Kearsipan SPM memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai sumber organisasi dan sebagai ingatan bagi organisasi. Pada hakikatnya, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk meningkatkan kualitas dalam pelayanan publik pada pengelolaan arsip yang autentik dan terpercaya. Maksud dari penyataan tersebut yaitu bahwa penyelenggaraan yang komprehensif dan terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional, prasarana dan sarana yang memadai serta adanya dukungan pemerintah akan meningkatkan kualitas pelayanan publik yang merupakan salah satu indikator untuk menuju good government. Oleh karenanya keberadaan pengelolaan arsip menjadi perhatian pemerintah, khususnya pemanfaatan teknologi informasi dalam sistem kearsipan sebagai upaya meningkatkan pelayanan informasi dan sistem kearsipan yang lebih baik. Permasalahan yang penulis dapatkan selama bekerja sebagai CPNS di Kantor Pertanahan Kabupaten Tegal khususnya di Sub Bagian Tata Usaha tempat penulis ditugaskan yakni : 1. Surat Perintah Membayar (SPM) yang tersimpan belum tertata secara rapi sehingga sulit didapatkan jika dibutuhkan; 2. Masih kurang tertatanya pendataan pengarsipan SPM berakibat ketika dibutuhkan harus membutuhkan waktu lebih lama untuk mencarinya.

Untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan, dari faktor internal Kementerian ATR/BPN melakukan perbaikan-perbaikan, baik pada sistem maupun pada dokumen pertanahan yang telah terdata. Kantor Pertanahan Kabupaten Wonogiri sebagai bagian unit kerja dari Kementerian ATR/BPN saat ini juga sedang melakukan transformasi digital dengan melakukan digitalisasi permohonan pemberian hak pakai atas nama instansi pemerintah. Perubahan yang dilakukan ini akan sangat membantu Kantor Pertanahan Kabupaten Wonogiri dalam sistem temu kembali dokumen yang dibutuhkan untuk itu digitalisasi permohonan pemberian hak pakaisangat penting dan sangat memudahkan dikemudian hari. Dengan demikian, maka diperlukan penyelesaian berupa Terciptanya Penataan Arsip Permohonan Pemberian Hak Pakai Atas Nama Instansi Pemerintah Tahun 2022 Menggunakan Google Drive di Kantor Pertanahan Kabupaten Wonogiri.

Pengumpulan data yang sudah ditelaah akan dituangkan ke dalam Resume, namun Resume Telaah pada Seksi Survei dan Pemetaan Kantor Pertanahan Kota Bandung pada saat ini belum menerapkan digitalisasi yang optimal, baik pendataan maupun penyimpanannya. Sedangkan pada era saat ini, hal-hal yang menunjang kegiatan dalam bekerja harus diarahkan menuju digitalisasi untuk mendukung upaya transformasi digital dengan menerapkan pendataan/monitoring dan penyimpanan terhadap Resume Telaah yang telah dibuat melalui google spreadsheet dan google drive sebagai media pendataan dan penyimpanannya. Hal tersebut perlu dilakukan agar dapat memberi kemudahan dalam pencarian data yang sudah diolah dan dituangkan ke dalam Resume. Sebagai CPNS, penulis harus mampu untuk menerapkan core value ASN atau nilai-nilai dasar ASN dalam menunjang kinerja penulis dan satuan kerja penulis. Pelaksanaan kegiatan ini bertujuan untuk mengaktualisasikan core value ASN atau nilai-nilai dasar ASN, yaitu Berorientasi pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK). Berdasarkan nilai-nilai yang terkandung dalam BerAKHLAK guna mendapatkan hasil yang sesuai dengan penulis rencanakan, maka penulis membuat Laporan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Pendataandan Penyimpanan Resume Telaah Bidang Tanah pada Seksi Survei dan Pemetaan di Kantor Pertanahan Kota Bandung tahun 2022.”

