Salah satu bagian
penting dalam lingkungan Badan Pertanahan Nasional adalah arsip, dimana yang
dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseroan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Permen No. 10 Tahun 2018).
Penulis di tempatkan di Kantor Pertanahan Kota Sabang sub bagian Tata Usaha
Provinsi Aceh menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan belum optimal karena selama
ini dokumen-dokumen tersebut diarsipkan secara manual. Untuk meminimalisir
penggunaan saran dan prasarana dalm proses penyimpanan arsip maka dibutuhkan
pengarispan secara digital. Belum terdigitalisasinya dokumen berdampak pada kehilangan
data dan arsip semakin lama semakin menumpuk serta juga lambatnya pencarian data
berkas untuk keperluan pembuatan laporan dan sebagainya. Dengan dilakukan
pengarsipan digital diharapkan dapat mengoptimalkan penyimpanan arsip sehingga arsip
dapat ditemukan.