Dalam pelaksanaan Reforma Agraria serta pelayanan dan pengaturan pertanahan tidak lepas dari kendala-kendala yang terjadi seperti adanya hambatan pelaksanaan kegiatan asset dan access reform serta kurang optimalnya kualitas data serta pelayanan pemeliharaan data. Beberapa penyebab terjadinya kendala erat kaitannya dengan profesionalisme serta perkembangan digitalisasi. Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional hadir sebagai salah satu wujud upaya mengatasi kendala-kendala yang erat kaitannya dengan profesionalisme serta perkembangan digitalisasi.

Tanah merupakan obyek yang paling mudah terkena sengketa. Saat ini, banyak kasus-kasus di Indonesia terkait dengan masalah pertanahan. Salah satu nya kasus perkara pertanahan yang terjadi di Kantor Pertanahan Kabupaten Lampung Selatan berdasarkan perkara nomor12/Pdt.G/2016/PN.Kla tentang Akta Jual Beli yang dipalsukan sebagai dasar peralihan Sertipikat Hak Milik yang sebelumnya telah terdapat putusan pengadilan yang sudah inkracht tetapi belum dibatalkan oleh pemenang perkara dan terjadi perbuatan hukum di dalam nya yaitu peralihan sertipikat. Proses peralihan sertipikat tersebut terjadi setelah adanya putusan pengadilan. Alasan tidak dilakukannya Pembatalan Produk Hukum dikarenakan ketidaktahuan pemenang perkara akan kewajibannya sebagaimana tercantum pada Pasal 32 ayat (1) Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 21 tahun 2020 tentang Penanganan dan Penyelesaian Kasus Pertanahan, yang menyatakan : “Kementerian atau Kantor Wilayah sesuai kewenangannya tidak dapat membatalkan Produk Hukum baik karena cacat administrasi dan/atau cacat yuridis maupun sebagai pelaksanaan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap.

Berdasarkan data yang telah dikumpulkan oleh penulis sebelumnya, maka ditemukan beberapa isu yang menjadi permasalahan di unit kerja pada seksi Survei dan Pemetaan di Kantor Pertanahan Kota Palangka Raya, antara lain terkait bidang tanah terpetakan tidak valid karena anomali luas, tidak ada pengelolaan peminjaman alat ukur, dan pengelolaan gambar ukur yang belum memadai. Dari data kondisi di unit kerja yang telah diperoleh serta isu yang dapat ditarik daripadanya tersebut, maka tulisan ini dibuat untuk dapat lebih 2 lanjut menjabarkan isu-isu tersebut, memilih isu prioritas di antaranya, yang dalam tulisan ini mengangkat isu mengenai belum optimalnya perbaikan data bidang tanah akibat anomali luas, serta memunculkan gagasan yang dapat menyelesaikan isu tersebut, yang dapat benar-benar dilaksanakan pada masa aktualisasi penulis sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup Kantor Pertanahan. Manfaat arsip bagi Kantor Pertanahan antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban. Untuk penulis sendiri melakukan kegiatan aktualisasi pada Kantor Pertanahan Kota Langsa. Berdasarkan pengamatan selama berada di satuan kerja, terdapat prosedur kerja yang kurang sesuai. Dimana masih terdapat belum tertibnya penataan berkas pertanahan pada Ruang Arsip Kantor Pertanahan Kota Langsa. Hal ini akan menjadi masalah serius apabila tidak segera diselesaikan serta akan berkembang jika tidak ditangani. Berdasarkan paparan diatas, maka penulis tertatrik untuk membahas terkait Belum Optimalnya Penataan Berkas Pertanahan Pada Ruang Arsip Kantor Pertanahan Kota Langsa, semoga dengan dibuatnya Rancangan Aktualisasi ini dapat membantu Kantor Pertanahan Kota Langsa untuk berinovasi dan meningkatkan kualitas mutu dalam pelayanan publik sehingga dapat mendukung terwujudnya pengelolaan ruang dan pertanahan yang terpercaya dan berstandar dunia.

