Berdasarkan environmental scanning yang telah dilakukan oleh penulis, ditemukan beberapa isu yang menjadi permasalahan di unit kerja pada seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan Kantor Pertanahan Kabupaten Magetan, antara lain belum optimalnya kegiatansurvei harga tanah pada pembuatan zona nilai tanah pada Pengadaan Tanah dan Pengembangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Magetan, belum optimalnya inventarisasi data lokasi indikatif pengadaan tanah skala kecil dan skala besar pada seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Magetan, dan belum tersedianya pengarsipan data-data digital di seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Magetan. Tulisan ini dibuat untuk menjelaskan lebih lanjut isu-isu tersebut, memilih dan menganalisis isu prioritas (core issue), membuat gagasan gagasan kreatif, serta mewujudkan gagasan kreatif dalam bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan selama masa Aktualisasi.

Aktualisasi yang akan dilaksanakan Penulis, didasarkan pada salah satu pengamatan yang dilakukan Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran khususnya di Subseksi Penetapan Instansi Pemerintah Kantor Pertanahan Kota Surabaya I. Bahwa adanya target sertifikasi aset daerah di Kota Surabaya cukup tinggi yaitu 1.594 sejak Januari sampai dengan bulan Desember 2022 dengan keanggotaan Subseksi terbatas hanya 5 orang maka yang terjadi belum efektifnya cara pengerjaan Surat Keputusan Pemberian Hak atas tanah Instansi Pemerintah karena identitas Pemohon, letak obyek yang dimohonkan, Riwayat tanah, dan data pendukung lainnya masih dikerjakan secara manual melalui Microsoft word. Oleh karena itu, dalam rangka percepatan target penyelesaian, maka perlu diterapkan gagasan pemecahan isu yaitu “penggunaan mailings dalam Microsoft word dan Microsoft excel dalam penyusunan Surat Keputusan Pemberian Hak atas tanah instansi pemerintah”. Diharapkan dengan digunakannya cara tersebut pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih efektif, efisien, dan memudahkan pengerjaan permohonan hak atas tanah.

Era digital mendisrupsi berbagai aktivitas manusia, tak hanya pada aspek teknologi, namun juga berdampak pada aspek ekonomi, sosial, politik dan lainnya. Pada Era Industri 4.0, urgensi untuk melakukan transformasi dalam menjalankan organisasi, dalam hal ini pelayanan pertanahan bagi publik di Kementerian ATR/BPN harus dapat disadari. Hal ini sejalan dengan visi dan misi yang dimiliki oleh Kementerian ATR/BPN yang dituangkan dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2020 tentang Rencana Strategis Kementerian Agraria Dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional Tahun 2020-2024. Visi yang dimiliki yakni terwujudnya penataan ruang dan pengelolaan pertanahan yang terpercaya dan berstandar dunia dalam melayani masyarakat untuk mendukung tercapainya: Indonesia maju yang berdaulat, mandiri, dan berkepribadian berlandaskan gotong royong. Untuk mencapai visi tersebut, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional memberikan mandat melalui dua misi. Misi pertama yaitu menyelenggarakan penataan ruang dan pengelolaan pertanahan yang produktif, berkelanjutan, dan berkeadilan; dan misi yang kedua yaitu menyelenggarakan pelayanan pertanahan dan penataan ruang yang berstandar dunia.

Namun terdapat kendala dalam pelaksanaanya, yaitu proses pengumpulan data yuridis yang tergolong lambat karenasering kali terdapat kesalahan pengisian form yang dilakukan oleh pemohon sehingga mengharuskan petugas Kantor Pertanahan Kabupaten Banjar berulang kali kembali ke desa untuk mengkoreksi isian form permohonan pendaftaran. Isu yang ditemukan di atas menjadi bahasan utama pada rancangan aktualisasi ini. Sebagai solusi permasalah tersebut dibuat buku panduan yang memuat syarat-syarat dan panduan kelengkapan berkas guna pendaftaran tanah melalui SHAT Mandiri (Lintas Sektor). Dengan adanya panduan yang jelas akan meningkatkan efektifitas waktu sehingga mengurangi intensitas petugas untuk berulang kali kembali ke desa sehingga waktu yang efektif bisa meningkatkan kinerja petugas pada tugas lain, sehingga produk yang dihasilkan untuk masyarakat menjadi lebih baik.

