Berdasarkan hal tersebut, ditemukan isu di Subbagian Tata Usaha Kantor Pertanahan Kabupaten Gresik yaitu belum optimalnya pengelolaan dokumen pencairan dana. Isu tersebut disebabkan oleh hal-hal berikut: 1. Kurangnya disiplin pegawai akan tertib administrasi. 2. Kurangnya SDM yang khusus bertanggungjawab untuk pengelolaan arsip. 3. Kurang optimalnya inventarisasi arsip dokumen Pencairan Dana. 4. Kurang amannya penyimpanan arsip dalam bentuk hardcopy sehingga berpotensi untuk hilang dan/atau rusak.

Kegiatan pengawasan dan pengendalian dengan tujuan sebagaimana telah dijabarkan di atas, merupakan satu bentuk pengejawantahan fungsi ASN salah satunya sebagai pelaksana kebijakan publik. Dalam melaksanakan kegiatan ini diperlukan kecermatan dalam melaksanakan setiap tahapan agar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Salah satu tahapan dalam kegiatan pengawasan dan pengendalian yang pertama dilakukan dan akan berdampak signifikan terhadap tahapan-tahapan berikutnya adalah inventarisasi data subjek dan objek. Inventarisasi didefinisikan sebagai sebuah kegiatan pencatatan atau pengumpulan data mengenai kegiatan atau hasil yang dicapai. Kegiatan inventarisasi dalam perkembangannya sangat diperlukan untuk mendapatkan informasi mengenai objek yang ingin didata. Sebagai langkah pendataan awal, dalam melakukan tahapan inventarisasi selain membutuhkan kecermatan dan ketelitian, diperlukan satu upaya transformasi digital. Kegiatan inventarisasi dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi informasi yang ada agar menjadi lebih efektif dan efisien.

Hal mana yang dimaksud dengan Kasus Pertanahan berdasarkan Pasal 1 angka 1 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 21 Tahun 2020 tentang Penanganan dan Penyelesaian Kasus Pertanahan adalah sengketa, konflik, atau perkara tanah yang disampaikan kepada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional, Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, Kantor Pertanahan sesuai kewenangannya untuk mendapatkan penanganan dan penyelesaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Berdasarkan environmental scanning yang telah dilakukan oleh penulis, ditemukan beberapa isu yang menjadi permasalahan di unit kerja pada seksi Pengendalian dan Penanganan Sengketa di Kantor Pertanahan Kabupaten Banjar Kalimantan Selatan, Tulisan ini dibuat untuk menjelaskan lebih lanjut isu-isu tersebut, memilih dan menganalisis isu prioritas, membuat gagasan gagasan kreatif, serta mewujudkan gagasan kreatif dalam bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan selama masa Aktualisasi.

Kegiatan pengadaan tanah dilakukan dengan mempersiapkan data yang diperlukan berasal dari Satuan Tugas (Satgas) A dan Satuan Tugas (Satgas) B. Satuan Tugas (Satgas) A bertugas mempersiapkan data berkaitan dengan data fisik berasal dari seksi survei dan pemetaan, sedangkan Satuan Tugas (Satgas) B bertugas mempersiapkan data yang berkaitan dengan data yuridis berasal dari seksi pendaftaran hak dan pentepan. Pada saat mempersiapkan data yuridis, pada saat Satuan Tugas (Satgas) B yang dilakukan terlebih dahulu dengan meminta salinan data identitas pihak yang berhak dan bukti perolehan hak atas tanah di rumah atau di kelurahan setempat yang berlokasi pada objek pengadaan tanah untuk dibuatkan daftar nominatif. Daftar nominatif merupakan rekapan data fisik dan yuridis yang telah dikumpulkan, nanti akan dijadikan sebagai dasar penilai pertanahan untuk menentukan nilai ganti kerugian. Pada saat pengumpulan data yuridis yang dilakukan oleh Satuan Tugas (Satgas) B terdapat pihak yang berhak dengan data yang lengkap dan belum lengkap. sehingga Sekretariat memilah terlebih dahulu berkas yang siap untuk di lakukan pada tahapan 3 berikutnya. Sedangkan berkas yang belum siap harus disimpan terpisah dengan berkas yang sudah lengkap dikarenakan agar tidak tercampur. Pada saat menyimpan terpisah, berkas yuridis yang belum lengkap terdapat kendala yaitu terjadinya berkas terselip ke berkas lain serta berkas yang telah disimpan terkadang susah menemukannya dikarenakan banyak berkas yang disimpan dengan terbatasnya ruang penyimpanan. Oleh karena itu peserta mengambil isu tersebut dengan kalimat isu “Kendala Kegiatan Pelaksanaan Pengadaan Tanah Dalam Pengarsipan Berkas Pengadaan Tanah Pada Kantor Pertanahan Kota Surabaya I”.