Sesuai peran dan kedudukan sebagai seorang ASN yang memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas serta selaras dengan kompetensi literasi digital dalam smart ASN yaitu digital culture tentunya harus membiasakan budaya pelayanan yang sesuai dengan kaidah-kaidah yang ada dan juga terkait dengan Manajemen ASN Sebagai ASN harus menerapkan Asas Profesionalitas yakni mengutamakan keahlian yang berlandaskan kaidah-kaidah dan kode etik dalam pelayanan maupun pra pelayanan pendaftaran tanah pertama kali. Berdasarkan kondisi diatas penulis bermaksud untuk mengangkat judul aktualisasi “Efisiensi Proses Pelayanan Pendaftaran Pertama Kali Melalui Penguatan Analisa Data Spasial Di Kantor Pertanahan Kabupaten Kutai Kartanegara”. Pada aktualisasi ini bertujuan untuk penyiapan atau penguatan database Analisa spasial agar tercapai proses pengecekan data spasial permohonan pendaftaran pertama kali yang efisien.

Pembuatan layanan informasi online ini bertujuan supaya informasi pendaftaran tanah bisa diakses oleh masyarakat dengan 17 mudah dan masyarakat bisa melakukan konsultasi online guna mengatasi permasalahan ataupun kebingungan yang dialami masyarakat dalam pendaftaran tanah. Selain itu, peserta CPNS juga akan membuat pamflet yang berisikan tentang informasi pelayanan pendaftaran tanah yang akan didistribusikan di depan loket pendaftaran dan sebagai bahan informasi pelayanan pendaftaran bagi masyarakat.

Dalam rangka memastikan kualitas data hasil pendaftaran tanah, maka diperlukan sebuah instrumen evaluasi untuk mengetahui tingkat keberhasilan atau capaian suatu tujuan. Sampai saat ini belum tersedianya instrumen yang dapat digunakan untuk menghitung efektivitas Deklarasi Desa Lengkap. Berdasarakan fakta tersebut maka penulis akan membuat aktualisasi pembuatan dan penerapan instrumen evaluasi dalam rangka penilaian efektivitas Deklarasi Desa Lengkap Kantor Pertanahan Kabupaten Pesawaran(Pengembangan et al., 2020).

Menurut fungsinya arsip terbagi menjadi dua yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terbagi lagi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunannya telah menurun. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan (ANRI, 2009: 8). Arsip merupakan bagian terpenting dalam setiap kegiatan administrasi kelembagaan. Sebagaimana disebutkan oleh Norris (2002:1) bahwa arsip memberikan informasi untuk perncanaan dan pengambilan keputusan, membentuk dasar akuntabilitas pemerintah, dan sering tunduk pada pesyaratan hukum tertentu.

Buku Tanah yang 2 menjadi suatu arsip vital yang ada di Kantor Pertanahan perlu dilakukan pengelolaan dengan baik dalam suatu kearsipan. Hal ini dikarenakan setiap kegiatan/aktifitas dalam Kantor Pertanahan akan senantiasa berkembang dan menjadi semakin kompleks sehingga akan mengakibatkan volume yang dihasilkan dan diterima akan semakin bertambah. Dengan kondisi tersebut maka perlu adanya sistem kearsipan yang baik, dimana sistem kearsipan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan, mudah dilaksanakan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat pada saat arsip tersebut diperlukan. Sistem pengarsipan buku tanah menjadi perhatian yang sangat penting, namun di Kantor Pertanahan Kabupaten Karimun masih belum terkelola dengan efektif seperti sistem peminjaman buku tanah yang masih secara konvensional dan masih belum adanya pengawasan terkait pengembalian arsip buku tanah sesuai dengan jangka waktu peminjaman untuk kebutuhan layanan pemeliharaan data pendaftaran tanah.

ada era transforamsi digital perlu dilakukan digitalisasi terhadap berkas- berkas penting di pertanahan seperti Buku Tanah dan Surat Ukur. Tujuannya adalah untuk mempermudah penyimpanan dan meminimalisir terjadinya kerusakan dan kehilangan arsip. Selain itu juga akan mudah dalam hal pengerjaan permohonan masyarakat pada konteks pelayanan masyarakat. Kantor Pertanahan Kabupaen Nunukan sudah menerapkan digitalisasi terhadap Buku Tanah dan Surat Ukur pada semua desa di Kabupaten Nunukan.