Isu yang terjadi di Kantor Pertanahan Kota Kupang bersumber dari kurangnya Manajemen ASN dan Smart ASN. Isu yang dimaksud yaitu rendahnya tingkat kemampuan pada Sumber Daya Manusia (SDM) dalam menggunakan Perangkat Lunak Sistem Informasi Geografis (ArcGis) di Kantor Pertanahan Kota Kupang, belum optimalnya proses penatagunaan tanah dalam Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR) dan Panitia A di Kantor Pertanahan Kota Kupang, belum tertatanya arsip pertimbangan teknis pertanahan secara rapi dan sistematis di Kantor Pertanahan Kota Kupang. Dari ketiga isu tersebut terpilih isu yang akan diangkat yaitu belum optimalnya proses penatagunaan tanah dalam Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR) dan Panitia A di Kantor Pertanahan Kota Kupang. Isu tersebut terpilih didukung dengan data dan fakta berupa kegiatan sekarang yaitu Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (Berusaha dan Non Berusaha), Penyelenggaraan Kebijakan Penggunaan dan Pemanfaatan Tanah, dan Panitia A. Dimana kegiatan tersebut memerlukan peninjauan lokasi lapangan untuk mengetahui rencana tata ruang dalam pembuatan Pertimbangan Teknis Pertanahan. Masih minimnya masyarakat di Kota Kupang dalam memahami tentang Rencana Tata Ruang Wilayah, Kawasan Hutan, dan Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan (LP2B), sehingga sering terjadi ketidakpuasan masyarakat terhadap tidak transparannya data tersebut dan Pertimbangan Teknis Pertanahan yang dikeluarkan. Oleh karena itu, dibuat suatu gagasan untuk menyelesaikan isu tersebut, yaitu Optimalisasi Proses Penatagunaan Tanah Dengan Aplikasi Avenza Maps di Kantor Pertanahan Kota Kupang. Dengan gagasan tersebut dapat direncanakan kegiatan dengan tahapan-tahapan untuk diaktualisasikan di Kantor Pertanahan Kota Kupang.

Kantor Pertanahan Kota Surabaya I telah menyediakan beberapa media untuk menyampaikan informasi diantaranya seperti Instagram, Facebook, Twitter, Youtube, dan juga Website. Namun penyampaian informasi yang dilakukan dinilai kurang optimal, hal ini dikarenakan kebanyakan publikasi hanya seputar kegiatan internal dan melakukan posting ulang dari informasi yang diunggah oleh media Pusat Kementerian ART/BPN. Dengan belum optimalnya publikasi dan diseminasi informasi pertanahan kepada masyarakat ini tentunya menunjukan kurang optimalnya pengelolaan Manajemen ASN yaitu pada pengelolaan ASN untuk menghasilkan ASN yang profesional dan unggul mengikuti perkembangan zaman dalam melakukan diseminasi atau publikasi informasi pertanahan kepada masyarakat. Selain itu juga, keterikatan dengan SMART ASN adalah dalam melakukan pemanfaatan teknologi informasi dirasa masih kurang, hal ini karena bentuk informasi yang disampaikan masih kurang kreatif sehingga terkesan monoton, sehingga pemenuhan terhadap kebutuhan informasi masyarakat masih belum optimal.

Pemberian informasi layanan pertanahan pada Kantor Pertanahan Kota Tebing Tinggi saat ini hanya dilakukan secara tatap muka di loket. Masyarakat datang langsung ke loket untuk menanyakan informasi terkait persyaratan yang harus dipenuhi pemohon sesuai dengan jenis layanan yang ingin diajukan, informasi waktu penyelesaian layanan pertanahan tersebut serta tarif biaya yang harus dibayarkan pemohon. Sehubungan dengan kompetensi literasi digital yang digalakkan oleh pemerintah dalam era revolusi industri 4.0 saat ini, penulis berusaha untuk mencari pemecahan isu/masalah belum optimalnya layanan informasi pertanahan pada Kantor Pertanahan Kota Tebing Tinggi untuk dapat diminimalisir dengan memanfaatkan teknologi. Untuk itu melalui Rancangan Aktualisasi ini penulis bermaksud untuk mengangkat sebuah judul yaitu ”Optimalisasi Informasi Layanan Pertanahan Menggunakan Aplikasi WhatsAuto di Lingkungan Kantor Pertanahan Kota Tebing Tinggi Tahun 2022”.