Dalam prakteknya untuk membantu tugas para pejabat Kantor Pertanahan Kabupaten Lamongan diperlukan staff/admin, dimana staff/admin diberikan Akun Pertanahan para Pejabat berupa username dan password agar bisa mengakses Aplikasi KKP maupun masuk ke Aplikasi Pelaksana Layanan Informasi Pertanahan. Urgensi Perlindungan Preventif terkait tersebarnya dan Penyalahgunaan Akun Pertanahan dengan tujuan mencegah terjadinya sengketa5 yang merugikan masyarakat khususnya Pejabat pemilik Akun Pertanahan, dengan adanya perlindungan preventif Pejabat pemilik Akun Pertanahan terdorong untuk bersifat hati-hati dalam melakukan perbuatan berkaitan dengan tugas jabatannya. Bahwa Akun tersebut haruslah dipergunakan secara bertanggung jawab, resiko penyebaran dan penyalahgunaan oleh Admin/Staff sangat mungkin terjadi, dengan Adanya kasus penyalahgunaan akun KKP beberapa waktu lalu menjadi perhatian. Bahwa berdsarkan Isu tersebut Peserta tertarik mengangkatnya dalam Rancangan Aktualisasi sebagai salah satu syarat untuk kelulusan Pelatihan Dasar CPNS ATR/BPN Tahun 2022.

Pada saat ini, penulis ditempatkan sebagai Analis Hukum Pertanahan di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kabupaten Madiun, melalui rancangan aktualisasi ini berupaya untuk menunjukkan prakarsa kreatif dalam pemecahan isu yang terdapat di unit kerja serta untuk memenuhi tugas yang diberikan dalam pelatihan dasar CPNS. Berdasarkan pengamatan dan data yang dikumpulkan, penulis menemukan beberapa isu yang menjadi permasalahan di lingkungan kerja khususnya pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Madiun, yaitu meliputi kurang optimalnya proses pengecekan sertipikat dan SKPT karena kesalahan input data yang dilakukan PPAT, kurangnya informasi kepada masyarakat mengenai jangka waktu Hak Guna Bangunan, belum adanya sistem inventarisasi Surat Keputusan Penetapan Hak Atas Tanah. Dari beberapa isu tersebut, penulis akan mengidentifikasi, memilih isu prioritas, menganalisis isu prioritas, serta memberikan dan melaksanakan gagasan kreatif sebagai penyelesaian isu tersebut.

Di Kabupaten Barito Kuala sendiri informasi mengenai Pemecahan dan Pemisahan tanah masih sangat asing didengar oleh kalangan masyarakat dikarenakan masih sedikitnya pembangunan di wilayah tersebut dan kurangnya sosialisasi atau informasi mengenai Pemecahan dan Pemisahan tanah ini tidak tersedia di loket maupun sarana sosialisasi Kantor Pertanahan Kabupaten Barito Kuala, padahal pengetahuan mengenai informasi Pemecahan dan Pemisahan juga penting. Menjelaskan kepada masyarakat tentang perbedaan, alur dan persyaratan pada Pemecahan dan Pemisahan Manfaat informasi bagi masyarakat ini dapat dijadikan bahan rujukan sebagai informasi dalam transaksi jual beli/peralihan kepemilikan hak tanah. Penulis dalam hal ini, dalam status sebagai seorang Calon Pegawai Negeri Sipil sekaligus peserta pada Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Gelombang IV Angkatan XXVIII Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang ditempatkan pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah Kantor Pertanahan Kabupaten Barito Kuala Provinsi Kalimantan Selatan, melalui tulisan ini berupaya untuk memenuhi tuntutan penugasan untuk menunjukkan prakarsa kreatif untuk memecahkan isu yang terdapat di unit kerja. Maka tulisan ini dibuat untuk dapat lebih lanjut menjabarkan isu-isu tersebut, serta memunculkan gagasan yang dapat menyelesaikan isu tersebut, yang dapat benar-benar dilaksanakan pada masa aktualisasi penulis sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.