Mengingat pentingnya arsip secara digital, dalam laporan aktualisasi Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil ini penulis akan membahas lebih lanjut mengenai permasalahan belum optimalnya pengelolaan arsip dokumen keuangan, dan mengangkat judul dalam laporan aktualisasi “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Dokumen Keuangan melalui Digitalisasi Arsip Dokumen Keuangan Menggunakan Aplikasi Microsoft Access di Subbagian Tata Usaha Kantor Pertanahan Kabupaten Rote Ndao” dengan menerapkan nilai-nilai BerAKHLAK yang telah didapatkan selama pelatihan sehingga mampu memberikan perubahan yang bermanfaat bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Rote Ndao dalam meningkatkan pemerintahan yang baik. Sistem Informasi Arsip Elektronik Berbasis Microsoft Access merupakan pengelolaan arsip elektronik (e-arsip) dengan memanfaatkan salah satu aplikasi Microsoft Office yaitu Microsoft Access sebagai database penyimpanannya. Dengan Sistem Informasi Arsip Elektronik Berbasis Microsoft Access pengelolaan arsip menjadi lebih mudah, arsip lebih terjaga dari kerusakan, hemat ruang dan proses temu kembali arsip menjadi lebih mudah dan cepat. Sistem Informasi Arsip Elektronik Berbasis Microsoft Access dapat menjadi alternatif solusi dalam pengelolaan arsip elektronik sehingga mampu menjawab permasalahan belum optimalnya pengelolaan arsip dokumen keuangan di Kantor Pertanahan Kabupaten Rote Ndao.

Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali peserta menemukan isu-isu yang muncul setelah mengamati kurang lebih 4 bulan. Kemudian dari isu tersebut maka diperlukan ide-ide solutif dan inovatif untuk mendukung sistem kerja kantor pertanhan agar lebih baik dan lebih maju. Isu yang ditemukan berkaitan dengan kurangnya informasi pelayanan pertanahan khususnya penerbitan sertipikat pengganti pada masyarakat umum. Sertipikat pengganti adalah salah satu layanan pertanahan dimana Kantor Pertanhan Kabupaten Boyolali menerbitkan sertipikat pengganti dikarenakan blanko lama, rusak dan hilang. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan telah memuat persyaratan setiap jenis pelayanan pertanahan. Akan tetapi faktanya di Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali masih banyak berkas yang masih kurang kelengkapan persyaratan pada loket pendaftaran. Masih banyak masyarakat yang belum paham mengenai alur dan persyaratan permohonan itu sendiri, sehingga mengakibatkan pemohon dalam hal ini masyarakat umum sering kali harus kembali lagi ke Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali untuk melengkapi persyaratan permohonan. Berdasarkan latar  belakang permasalahan tersebut, penulis sebagai peserta Latsar CPNS menyusun rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Penggunaan Media Sosial Sebagai Sarana Pemberian Informasi Layanan Sertipikat Pengganti Dengan Membuat Poster/ Brosur Digital di Kantor Pertanahan Kabupaten Boyolali”.

Kantor Pertanahan Kabupaten Karawang terus melakukan perbaikan dan pembaharuan dalam digitalisasi penetapan hak guna Bangunan untuk memudahkan masyarakat untuk memahami persyaratan kelengkapan berkas. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menyebarkan informasi melalui video animasi yang disebarkan di media sosial Kantor Pertanahan Kabupaten Karawang yang berisi persyaratan kelengkapan berkas dan prosedur dari setiap kegiatan Penetapan Hak Guna Bangunan oleh Perorangan Maupun Badan Hukum. Hal ini dilakukan agar nantinya masyarakat dapat mengakses kapan saja dan di mana saja mengenai persyaratan kelengkapan berkas dan Penetapan Hak Guna Bangunan dan dapat mempersiapkan jika akan mendaftarakan tanahnya agar tidak menghambat proses pendaftaran hak dan penetapan hak . Berdasarkan uraian tersebut di atas, penulis menyusun laporan aktualisasi dengan judul, “Optimalisasi Pelayanan Penetapan Hak Guna Bangunan Melalui Video Animasi Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Karawang”. Karena, dalam hal ini pemahaman masyrakat mengenai persyaratan layanan Penetapan Hak Atas Tanah pada Hak Guna Bangunan di Kantor Pertanahan Kabupaten Karawang sangat kurang, maka penulis akan mengedukasi masyrakat melalui sosialisasi melalui video animasi yang berisikan berbagai macam informasi yang dapat diakses oleh seluruh Masyarakat.

