Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa pada Kantor Pertanahan Kabupaten Ponorogo memiliki tugas dan fungsi untuk menangani sengketa dan konflik serta penanganan perkara pertanahan, sesuai dengan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilyah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan, Pasal 33: “Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa mempunyai tugas melaksanakan pengendalian hak tanah, alih fungsi lahan, wilayah pesisir, pulau-pulau kecil, perbatasan dan wilayah tertentu, penertiban penguasaan, pemilikan dan penggunaan, pemanfaatan tanah, dan penanganan sengketa dan konflik, serta penanganan perkara pertanahan.” Sehingga Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa Kantor Pertanahan Ponorogo 3 berfokus untuk melakukan kegiatan yang bersifat hukum. Dalam kegiatannya Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa melakukan banyak permasalahan pertanahan yang banyak membutuhkan pemberkasan, dokumen dan arsip yang berkaitan dengan kasus pertanahan. Sehingga pengarsipan ini menjadi komponen penting dalam Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa.

Nilai Dasar ASN BerAKHLAK yang merupakan akronim dari: Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adapatif dan Kolaboratif sebagai core values ASN yang berperan sebagai panduan berpikir, bertutur dan berperilaku oleh seluruh ASN di Indonesia. Para CPNS diminta dan wajib untuk mengaktualisasi dan 2 menghabituasi nilai-nilai dasar PNS BerAKHLAK dan Kedudukan dan Peran PNS untuk mendukung smart governance melalui suatu produk belajar berupa suatu laporan aktualisasi dan habituasi. Sebagai wujud aktualisasi dari pelaksanaan habituasi tersebut, maka penulis mengangkat isu yang telah dilakukan identifikasi, tapisan, analisis berdasarkan kondisi yang terjadi di satuan kerja penulis saat ini yaitu “Pengembangan Sistem Analisis Jabatan (Fitur Penghitungan Analisis Beban Kerja)”. Gagasan penulisan yang diangkat diharapkan dapat membantu satuan kerja dalam mengumpulkan data, menyusun informasi jabatan, memverifikasi data, serta mengumpulkan beban kerja organisai dan menjadi dasar pembentukan formasi dalam suatu organisasi dan Pengelolaan ASN untuk menghasilkan Pegawai ASN yang professional.

Salah satu isu prioritas hasil identifikasi penulis adalah “Belum adanya arsip digital dokumen tanah negara bekas perkebunan Belanda sebagai obyek landreform.” Isu tersebut diperoleh penulis melalui pengamatan pada saat bekerja selama di Seksi Penataan dan Pemberdayaan Kantor Pertanahan Kabupaten Malang. Belum adanya arsip digital dokumen tanah negara bekas perkebunan Belanda dikarenakan tidak optimalnya penerapan transformasi digital yang dibuktikan dengan tidak adanya sistem/platform penyimpanan digital yang terintegrasi serta dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan. Hal ini mengakibatkan sulitnya pencarian data tersebut saat dibutuhkan, penegasan obyek landreform menjadi lebih sulit untuk dilakukan, dan adanya potensi data manual rusak/hilang/terdampak ketika ada bencana alam. Berdasarkan penjelasan tersebut, maka penulis menyusun rancangan aktualisasi dengan judul “Digitalisasi dan Pemetaan Dokumen Tanah Negara Bekas Perkebunan Belanda di Desa Pendesari Kecamatan Pujon pada Kantor Pertanahan Kabupaten Malang.” Gagasan tersebut diharapkan dapat membantu satuan kerja dalam mempermudah pencarian data dan lokasi tanah negara bekas perkebunan Belanda khususnya pada Desa Pandesari Kecamatan Pujon. Sehingga, nantinya masyarakat khusunya petani dapat segera memiliki kepastian hukum atas tanah yang digarap, instansi unit kerja dapat memberikan pelayanan yang baik, cepat, efektif, efisien, serta mencegah terjadinya konflik di lapangan.