Berdasarkan Surat Pelaksanaan Tugas yang diterbitkan oleh Sekretariat Jenderal Kementerian ATR/BPN pada tanggal 26 April 2022, penulis ditempatkan pada Unit Organisasi Bidang Survei dan Pemetaan Kantor Wilayah Padan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat dengan jabatan Petugas Ukur. Laporan ini merupakan bentuk tanggung jawab penulis sebagai CPNS untuk memenuhi sasaran kegiatan pelatihan dasar yaitu untuk dapat mengidentifikasi isu secara kritis dan memberikan rekomendasi penyelesain masalah yang terjadi di unit kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat secara umum, serta Bidang Survei dan Pemetaan secara khususnya. Berdasarkan hasil pengamatan penulis selama melaksanakan tugas di lingkungan Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional, penulis menemukan beberapa isu. Penulis tertarik untuk mengangkat isu “Pengelolaan berkas permohonan pengukuran dan pemetaan kadastral yang belum tersedia dalam media digital”, lalu disusun dalam rancangan aktualisasi yang berjudul “Digitalisasi Berkas Permohonan Pengukuran Dan Pemetaan Kadastral Melalui Google Drive di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Barat”, kemudian dilakukan pemecahan isu tersebut dan membuat tahapan-tahapan pelaksanaan gagasan yang akan diimplementasikan dalam kegiatan aktualisasi selama 30 hari kerja di unit kerja penulis.

Dalam dunia kerja, setiap instansi tak luput dari kegiatan surat-menyurat. Persuratan ini berfungsi sebagai alat komunikasi dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas ataupun paperless. Subbagian Keuangan dan BMN di Kantor Wilayah BPN Provinsi Sumatera Utara kerap kali menggunakan surat sebagai media berkomunikasi dengan kantor pertanahan di Provinsi Sumatera Utara dan instansi lainnya. Surat yang masuk ke Subbagian Keuangan dan BMN tidak selalu melalui loket kantor. Surat masuk tersebut terkadang dikirim langsung oleh pengirim ke akun e-office penerima yang dituju. Kemudian, surat tersebut dibalas oleh pegawai Subbagian Keuangan dan BMN ke akun e-office ataupun alamat si pengirim surat. Hal ini kerap menimbulkan kurangnya penyebaran informasi terkait isi surat yang masuk dan isi balasan surat tersebut. Apabila hal ini dibiarkan terus-menerus, akan menimbulkan kurangnya informasi yang diterima oleh tiap pegawai, dan hal ini akan menyebabkan pengetahuan informasi yang kurang dan pemberian informasi yang salah apabila suatu saat atasan, rekan kerja, ataupun masyarakat bertanya terkait suatu hal yang ada di surat-surat tersebut.

Kurangnya monitoring yang dilakukan petugas/pegawai menjadi salah satu alasan kenapa banyak berkas pemohon yang tidak selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Sehingga dapat menimbulkan kekecewaan di masyarakat akan pelayanan yang mereka dapatkan, lamanya proses permohonan pada layanan pertanahan tidak menutup kemungkinan akan menciptakan stigma negatif di mata masyarakat akan pelayanan pada Kantor Pertanahan Kota Tebing Tinggi. Menurut penulis isu ini penting untuk dapat dicari pemecahan masalahnya, dalam Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil dengan diadakannya pendidikan dan pelatihan ASN yang dilakukan oleh Lembaga Administrasi Negara sebagaimana diatur dalam undangundang yang mengatur mengenai ASN. Dalam hal ini para ASN mampu menjalankan fungsinya sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu bangsa sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

Dampaknya, proses pengurusan permohonan Blokir atau Sita tidak dapat dilanjutkan, sehingga berkas permohonan akan dikembalikan ke pemohon untuk melengkapi berkas yang kurang. Pemohon akan kecewa karena proses permohonannya tidak dapat berjalan akibat dari kekurangan berkas pendukung dan memakan waktu dan tenaga untuk “bolak-balik” ke Kantor Pertanahan demi melengkapi kekurangan berkas. Setelah memahami, mempelajari, dan memeriksa masalah yang terjadi, Penulis merasa penting untuk mencari penyelesaian masalah pada permohonan Blokir atau Sita tersebut. Penyelesaian masalah ini akan diangkat sebagai Rancangan Aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Pelayanan Pencatatan Blokir dan Sita Melalui Sosialisasi dan Pembuatan Blangko Daftar Periksa Kelengkapan dan Pencocokan Berkas Di Kantor Pertanahan Kota Banjarbaru”. Rancangan Aktualisasi ini merupakan wujud pelaksanaan Kegiatan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.

