Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Nganjuk, terdapat beberapa isu aktual khususnya di Seksi Survei dan Pemetaan yaitu belum selesainya kegiatan digitalisasi peta analog. Hal ini  menyebabkan peta analog Kantor Pertanahan Kabupaten Nganjuk rawan rusak, dan hilang. Sehingga perlu dilakukan kegiatan digitalisasi peta analog sebelum informasi dalam peta menjadi tidak terbaca karena termakan usia. Pada kegiatan tersebut merupakan implementasi nilai berakhlak yaitu berorientasi pelayana, akuntabel, kompeten, harmonis, loyal, adaptif, dan kolaboratif. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka gagasan yang diangkat penulis adalah Optimalisasi Digitalisasi Peta Analog Kantor Pertanahan Kabupaten Nganjuk.

Seorang analis sengketa pertanahan tidak hanya mampu mengidentifikasikan suatu masalah pertanahan, melainkan juga harus mampu melakukan evaluasi serta membuat laporan hasil dari permasalahan yang timbul. Pada Kantor Pertanahan Kota Probolinggo masih terdapat kesulitan dalam hal penataan arsip dokumen sengketa, konflik dan perkara pertanahan secara digital dikarenakan belum adanya pegawai yang difokuskan untuk mengerjakan perngarsipan khususnya pada Seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa.

Minimnya informasi dan sosialisasi serta banyaknya peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Pendaftaran Hak Tanggungan menjadi permohonan pendaftaran Hak Tanggungan Elektronik ini belum optimal sehingga masih banyak permohonannya ditolak karena berkas-berkas permohonannya tidak sesuai dengan pertauran perundang-undangan yang berlaku, salah satunya masih banyak Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) yang melampirkan Surat Pernyataan yang tidak dibubuhi meterai, padahal berdasarkan Pasal 3 ayat (2) huruf a Undang-Undang Nomor 10 Tentanf Bea Meterai bahwa Surat Pernyataan dikenakan bea meterai serta PPAT tidak menggunakan format baku pada Surat Pernyataan tersebut yang terdapat pada Lampiran 1 Pasal 9 ayat (7) Peraturan Kementerian ATR/BPN Nomor 9 Tahun 2019 Tentang Pelayanan Hak Tanggungan Terintegrasi Secara Elektronik. Setelah memahami, mempelajari dan memeriksa berkas-berkas permohonan terhadap pendaftaran Hak Tanggungan Elektronik di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran, Penulis merasa penting untuk mencari penyelesaian masalah mengenai Layanan Informasi mengenai Pendaftaran Hak Tanggungan Elektronik secara online.. Penyelesaian masalah ini akan di angkat sebagai Laporan Aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Pengajuan Permohonan Pendaftaran Hak Tanggungan Elektronik Di Kantor Pertanahan Kota Banjarbaru”

Namun pada perjalanan pengecekan sertifikat hak atas tanah yang dilakukan secara elektronik masih belum optimal, Bagian yang belum optimal tersebut yaitu yang pertama masih adanya kekurangan atau kesalahan mengunggah persyaratan permohonan pengecekan sertipikat tanah elektronik oleh PPAT/Pemohon, kedua kurang koordinasinya petugas pengecekan sertipikat tanah elektronik dengan petugas pengarsipan buku tanah terkait ketersedian buku tanah untuk proses pengecekan sertipikat tanah elektronik, ketiga terdapat ketidaksesuaian pada hasil pengecekan tersebut. Ketidaksesuaian dari pengecekan sertifikat hak atas tanah secara elektronik seperti berupa perbedaan nama pemilik sertifikat hak atas tanah, tanggal lahir pemilik, ataupun ketidaksesuaian perbuatan hukum yang tercantum didalam sertifikat hak atas tanah. Jika permasalahan tersebut tidak segera diatasi akan menimbulakan dampak kerugian pada tidak maksimalnya manajemen ASN yang professional dalam menjalankan pekerjaan dikarenakan adanya pekerjaan yang tertunda dan menumpuk yang akibatnya proses pendaftaran permohonan layanan (Peralihan Hak, Roya, dan lainnya) dari PPAT/Pemohon menjadi terhambat dikarenakan proses pengecekan sertipikat tanah elektronik belum selesai. Selain itu hal ini juga tidak selaras dengan core values ASN BerAKHLAK terutama pada nilai Berorientasi Pelayanan dan Akuntabel.

“Kurangnya efektivitas dalam kegiatan pelayanan pengecekan sertipikat secara elektronik di Kantor Pertanahan Kabupaten Mojokerto”. Kondisi tersebut timbul dikarenakan adanya peralihan proses pengecekan sertipikat yang semula dilakukan secara manual kemudian beralih secara elektronik. Sebagaimana disebutkan dalam Pasal 2 Ayat (1) Peraturan Menteri Agraria Dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2020 Tentang Layanan Informasi Pertanahan Secara Elektronik yang menyatakan bahwa, “Layanan informasi pertanahan diberikan secara elektronik melalui Sistem Elektronik berupa aplikasi Layanan Informasi Pertanahan yang disediakan oleh Kementerian”. Jenis Layanan Informasi Pertanahan secara Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tersebut diantaranya ialah Pengecekan sertipikat. Adanya peralihan tersebut menimbulkan beberapa permasalahan yang menyebabkan kurangnya efektivitas dalam kegiatan pengecekan sertipikat secara elektronik sehingga memerlukan solusi pemecahan masalah yang tepat dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara optimal.