Sebelum pelaksanaan Latsar ini, penulis telah masuk kedalam lingkungan kantor selama kurang lebih 2 bulan. Dalam jangka waktu tersebut, penulis menyimpulkan adanya beberapa isu atau potensi permasalahan dalam penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan Kant or Direktorat Bina Pengadaan dan Pencadangan Tanah, antara lain terkait dengan manajemen asn dan smart asn yaitu : (1) Sumber Daya Manusia Terkait Jabatan Fungsional Tertentu di Direktorat Bina Pengadaan dan Pencadangan Tanah Masih Terbatas, , (2) Kurang optimalnya koordinasi antara Kantor Wilayah/Kantor Pertanahan dengan Instansi yang membutuhkan tanah, (3) Belum optimalnya sistem kontrol terkait jam kerja melalui aplikasi e-office (4) Kurang Optimalnya Operasional Sistem Informasi Pengadaan Tanah (SIPT) di Kantor Wilayah Provinsi/ Kantor Pertanahan Kabupaten/ Kota, dan (5) Kurang Optimalnya Sosialisasi Informasi Terkait Peraturan Pelaksanaan Pengadaan Tanah.

Dengan banyaknya kegiatan di Bidang Penataan dan Pemberdayaan penulis mengamati dan memperhatikan bahwa pengelolaan arsip data dari kegiatan-kegiatan ini belum berjalan secara optimal dan penyimpanannya pun belum efektif. Tidak jarang dalam pelaksanaan pekerjaan yang membutuhkan data terkait kegiatan tersebut terhambat dengan beberapa hal. Seperti arsip berkas fisik yang tidak tertata secara sistematis dan menumpuk di lemari arsip sehingga untuk menemukan berkas pada saat dibutuhkan harus mencari dalam jangka waktu yang lama dan mengakibatkan terhambatnya pekerjaan. Sebagai back-up untuk menjaga kemungkinan berkas fisik rusak atau hilang perlu dilakukan digitalisasi berkas tapi hal ini juga belum sepenuhnya dilakukan. Untuk sebagian berkas yang sudah dilakukan digitalisasi, penyimpanannya pun hanya dilakukan secara lokal dalam laptop pribadi beberapa pegawai dan konsultan perorangan yang ditugaskan sebagai tim ahli dari masing-masing kegiatan. Sedangkan tidak setiap saat orang yang memegang data tersebut berada di kantor jadi proses pertukaran data berjalan tidak efisien dan ada kemungkinan data rusak/hilang jika perangkat yang digunakan juga rusak. Kendala-kendala yang disebutkan di atas bisa menyebabkan terhambatnya pekerjaan dan produktivitas kerja pegawai yang menurun.

Berdasarkan Permen ATR/BPN Nomor 14 Tahun 2019, Ikhtisar Jabatan Analis Hukum Pertanahan yaitu Menelaah dan menganalisis bahan pengaturan dan penetapan hak tanah dan ruang, pengaturan dan pendaftaran hak tanah, ruang dan PPAT, pengadaan tanah serta sengketa, konflik dan perkara pertanahan dan tata ruang. Salah satu tupoksi Analis Hukum Pertanahan pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran ialah terlaksananya pendaftaran tanah dan pendaftaran ruang bawah tanah dan ruang atas tanah yang berkepastian hukum dan berbasis elektronik. Berdasarkan pengalaman dan pengamatan yang dilakukan oleh peserta Latsar CPNS Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional 2022, terdapat isu-isu aktual yang terjadi pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Bojonegoro yaitu antara lain kesamaan materai di dokumen yang berbeda pada Permohonan Hak Tanggungan Elektronik (HT-El), adanya perbedaan data fisik pada Buku Tanah dengan data digital pada website Aplikasi Komputerisasi Kantor Pertanahan (KKP) dan kurangnya akses informasi online mengenai tata cara permohonan pelayanan hak tanggungan elektronik (HT-El) di Kantor Pertanahan Kabupaten Bojonegoro.