Berdasarkan uraian tugas tersebut, tampak bahwa diperlukan banyaknya data mulai dari inventarisasi, identifikasi, pengelolaan data. Berdasarkan pengamatan penulis dan hasil diskusi bersama dengan rekan kerja senior dan mentor bahwa isu yang menjadi kendala atau permasalahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Pangkajene Kepulauan adalah masih belum optimalnya penataan dan pengarsipan Dokumen Keuangan. Hal tersebut didukung oleh data dan fakta belum tertata rapinya arsip dokumen keuangan didalam bundel. Untuk mengatasi permasalahan tersebut maka perlu adanya penataan dengan fisik dokumen keuangan di dalam lemari arsip dan penyimpanan secara online perlu dilakukan. Digitalisasi arsip fisik Dokumen Keuangan untuk menunjang kegiatan di tahun yang akan datang dimana Kementerian Agraria dan Tata Ruang Badan Pertanahan Nasional akan melakukan proses pelayanan dengan cara sistem elektronik, serta dengan adanya digitalisasi ini akan mencegah dan mengamankan fisik dokumen keuangan yang mengalami kerusakan ataupun hilang. Hal ini berkaitan erat dengan Manajemen ASN dan SMART ASN yaitu menjadi ASN yang dapat memahami tentang transformasi digital dan literasi digital dalam memanfaatkan teknologi di masa sekarang.

Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan di Kantor Pertanahan Kabupaten Banjarnegara, diperlukan adanya gagasan untuk membantu memecahkan permasalahan yang ada dengan cara digital. Hal tersebut sejalan dengan konsep Smart ASN digital skill dimana individu diharapkan dapat mengetahui, memahami, menggunakan perangkat keras, priranti lunak Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) serta sistem operasi digital dalam kehidupan sehari-hari untuk mempermudah pelaksanaan tugas dan fungsi jabatannya. Pembuatan e-book (electronic book) sebagai pedoman dapat dijadikan salah satu upaya untuk membantu pemohon, petugas maupun pelaksana dalam memverifikasi berkas permohonan. Menurut Wikipedia, pengertian e-book adalah publikasi buku yang tersedia dalam bentuk digital, terdiri dari teks, gambar, atau keduanya, dapat dibaca di layar komputer layar datar atau perangkat elektronik lainnya. Meskipun kadang-kadang didefinisikan sebagai “versi elektronik dari buku cetak”, beberapa e-book dibuat tanpa adanyak versi cetak. Selain itu e-book juga dapat difungsikan sebagai media edukasi. Berdasarkan permasalahan diatas penulis tertarik ingin membuat e-book yang berisi prosedur, urutan penyusunan berkas, syarat pendaftaran berkas yang harus dipenuhi serta petunjuk teknis pengisian blanko permohonan Pendaftaran Tanah Pertama Kali Pengakuan Hak.

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari pengirim. Surat adalah hal yang sering dijumpai di lingkup perkantoran. Saat ini di Kantor Pertanahan Kabupaten Bekasi pada Subbagian Tata Usaha dalam pencatatan surat masuk masih menggunakan buku dan penataan masih kurang baik sehingga saat surat dibutuhkan membutuhkan waktu dalam mencarinya. Melihat pentingnya surat, penulis kemudian terdorong untuk membuat rencana aktualisasi berupa optimalisasi pencatatan surat dan penataan arsip surat. Hal demikian kemudian mendorong penulis untuk membuat Laporan Aktualisasi dengan Judul “OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP SURAT MASUK DAN PENCATATAN SURAT MASUK MENGGUNAKAN GOOGLE SPREADSHEET DI SUBBAGIAN TATA USAHAN KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BEKASI”