Namun dalam kenyataannya harapan tersebut masih saja tidak bisa diwujudkan. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis di Kantor Pertanahan Kabupaten Ponorogo, ditemukan bahwa kurang optimalnya percepatan penyelesaian tunggakan pelayanan pertanahan khususnya pada pelayanan pemberian hak. Hal ini tentu saja bertentangan dengan Pasal 1 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Nomor 4 Tahun 2017 tentang Standar Pelayanan Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang sudah disebutkan di atas. Pelayanan menjadi tidak berkualitas, lama, dan sulit. 4 Jika dibiarkan semakin berlarut-larut, dikhawatirkan akan muncul dampak buruk dari kondisi ini seperti hilangnya kepercayaan publik terhadap aparatur pemerintah yang kemudian akan merembet lebih luas lagi. Hal ini disebabkan kepercayaan publik yang menurun akan berkorelasi lurus terhadap terhambatnya pertumbuhan investasi.

Kantor Pertanahan Kabupaten Tulungagung merupakan salah satu pelaksana dalam pelayanan kegiatan Pertimbangan Teknis Pertanahan khususnya di Kabupaten Tulungagung. Pengerjaan layanan ini dilakukan oleh Seksi Penataan dan Pemberdayaan dimana peserta ditugaskan. Pelayanan Pertimbangan Teknis Pertanahan yang sering dilayani oleh Seksi Penataan dan Pemberdayaan Kantor Pertanahan Tulungagung yaitu KP2T (40%), PKKPR Non Berusaha (35%) dan PKKPR Berusaha (25%) didapatkan dari data Permohonan PTP Kantor Pertanahan Kabupaten Tulungagung 9 Mei-25 Juli 2022. Terdapat kendala layanan kegiatan Pertimbangan Teknis Pertanahan yang dialami oleh masyarakat, hal ini dibuktikan dengan hasil survei pemohon Pertimbangan Teknis Pertanahan tanggal 9 Mei – 25 Juli 2022 bahwa 87,5 % pemohon mengalami kendala terkait informasi tentang alur dan kelengkapan berkas yang dibutuhkan untuk mengajukan permohonan Pertimbangan Teknis Pertanahan. Hal ini harus segera ditangani dengan gagasan alternatif yang tepat. Dampak yang terjadi bila tidak segera ditangani adalah terjadinya antrean pemohon yang ingin bertanya, bahkan akan terjadi kesalahan alur dan kesalahan berkas permohonan sehingga memperlambat dan akan menambah beban bagi pemohon dikarenakan kurangnya informasi. Karena sesuai dengan kode etik dan perilaku Aparatur Sipil Negara (ASN), dimana ASN harus memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan dan menjalankan tugas serta fungsi ASN yaitu memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas.

Kurang baiknya pengelolaan arsip dapat menyebabkan arsip menjadi rusak dan hilang, maka sudah semestinya arsip surat tugas maupun surat perintah perjalanan dinas dan arsip lainnya di Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan dilakukan digitalisasi agar dapat mempercepat proses kinerja ASN yang menyangkut dengan kearsipan. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengetahui langkah apa yang dapat diambil dalam menyikapi isu terebut dalam rangka peningkatan kinerja pada Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan Kantor Pertanahan Kabupaten Gorontalo. Untuk itu, Penulis mengajukan sebuah Rancangan Laporan Aktualisasi yang berjudul “OPTIMALISASI PENGARSIPAN SURAT/DOKUMEN PADA SEKSI PENGADAAN TANAH DAN PENGEMBANGAN DI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN GORONTALO”