Dari isu ini, ditemukan gagasan untuk mempermudah proses penomeran surat dalam kantor. Gagasan yang ditemukan juga dapat memaksimalkan pelaksanaan transformasi digital dan mewujudkan SMART ASN karena memanfaatkan teknologi yang ada, yaitu Digitalisasi pengagendaan dan penomeran surat menggunakan Google Spreadsheet di Kantor Pertanahan Kota Mojokerto. Dengan adanya gagasan ini diharapkan pegawai yang berwenang mengelola surat masuk dan surat keluar, serta pegawai pembuat surat tidak perlu mencari nomor surat dalam tumpukan buku agenda. Selain itu, karena Spreadsheet dapat menangkap data secara real time, pegawai dari seksi lain dapat melihat nomor surat yang tersedia dari ruangannya tanpa perlu menghampiri ruangan TU untuk membuat surat dengan penomeran umum.

alah satu bentuk penugasan dalam Pelatihan Dasar CPNS ini adalah melaksanakan aktualisasi yang merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka memecahkan atau menyelesaikan isu aktual yang terjadi di unit kerja. Dalam laporan aktualisasi ini, penulis mengangkat isu “Belum Optimalnya Sosialisasi pencegahan tanah terlantar kepada masyarakat”. Sosialisasi tentang pencegahan tanah terlantar menjadi isu aktual di bidang Pengendalian dan Penanganan Sengketa. Keterbatasan ruang atau media untuk sosialisasi menjadi salah satu hal yang membuat belum optimalnya pencegahan tanah terlantar kepada msyarakat. Oleh karena itu, penulis memilih gagasan pemecah isu yang menjadi judul dari laporan aktualisasi ini yakni “Optimalisasi Sosialisasi Pencegahan Tanah Terlantar melalui Publikasi Video Grafis dan Brosur di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Papua Barat”.

Dalam pelaksanaan inventarisasi persediaan, pengelolaan perekapan, permintaan dan ketersediaan persediaan masih belum terkelola dengan optimal. Hal tersebut mengakibatkan persediaan tidak dapat diawasi dan dikelola secara baik dan benar oleh pegawai yang mengurus BMN. Oleh karena itu pengelolaan persediaan haruslah mendapat perhatian khusus. Di mana diharapkan dengan dibentuknya suatu sistem pengelolaan yang baik maka diharapkan semua permintaan yang diajukan oleh berbagai bidang satuan kerja. Oleh karena itu, dalam kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS ini penulis berinovasi untuk membuat aplikasi berbasis excel dalam membantu pengelolaan persediaan. Kemudian dalam proses pelaksanaan aktualisasi tersebut, penulis menerapkan nilai-nilai dasar ASN dan core values Ber-AKHLAK serta terkait Manajemen ASN dan SMART ASN yang telah dipelajari selama masa pembelajaran pelatihan dasar CPNS. Diharapkan dalam pembuatan aplikasi berbasis excel tersebut dapat menjadi solusi dalam pengawasan dan pelaksanaan inventarisasi persediaan. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk membuat sebuah aplikasi berbasis excel untuk inventarisasi persediaan sebagai wujud aktualisasi nilai-nilai dasar ASN. Penulis akan menulis Laporan Aktualisasi dengan judul “Pemutakhiran Data Barang Milik Negara Berupa Inventarisasi Persediaan Melalui Pembuatan Aplikasi Berbasis Excel Pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Kepulauan Riau”.

Salah satu bagian penting dalam lingkungan Badan Pertanahan Nasional adalah arsip, dimana yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseroan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Permen No. 10 Tahun 2018). Penulis di tempatkan di Kantor Pertanahan Kota Sabang sub bagian Tata Usaha Provinsi Aceh menunjukkan bahwa pengelolaan kearsipan belum optimal karena selama ini dokumen-dokumen tersebut diarsipkan secara manual. Untuk meminimalisir penggunaan saran dan prasarana dalm proses penyimpanan arsip maka dibutuhkan pengarispan secara digital. Belum terdigitalisasinya dokumen berdampak pada kehilangan data dan arsip semakin lama semakin menumpuk serta juga lambatnya pencarian data berkas untuk keperluan pembuatan laporan dan sebagainya. Dengan dilakukan pengarsipan digital diharapkan dapat mengoptimalkan penyimpanan arsip sehingga arsip dapat ditemukan.

Sistem pendataan peminjaman dan pengembalian Buku Tanah masih manual ditulis dalam buku peminjaman saja, tidak ada sistematika yang jelas sehingga menimbukan potensi buku tanah hilang atau tidak dikembalikan dengan benar. Kondisi tersebut apabila tidak segera diatasi dapat berdampak buruk dan menjadi hambatan atau kendala dalam melaksanakan tugas dan fungsi Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kota Probolinggo sehingga dibutuhkan alternatif pemecah isu seperti pembuatan sistem penataan dan pengelolaan buku tanah yang memudahkan dalam pencarian dan memberikan sistematik yang jelas pada buku tanah. Pembuatan sistem tersebut diharapkan dapat mengoptimalkan peran, tugas dan fungsi Bidang Penetapan Hak dan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kota Probolinggo dan mewujudkan terlaksananya smart govermance (tata kelola pemerintahan cerdas) yang bertujuan untuk mewujudkan peningkatan kinerja pelayanan publik, kinerja birokrasi pemerintah dan kinerja efisiensi kebijakan publik.