Bahkan, menurut Raja Juli Antoni, jika transformasi digital layanan pertanahan bisa direalisasikan, maka akan menopang Kementerian ATR/BPN untuk menjalankan instruksi Presiden Republik Indonesia untuk memerangi mafia tanah. “Mafia tanah, orang-orang yang berniat jahat terhadap orang lain juga akan diminimalisir kalau kita memang serius melakukan transformasi digital,” tuturnya. Staf Ahli Menteri ATR/Kepala BPN Bidang Teknologi Informasi, Virgo Eresta Jaya menyampaikan bahwa digitalisasi layanan pertanahan bertahap sudah mulai diterapkan di Kementerian ATR/BPN. Akan tetapi, masih dibutuhkan kesiapan dari berbagai aspek untuk melakukan transformasi digital secara utuh, salah satunya kesiapan dari sumber daya manusianya. “Jadi masih ada ketidakberanian dari kita untuk pindah ke sini (transformasi digital). Tapi kalau kita sudah berani memindahkan yang analog ke digital maka orang tidak akan berani lagi berbuat kecurangan,” ungkap Virgo Eresta Jaya. Pada kesempatan yang sama, Kepala Pusdatin Kementerian ATR/BPN, I Ketut Gede Ary Sucaya menyatakan kembali bahwa digitalisasi layanan sudah mulai diwujudkan. Salah satu yang sudah berjalan, yakni digitalisasi Hak Tanggungan. Digitalisasi ini kemudian langsung memberikan kemajuan yang luar biasa terkait layanan Hak Tanggungan. “Jumlah Hak Tanggungan kita ini sudah luar biasa sekali. 17.000 triliun nilainya yang sudah ditanggungkan Hak Tanggungan dan pihak perbankan senang sekali,” terang Kepala Pusdatin Kementerian ATR/BPN. I Ketut Gede Ary Sucaya kemudian berharap, cerita sukses dari digitalisasi Hak Tanggungan ini bisa menjadi acuan agar semangat digitalisasi layanan pertanahan lainnya bisa terwujud.

Berdasarkan hal tersebut, penulis memilih isu “Akselerasi Digitalisasi Dan Pemetaan Surat Ukur Dalam Rangka Optimalisasi Kegiatan Pemetaan Bidang Tanah Di Kantor Pertanahan Kabupaten Situbondo”. Berhubung kegiatan digitalisasi data Surat Ukur dan pemetaannya adalah pekerjaan yang berlangsung terus menerus, maka penulis mengambil studi kasus di Desa Klatakan, Kecamatan Kendit, Kabupaten Situbondo. Lokasi ini dipilih karena jumlah bidang tanah berada pada kisaran 2604 bidang dengan bidang yang belum terpetakan 719 (tanggal 31 Juli 2022). Sehingga presentase bidang yang telah terpetakan 72,38%. Selain itu, lokasi kelurahan relatif dekat, oleh karena itu koordinasi dengan pihak desa untuk penentuan lokasi bidang tanah dapat dilakukan jika kurang jelas. Diharapkan pemetaan bidang tanah ini dapat meningkatkan jumlah presentasi bidang yang terpetakan di KKP.

permasalahan yang terjadi di Kantor Pertanahan Kabupaten Trenggalek adalah belum optimalnya manajemen peminjaman buku tanah secara digitalisasi pada pelayanan rutin. Dalam menjalankan pelayanan rutin di kantor pertanahan, para pegawai di seksi penetapan hak dan pendaftaran seringkali bersinggungan dengan pihak arsip untuk melakukan peminjaman buku tanah dalam hal pengecekan data-data pemegang hak untuk memproses berkas-berkas permohonan yang masuk ke Kantor Pertanahan Kabupaten Trenggalek. Pada proses peminjaman buku tanah tersebut harus melalui proses pencatatan data peminjaman buku tanah yang dilakukan masih secara manual dengan ditulis pada buku agenda. Pencatatan peminjaman buku tanah secara manual ini sangat tidak efektif dan efisien dikarenakan tidak terpantau dengan jelas dan pasti pengembalian buku tanah dan kondisi buku tanah setelah dilakukan peminjaman.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat saat ini seharusnya dapat memudahkan suatu birokrasi untuk memberikan informasi yang dibutuhkan publik dengan memanfaatkan media digital seperti website, media sosial maupun aplikasi lainnya. Akan tetapi pada website Kantor Pertanahan Kota Batu masih belum terdapat informasi layanan pertimbangan teknis pertanahan dan pada media sosial hanya berfokus pada informasi publikasi kegiatan. Selain itu, pada loket pelayanan juga belum terdapat informasi mengenai pertimbangan teknis pertanahan sehingga masyarakat yang membutuhkan informasi tersebut harus mengantri terlebih dahulu untuk menanyakan ke petugas loket. Kondisi ini mengakibatkan masyarakat sebagai pemohon membutuhkan waktu dan tenaga lebih banyak untuk mendapatkan layanan pertimbangan teknis pertanahan sehingga berdampak terhadap kinerja pelayanan pertimbangan teknis pertanahan di Kantor Pertanahan Kota Batu menjadi tidak efektif dan efisien.

