Di Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi”.

Alasan dipilihnya isu belum optimalnya pemasangan tanda-tanda batas bidang tanah yang sesuai dengan standar adalah pada saat penulis melakukan pengukuran di Kabupaten Mojokerto, masih banyak bidang tanah yang patokpatoknya tidak sesuai dengan standar yang terdapat pada Peraturan Menteri Agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 1997. Hal ini terjadi karena pemohon memasang tanda batas dengan seadanya dan tidak sesuai dengan peraturan yang ada. Jika hal tersebut tidak segera diatasi akan berdampak pada hilangnya tanda batas dan beresiko menyebabkan sengketa batas dikemudian hari. Jika dikaitkan dengan Manajemen ASN belum optimalnya pemasangan tandatanda batas sesuai dengan standar ini karena ASN sebelum melakukan pengukuran tidak memberitahu pemohon tanda batas apa yang harusnya terpasang pada setiap sudut bidang tanah. Hal ini melanggar UU Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara Pasal 2 mengenai asas yaitu pada butir a dan b yang menyebutkan kepastian hukum dan profesionalitas. Selain itu juga melanggar kode etik dan kode perilaku yang dijelaskan pada Pasal 5 butir 2. Kita sebagai Petugas Ukur harus member informasi yang tepat kepada pemohon sebelum melakukan pengukuran di lapangan.

Kegiatan pengelolaan warkah digital ini selain bertujuan untuk pengaman dari kerusakan fisik, memudahkan dalam pencarian, serta menjadi salah satu faktor pendukung dalam terwujudnya pelayanan pertanahan berbasis elektronik/online. Integrasi antara arsip/dokumen pertanahan yang telah dilakukan digitalisasi/alih media juga penting dilaksanakan, dimana warkah, warkah, surat ukur, serta data spasial bidang tanah saling terkoneksi/terhubung satu dengan lainnya. Digitalisasi warkah/arsip saat ini dilakukan oleh masing-masing seksi pelaksana yang sesuai dengan tupoksinya, sehingga integrasi ini perlu dilakukan. Integrasi ini dilakukan selain bertujuan untuk membangun basis data informasi arsip pertanahana secara digital, serta dapat juga digunakan dalam upaya mendukung terlaksananya pelayanan pertanahan berbasis elektronik/online. Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Digitalisasi Warkah Dalam Rangka Transformasi Menuju Era Pelayanan Digital di Kantor Pertanahan Kabupaten Rembang”.

Salah satu kegiatan pelayanan pada Kantor Pertanahan adalah loket informasi dan pengaduan, selama ini laporan pada loket tersebut dicatat dibuku registerasi kemudian disampaikan ke seksi terkait sesuai dengan klasifikasi atau jenis pengaduan atau informasi yang diinginkan masyarakat. Namun proses tersebut kurang efektif karena buku registerasi tersebut dapat tercecer, berpindah tempat atau sengaja ada membawa buku tersebut keluar dari loket ataupun dari Kantor Pertanahan. Buku registerasi tersebut tidak lah efektif, dimana buku tersebut bisa hilang dan proses penyelesaian pelaporan data layanan informasi dan pengaduan ke seksi terkait akan memakan waktu lebih lama dan tidak terlacak. Dalam proses pencatatan layanan informasi dan pengaduan dilakukan secara manual, pelaksanaan pelaporan informasi dan pengaduan menjadi sulit untuk dilakukan pemantauan ke seksi mana oleh jenis pengaduan tersebut. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka gagasan penyelesaian masalah yang diangkat oleh penulis adalah “Optimalisasi layanan informasi dan pengaduan pada Kantor Pertanahan Kabupaten Gayo Lues”. Gagasan penyelesaian isu yang penulis angkat diharapkan dapat mempercepat efisiensi petugas loket dalam pelaporan informasi dan pengaduan dikarenakan tidak perlu menulis manual kedalam buku dan juga dapat mempercepat proses rekap dan laporan sehingga meningkatkan kecepatan dalam pelayanan masyarakat.

Untuk mengatasi isu bidang tanah bersertipikat yang belum didigitalisasi, penulis akan memulai perbaikan peta pendaftaran pada satu kelurahan yang menjadi penlok PTPR yaitu Kelurahan Bukit Cermin. Jumlah bidang tanah di Kelurahan Bukit Cermin yang sudah terpetakan di KKP berjumlah 727 bidang sedangkan estimasi jumlah bidang melalui delineasi citra adalah 1700 bidang. Dengan dilakukannya survei lapangan PTPR untuk mengumpulkan informasi penguasaan, pemilikan, penggunaan, dan pemanfaatan tanah, penulis melihat kesempatan ini sebagai cara mengumpulkan data spasial untuk meningkatkan kualitas peta pendaftaran KKP. Oleh karena itu gagasan Melakukan survei lapangan kegiatan PTPR sekaligus pengambilan koordinat bidang tanah bersertipikat dipilih untuk menyelesaikan isu Rendahnya cakupan bidang tanah bersertipikat yang terdigitalisasi di Kelurahan Bukit Cermin.

Harapan terciptanya transformasi digital memerlukan SDM dengan kompetensi teruji yang memiliki pendidikan dan terlatih pada bidangnya. Selama masa CPNS Penulis ditempatkan pada 2 bidang dikantor Pertanahan Pidie, yang Pertama di SubBagian Tata Usaha dan yang kedua di nota dinaskan pada seksi Penataan dan Pemberdayaan, salah satu tugas yang di kerjakan oleh penulis yaitu pendataan berkas ekspedisi arsip buku tanah, penulis menemukan kendala yang mana setelah buku tanah sudah di tanda tangan Kepala Kantor dan akan di antarkan ke Gedung arsip hanya ditulis pada buku manual saja, hal ini membuat penulis tergerak untuk menjadikan isu permasalahan yang akan diangkat sebagai laporan Aktualisasi. maka Penulis membuat Rancangan Aktualisasi Nilai- Nilai Dasar BerAKHLAK yang berjudul “Pendataan Berkas Ekspedisi ArsipBuku Tanah melalui Google Spreadsheet pada Kantor Pertanahan KabupatenPidie”.