Program-program prioritas diatas merupakan arahan langsung dari Presiden Joko Widodo untuk seluruh jajarannya, termasuk Kementerian ATR/BPN. Upaya untuk peningkatan kompetensi berbasis teknologi juga masuk dalam ruang lingkup dari program pembangunan sumber daya manusia, inilah yang ingin penulis fokuskan dengan mengangkat gagasan berupa digitalisasi dengan harapan peningkatan kualitas pelayanan dan kemampuan sumber daya manusia. Apabila uraian-uraian sebelumya dikaitkan pengadministrasian data secara digital maupun pada sistem informasi, juga sejalan dengan arah dan kebijakan Kementerian ATR/BPN Tahun 2020-2024, yang salah satunya adalah : “Terwujudnya kantor layanan modern dengan memberikan produk dan layanan pertanahan dan tata ruang secara elektronik”.Maka dari itu berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis melakukan kegiatan aktualisasi dengan judul “Digitalisasi Pencatatan Peminjaman dan Pengembalian Buku Tanah dan Warkah Berbasis Google Spreadsheet Untuk Kepentingan Penyelesaian Sengketa di Kantor Pertanahan Kota Malang”.

Masyarakat yang mempunyai masalah pertanahan dapat mengirim surat pengaduan yang paling sedikit memuat identitas pengadu dan uraian singkat kasus melalui loket pengaduan, kotak surat atau website Kementerian. Surat pengaduan harus dilampiri dengan identitas pengadu, fotokopi identitas penerima kuasa dan surat kuasa apabila dikuasakan, serta data pendukung atau bukti-bukti yang terkait dengan pengaduan. Banyaknya surat masuk tersebut salah satunya pada Sub Direktorat Pencegahan Dan Penanganan Konflik Pertanahan mengakibatkan penumpukan berkas di ruang kerja, dan berpotensi terjadi pengulangan pekerjaan terhadap surat pengaduan yang masuk. Selain melalui surat pengaduan masyarakat, penyelesaian sengketa dan konflik pertanahan dapat berdasarkan inisiatif dari Kementerian setelah melakukan pemantauan untuk mengetahui sengketa dan konflik yang terjadi pada suatu wilayah tertentu. Pemantauan tersebut dilakukan secara rutin oleh Kepala Kantor Pertanahan, Kepala Kantor Wilayah BPN atau Dirjen terhadap pengaduan atau pemberitaan pada surat kabar terkait sengketa dan konflik. Demi terselenggaranya kinerja yang baik, efektif, dan efisien, dan meningkatkan nilai komitmen mutu dari Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional maka aktualisasi ini bertujuan untuk menata arsip dari surat pengaduan dan tindak lanjut dari surat pengaduan tersebut.

Berdasarkan Undang – Undang Nomor 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Negeri Sipil Negara dalam Pasal 10, ASN memiliki fungsi sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa. Selain itu, ASN juga memiliki peran sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelanggaraan tugas umum pemerintah dan pembangunan nasional yang memiliki integritas, professional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik koropsi, kolusi dan nepotisme, serta mampu meyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai perekat sebagai unsur perekat pemersatu dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-undang Dasar Negera Republik Indonesia tahun 1945. 2 Berdasarkan UU No. 5 Tahun 2014 dimana ASN sebagai profesi berlandaskan pada prinsip antara lain nilai dasar, kode etik dan kode perilaku, komitmen, integritas moral, dan tanggung jawab pada pelayanan publik, kompetensi yang diperlukan sesuai dengan bidang tugas, kualifikasi akademik, jaminan perlindungan hukum dalam melaksanakan tugas dan profesionalitas jabatan. Nilai dasar (Core Values) yang menjadi prinsip ASN adalah Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif yang selanjutnya disingkat menjadi BerAKHLAK