Pada kondisinya, penempatan dan penyimpanan berkas tersebut belum tertata dengan baik sehingga sulit untuk mencari berkas yang ingin dilengkapi kekurangannya, serta belum ada inventarisir data tunggakan tersebut sehingga sulit saat ingin dilakukan monitoring progress penyelesaian tunggakan. Permasalahan ini memberi gambaran tentang belum optimalnya sistem manajemen ASN yang mengharuskan setiap ASN untuk melaksanakan pekerjaanya penuh dengan pengabdian dan tanggung jawab dan selalu mengerjakan tugas dengan cermat dan disiplin. Selain itu dari segi pelayanan publik, permasalahan tunggakan berkas berpotensi menurunkan kepercayaan dan kepuasan masyarakat atas pelayanan publik di Kantor Pertanahan Kabupaten Tanah Laut. Oleh karena itu, peran Penulis sebagai salah satu insan Kementerian ATR/BPN yang memiliki jabatan sebagai Analis Hukum Pertanahan diharapakan dapat berkontribusi untuk mengatasai permasalahan tersebut.

Inventarisasi berkas kegiatan Pelayanan Pertimbangan Teknis Pertanahan selama ini dilakukan dengan cara manual atau non-digital dan digital. Penyimpanan secara non-digital dengan mengumpulkan jadi satu berkas permohonan yang masuk. Banyaknya berkas yang dibutuhkan dalam kegiatan pelayanan Pertimbangan Teknis Pertanahan seringkali menimbulkan kesulitan dalam melakukan penataan 3 berkas pelayanan. Berkas yang tidak segera disusun atau diarsipkan menimbulkan tercecernya berkas. Hal ini akan menyebabkan hilangnya beberapa berkas atau arsip berkas yang tidak lengkap. Penyimpanan secara digital dilakukan dengan menyimpan hasil peta dan risalah Pertimbangan Teknis Pertanahan pada beberapa lokasi, di antaranya di google drive dan PC dengan folder yang terpencar. Selain itu, penulisan format file yang tidak rapi akan menyebabkan bertumpuknya file (Gambar 1.1). Dampak dari bertumpuknya file akan menyebabkan kerancuan dalam menentukan file mana yang benar. Penyimpanan yang tidak terintegrasi ini akan menyebabkan kemungkinan hilangnya berkas, sehingga diperlukan pembuatan database Pelayanan Pertimbangan Teknis Pertanahan (PTP) Kantor Pertanahan Kabupaten Malang. Adanya database dinilai dapat memudahkan dalam pelaporan produk PTP, memberikan kemudahan akses atau pencarian data dan meminimalisir terjadinya data yang hilang.

Hal tersebut telah diterapkan dalam satuan kerja penulis namun praktek penerapannya pada saat ini masih menggunakan metode register penyimpanan dengan buku fisik (metode konvensional) artinya belum di digitalisasi, yang mana metode konvensional tersebut dinilai kurang efektif dan memiliki resiko kehilangan data apabila buku fisik register hilang atau rusak maka sebagai wujud aktualisasi dari pelaksanaan habituasi tersebut, maka penulis mengangkat isu yang telah dilakukan identifikasi, tapisan, analisis berdasarkan kondisi yang terjadi di satuan kerja penulis saat ini yaitu “Kurang Optimalnya Penyimpanan Controling Internal Perjalanan Berkas Pengakuan dan Penegasan Hak pada Panitia A di Kantor Pertanahan Kabupaten Pamekasan Tahun 2022” Mengingat berkas pendaftaran pengakuan dan penegasan hak tersebut adalah berkas yang harus di jaga, maka untuk mempermudah dalam mengetahui letak berkas tersebut perlu dilakukan controling Internal terhadap berkas sehingga di sini penulis ingin mengubah metode register controling internal perjalanannya berkas pengakuan dan penegasan hak khususnya hingga proses cek lapang oleh Panitia A selesai, dengan memanfaatkan teknologi digital (Google Spreadsheet) dengan menyertakan foto sebagai bukti penyerahan berkas dalam penerapannya sebagai bentuk adanya peningkatan controlling kinerja internal kantor Pertanahan Kabupaten Pamekasan. Hal ini dilakukan tanpa mengingkari controling posisi berkas yang juga ada pada KKP.