salah satu tugas yang dilaksanakan adalah Menyusun Surat Keputusan Penetapan Hak atas tanah Negara. Dalam melaksanakan tugas penyusunan Surat Keputusan, berdasarkan Dipa tahun 2022 target yang diberikan adalah sebasar 2.430 SK, sedangkan sampai tgl 29 Juli 2022 berkas masuk mencapai 311 berkas. Dengan demikian dapat diprediksi pada semester kedua dimungkinkan terjadi lonjakan atas permohonan berkas yang masuk. Perlu diketahui bahwa Proses permohonan hak yang masuk di Kantor Pertanahan Kabupaten Tuban, yang diproses di Seksi PHP adalah proses pengecekan berkas, Penerbitan Surat Tugas Panitia A, Pengecekan Lapangan, penyusunan Risalah Pengecekan Lapangan, Penyusunan Risalah Pengolahan Data, dan penyusunan rencana Surat Keputusan. Dari beberapa dokumen tersebut terdapat datadata yang sama untuk diketik ulang secara manual sehingga sering terjadi typo dan ketidak konsistensi atas isinya. Pengerjaan yang dilakukan secara manual membuat proses berjalan lama dan produktifitas tidak maksimal. Berdasarkan hal ini dapat diketahui bahwa penerapan Smart ASN dan Manajemen ASN maka dapat diketahui bahwa belum dimilikinya kemampuan digitalisasi untuk mempercepat dan mengurangi kesalahan penulisan dalam penyusunan berkas.

Pelaksanaan pembuatan peta-peta tersebut di Kantor Pertanahan Kota Banjarmasin menggunakan software ArcGIS versi 10.8 dan proses pembuatan peta masih menggunakan cara manual. Data-data spasial lahan yang dimohon masih belum tersusun secara baik dalam satu sistem basis data. Unsur penyebab terjadinya masalah ini salah satunya adalah kompetensi pengelola data masih minim. Menurut penulis, basis data spasial yang belum rapi mengakibatkan pembuatan peta menjadi tidak efisien karena setiap permohonan penyelenggaraan kebijakan penggunaan dan pemanfaatan tanah yang masuk harus membuat layout peta lampiran yang sama dan kegiatan ini dilakukan secara berulang pada setiap permohonan yang masuk. Penjelasan secara sederhana pada kegiatan tersebut bahwa setiap satu permohonan akan membuat 8 layout peta dan apabila terdapat 2 permohonan maka akan membuat 16 layout peta begitu kelipatannya, padahal data shapefile dasar untuk analisis pertimbangan teknis seperti peta RTRW, peta administrasi dan peta lainnya adalah data yang sama hanya objek tanah yang akan dianalisis teknis saja yang shapefile-nya berbeda. Akibat yang ditimbulkan dari permasalahan ini adalah keterlambatan proses pemberian risalah  pertimbangan teknis pertanahan dan monitoring evaluasi terhadap kegiatan Penyelenggaraan Kebijakan Penggunaan dan Pemanfaatan Tanah sulit dilakukan karena basis data yang belum tersusun rapi.

Sehingga apabila dikaitkan Manajemen ASN, dapat dikatakan bahwa proses penyelesaian kegiatan pengecekan sertipikat secara elektronik belum terlaksana secara profesional, padahal sebagai seorang ASN harus dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cara yang profesional sehingga dapat menghasilkan suatu layanan pertanahan yang prima dalam hal ini pada kegiatan pengecekan sertipikat elektronik. Sehingga terdapat gagasan pemecah isu yang dapat penulis usulkan dalam rancangan aktualisasi ini yaitu dengan membuat suatu panduan kegiatan pengecekan sertipikat secara elektronik yang berguna sebagai panduan bagi para pegawai agar lebih teliti dalam memeriksa berkas persyaratan pengecekan dan juga dapat melakukan manajemen waktu yang tepat dalam melakukan pengecekan sertipikat elektronik. Besar harapan penulis, rancangan kegiatan aktualisasi yang telah penulis susun selain sebagai pemenuhan tugas dalam kegiatan Pelatihan Dasar CPNS Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional juga dapat menjadi suatu aktualisasi yang bermanfaat bagi Kantor Pertanahan Kota Pasuruan, sehingga diharapkan dapat meningkatkan penilaian kinerja Kantor Pertanahan Kota Pasuruan.

Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. 8Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai Analis Hukum Pertanahan arsip sangat penting dalam proses pelaksanaan tugas dan fungsi jabatan. Sehingga perlu adanya perbaikan dalam segi pengelolaan dan alih media untuk bisa mengikuti arah perkembangan zaman yang tentunya akan memudahkan kinerja pada nantinya. Mengingat sangat berdampaknya isu tersebut maka harus dicari pemecahan isunya. Dalam hal ini penulis mencoba mencari gagasan sebagai pemecah isu yaitu dengan mengoptimalkan pengeloalaan arsip pada Seksi V. Pengelolaan arsip disini dilakukan dengan penataan ulang berkas-berkas fisik (kertas) dan soft file yang ada di komputer pada Seksi V dan mengunggah hasil scan pada aplikasi skp.atrbpn.go.id. Dari kegiatan ini di harapkan akan menciptakan pengelolaan berkas yang optimal untuk kedepanya dan dapat memudahkan dalam pencarian berkas/file yang di butuhkan.

Dalam menjalankan fungsinya, terkadang ada masalah yang timbul dalam pelayanan pertanahan. Salah satu masalah yang timbul adalah belum optimalnya penataan penyimpanan warkah. Kendala yang timbul, seperti tingkat kesulitan pencarian dokumen, kecepatan pencarian dokumen yang rendah, dokumen hilang ketika dibutuhkan, tidak ada batasan kewenangan akses terhadap dokumen, pertumbuhan jumlah dokumen yang berbanding lurus dengan kebutuhan ruangan, jumlah tenaga yang mengurusi kearsipan yang sedikit, akses pencarian dan biaya perawatannya sehingga diperlukannya penataan penyimpanan warkah supaya kendala-kendala tersebut bisa diatasi.