Sebagai calon Pengolah Data Yuridis Pertanahan yang merupakan bagian dari pelaksanapada seksi penetapan hak dan pendaftaran diharuskan memiliki kualitas diri yangBerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif). Selain itu juga diharuskan memahami Manajemen ASN dan SMART ASN yangseluruhnya dirangkum dalam pelatihan dasar calon pegawai negeri sipil sesuai dengan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil. Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektonik, Kelompok Subtansi Penetapan dan Pengelolaan Aset Pemerintah pada Seksi Penetapan dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kota Surabaya II belum melaksanakan penyimpanan arsip secara digital berupa softfile dari SK hak dan risalah dari masing-masing berkas.

Dilingkungan kerja penulis yaitu di bagian Tata Usaha di Kantor Pertanahan Kota Probolinggo terdapat permasalahan yang berkaitan dengan surat masuk . Surat masuk manual melalui loket dan email seringkali bersifat urgent . Admin eoffice seringkali kewalahan untuk menginputkan surat masuk manual baru di eoffice dan kadang penerima surat meminta file surat untuk dikirim secepatnya . Maka dari itu admin e-office melakukan dua tahapan jika ada surat masuk manual baru untuk tahap pertama yaitu mencatat diexcel lalu filenya dikirim via personal message lalu tahap kedua membuat surat baru di e-office . Karena pengarsipan surat masuk untuk internal Kantor Pertanahan Kota Probolinggo juga sangat penting maka dari itu penulis mengangkat isu rencana aktualisasi utama yaitu “Belum terdigitalisasinya arsip surat masuk di Kantor Pertanahan Kota Probolinggo” . Oleh karena itu dibutuhkannya alternatife untuk pemecah isu seperti Digitalisasi Surat Masuk di Kantor Pertanahan Kota Probolinggo agar memudahkan untuk pengelolaa surat masuk. Digitalisasi tersebut diharapkan dapat memaksimalkan peran, tugas dan fungsi Tata Usaha dan mewujudkan manajemen ASN dan Smart ASN sebagai upaya peningkatan kinerja sebagai pelaksana kebijakan publik dan pelayan publik.

Pada tahap awal yaitu persiapan dan perencanaan, Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Sumatera Utara telah melakukan penetapan lokasi (objek) dan penetapan subjek serta tahapan kegiatan dengan target dan jadwal kegiatan yang telah dirancangkan. Dimana pada bulan Maret 2022 Provinsi Sumatera Utara memiliki target Redistribusi Tanah sebanyak 50.000 bidang. Akan tetapi kurangnya pengetahuan warga serta kepercayaan untuk mengikuti kegiatan Redistribusi Tanah membuat capaian inventarisasi tanah hingga pengukuran masih rendah di tiap Kabupaten yang ditetapkan untuk melakukan kegiatan Redistribusi Tanah. Berdasarkan data rekapitulasi progress fisik per 10 Oktober 2022, realisasi capaian fisik Redistribusi Tanah Kanwil BPN Sumatera Utara masih mencapai 34,35%.. Hal ini menunjukkan kegiatan Redistribusi Tanah di Sumatera Utara masih belum mencapai target perencanaan. Pada bulan Oktober dilakukan revisi target bidang yang semula 50.000 bidang menjadi 43.275 bidang. Oleh karena itu, penulis mengangkat judul yaitu “Optimalisasi Pelaksanaan Kegiatan Redistribusi Tanah di Provinsi Sumatera Utara”.

Bahwa dalam upaya meningkatkan pelayanan serta lebih mendekatkan pelayanan kepada masyarakat, Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional telah menerbitkan Surat Edaran Nomor 14/SE-HK.02/VII/2022 tentang Loket Prioritas Pelayanan Pertanahan dan Program Pelayanan Tanah Akhir Pekan PELATARAN. Program PELATARAN merupakan bentuk pelayanan prima kepada masyarakat khususnya pemilik tanah yang memiliki keterbatasan waktu pada jam kerja sehingga dapat mengurus sendiri tanahnya di akhir pekan pada hari sabtu dan minggu. Dalam hal ini Kantor Pertanahan Kota Surabaya II turut melaksanakan membuka layanan pada hari sabtu dan minggu, Namun pada kenyataannya yang terjadi saat ini yaitu masih rendahnya jumlah pemohon layanan yang datang pada program Pelayanan Pertanahan akhir pekan PELATARAN. Dan berdampak pada tidak maksimalnya jumlah sasaran capaian jumlah pemohon layanan pada program PELATARAN. Maka dari rumusan masalah tersebut penulis mengambil judul aktualisasi “Pemanfaatan Media Cetak Brosur Dan Banner Sebagai Sarana Menyebarluaskan Informasi Mengenai Program PELATARAN Pada Kantor Pertanahan Kota Surabaya II”.

Kantor Pertanahan Kota Surabaya I telah tersedia media untuk memberikan informasi kepada masyarakat melalui aplikasi pesan whatsapp, akan tetapi dalam penggunaan aplikasi whatsapp tersebut masih menggunakan cara manual dalam memberikan informasi atau membalas pesan tentang informasi persyaratan pendaftaran tanah sehingga dari banyaknya informasi yang masuk dan dengan terbatasnya sumber daya yang ada maka memungkinkan terjadinya penumpukan pesan yang masuk dan harus dibalas satu per satu secara manual sehingga menyebabkan pemohon harus menunggu lebih lama untuk menerima balasan informasi yang dibutuhkan. Atas permasalahan tersebut diatas tentu dapat diperbaiki dengan dilakukannya Optimalisasi Layanan Informasi Pendaftaran Tanah Melalui Aplikasi Whatsapp Auto Respond Pada Kantor Pertanahan Kota Surabaya I, dengan memanfaatkan aplikasi whatsapp auto respond sehingga permohonan pesan tentang informasi persyaratan pendaftaran tanah akan secara otomatis terbalas yang mana dapat mempersingkat waktu pemohon dalam menerima informasi dan memudahkan petugas dalam memberikan informasi.