Pengelolaan dan pengarsipan surat masuk sudah melalui sistem yaitu e-office, namun sebaliknya untuk surat keluar. Penomoran dan pengarsipan surat keluar masih di data dengan mencatat ke dalam buku arsip sebagai media penyimpanan. Penomeran dan pengarsipan surat keluar masih dicatat dalam buku besar oleh petugas loket. Yang kemudian akan di tanda tangan oleh kepala seksi bagian masing-masing dan didisposisikan ke Bagian Tata Usaha untuk dilakukan pengiriman melalui Kantor Pos. Hal ini mengakibatkan masalah pada proses pencarian informasi tindak lanjut terhadap surat keluar, dimana instansi atau perorangan yang memasukkan surat ke pihak Kantor PertanahanKota Surabaya II tidak mengetahui status surat keluar telah dikirim atau belum. Dan jika pegawai di masing-masing bagian seksi ingin memberi penomeran dan pengarsipan surat harus melalui petugas loket. Berdasarkan permasalahan tersebut perlu untuk merancang sistem informasi administrasi surat keluar berbasis website pada Kantor Pertanahan Surabaya II yang bertujuan untuk membantu pihak Bagian Tata Usaha dalam hal penomeran dan pengarsipan surat keluar, maka penulis akhirnya merumuskan aktualisasi dengan judul “Penggunaan Aplikasi Website Surat Keluar di Kantor Pertanahan Kota Surabaya II”

Dalam proses pelaksanaan kegiatan seperti redistribusi tanah, PTSL, Lintor, dan kegiatan sertifikasi lainnya ditemukan beberapa permasalahan yang menghambat dalam penentuan penlok. Oleh karena itu data terkait HGU sangat dibutuhkan untuk memantau apakah sudah habis masa berlakunya atau belum, diperpanjang atau tidak, dan bagian yang di lepas. Selama ini data yang tersedia masih di koordinir pada masing-masing bidang dan belum terintegrasi, dan dapat menimbulkan adanya perbedaan pendapat di kemudian hari. Dalam hal ini penulis ingin berkoordinasi dengan bidang-bidang yang ada di satker untuk mengumpulkan data seputar HGU mejadi satu kesatuan dan diharapkan mampu menunjang data TORA untuk kegiatan sertifikasi tanah. Berdasarkan penyebab isu potensial di atas, maka penulis selaku Calon Pengelola Pertanahan yang bertugas di Bidang Penataan dan Pemberdayaan Kantor Wilayah ATR/BPN Provinsi Bengkulu menentukan beberapa gagasan pemecahan isu. Melalui analisis penentuan gagasan pemecahan isu prioritas maka diperoleh gagasan pemecahan isu sekaligus judul kegiatan aktualisasi yaitu “Optimalisasi Pembuatan Database terkait HGU untuk menunjang kebutuhan Data Tora di Bidang Penataan dan Pemberdayaan Kantor Wilayah ATR/BPN Provinsi Bengkulu”

Tingkat realisasi 51,67% masih jauh dari kata ideal untuk periode September (B09). Seharusnya di periode September angka realisasi tahunan mencapai 75% dari target. Jika tidak segera ditindaklanjuti, tingkat pelaksanaan anggaran yang rendah di Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Aceh dapat berdampak pada tidak tercapainya visi dan misi Satuan Kerja itu sendiri dan bahkan tidak tercapainya Rencana Strategis Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Tahun 2020-2024. Menindaklanjuti permasalahan tersebut, penulis mengajukan sebuah gagasan yaitu “Monitoring Realisasi Anggaran Melalui Aplikasi Google Spreadsheet dalam Mengoptimalkan Pelaksanaan Anggaran”.