erdasarkan pengamatan peserta di Kantor Pertanahan Kabupaten Temanggung mendapatkan hambatan dalam proses pelaksanaan tugasnya. Salah satunya adalah permasalahan Belum Optimalnya Monitoring Permohonan SK Pemberian Hak Pakai Tanah Aset Pemda di Kantor Pertanahan Kabupaten Temanggung. Bagian yang belum optimal tersebut dapat menimbulkan dampak menghambat waktu kerja pegawai dalam mencari berkas secara manual dimana permohonan tersebut dikerjakan oleh 4 orang yang ada di Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran terutama pada Sub Bagian Penetapan Hak. Jika isu tersebut tidak segera diatasi ditakutkan akan berdampak pada tidak maksimalnya manajemen ASN yang professional dalam menjalankan pekerjaan dikarenakan adanya 3 ketidakoptimalan dan ketidakefektifan dalam melakukan monitoring, jika ditinjau dari aspek Smart ASN dengan belum optimalnya Monitoring Permohonan SK Pemberian Hak Pakai Tanah Aset Pemda di Kantor Pertanahan Kabupaten Temanggung belum mencerminkan pengimplementasian digital skill yang baik dengan minimnya literasi digital yang dimiliki pegawai.

Berdasarkan uraian masalah diatas, penulis melihat celah untuk penerapan nilai “Berorientasi Pelayanan”, dimana adanya kebutuhan satu wadah komunikasi untuk memaksimalkan respon pelayanan informasi di Kantor Pertanahan Kabupaten Lombok Barat. Pemilihan media informasi juga harus efektif, efisien, mudah dijangkau dan digunakan oleh masyarakat. Oleh karena itu, penulis menawarkan gagasan kreatif pemecahan isu dengan memanfaatkan WhatsApp Business dan Chatbot WhatsApp untuk menyajikan berbagai informasi tentang respon pelayanan informasi di Kantor Pertanahan Kabupaten Lombok Barat. Adapun judul yang diangkat oleh penulis yaitu “Optimalisasi Respon Pelayanan Informasi pada Layanan Hotline menggunakan Chatbot Whatsapp di Kantor Pertanahan Kabupaten Lombok Barat” sebagai bentuk kegiatan aktualisasi di tempat kerja.

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2015 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang, dimana Kementerian Agraria dan Tata Ruang (ATR) mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/ pertanahan dan tata ruang untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Menurut PP No. 24 Tahun 1997, Pendaftaran tanah adalah rangkaian kegiatan yang dilaksanakan oleh pemerintah secara terus menerus, berkesinambungan dan teratur meliputi pengumpulan, pengolahan, pembukuan dan penyajian serta pemeliharaan data fisik dan data yuridis dalam bentuk peta dan daftar mengenai bidang- bidang tanah dan satuan-satuan rumah susun termasuk pemberian surat tanda bukti bagi tanah-tanah yang sudah ada haknya dan hak milik satuan rumah susun serta hak tertentu yang membebani. Kegiatan pendaftaran tanah seperti yang disebutkan dalam pasal 19 UUPA meliputi, a. pengukuran, pemetaan, pembukuan tanah; b. pendaftaran hak atas tanah dan peralihan hak-hak tersebut; dan c. pemberian surat tanda bukti yang berlaku sebagai alat pembuktian yang kuat. Agar menjamin kepastian hukum terhadap data fisik pendaftaran tanah, perlu dilakukan pengukuran bidang tanah dan dibuat dokumennya.

Dalam proses pengecekan sertipikat secara elektronik setelah PPAT menginput berkas sesuai persyaratan lalu berkas tersebut divalidasi oleh Kantor Pertanahan. Kemudian pelaksana wajib melakukan validasi sebelum hasil layanan diterbitkan karena apabila data pertanahan belum valid, maka hasil layanan tidak dapat diterbitkan. Namun semua itu dalam pelaksanaannya masih tidak sesuai dengan aktual yang terjadi. Saat meng-upload berkas masih banyak yang tidak sesuai SOP, di antaranya tidak menyertakan scan KTP dari pemohon dan pemilik akun terdaftar, scan sertipikat asli yang kurang jelas serta catatan pendaftarannya tidak ter-scan, akta pendirian untuk badan hukum yang terlewat untuk diunggah, tidak adanya surat keabsahan dokumen. Dijumpai pula kendala non teknis di antaranya web erorr serta 4 PPAT dan pengguna layanan belum melakukan perbaikan syarat-syarat yang diunggah. Semua itu dirasa menghambat proses layanan mengingat berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Pelayanan dan Pengaturan Pertanahan bahwa layanan pengecekan sertipikat membutuhkan 1 (satu) hari kerja. Namun akibat banyaknya berkas yang ditangguhkan mengakibatkan tenggat waktu tersebut tidak terpenuhi karena harus menunggu perbaikan dari stakeholder agar berkas dapat diproses lebih lanjut.

Sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil di Kementerian ATR/BPN yang melaksanakan kegiatan aktualisasi, penulis mengangkat isu strategis berkaitan tentang belum optimalnya penyimpanan arsip Gambar Ukur di ruang arsip. Maka dengan itu, penulis memiliki gagasan untuk membuat arsip Gambar ukur dalam bentuk digital agar dapat meminimalisir hilangnya data arsip. karena ada 2 bentuk file arsip yaitu fisik dan digital. Namun, arsip fisik lebih banyak memakan tempat dan juga berpotensi untuk hilang atau susah dicari. Oleh karena itu, agar tidak terjadinya hal tersebut penulis mengangkat gagasan yaitu Optimalisasi Digitalisasi Gambar Ukur Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) Tahun 2021 Desa Mokobeau di Kantor Pertanahan Kabupaten Buton Selatan.

Sebelum dilakukan aktualisasi, CPNS diharapkan dapat menganalisis isu-isu negatif yang terjadi pada unit kerja dengan metode analisis tertentu kemudian melakukan penyelesaian dari permasalahan isu yang terjadi. Penyelesaian masalah pada masa aktualisasi dilakukan dengan memberikan gagasan kreatif pada masalah yang ada dan dipraktikan sehingga memberikan perubahan yang nyata. Pelaksanaan aktualisasi dalam pelatihan dasar CPNS harus sesuai dengan tugas dan fungsi jabatan dan juga penempatan di unit kerja.

Dalam pencapaian tujuan tersebut, faktor arsip yang ada didalamnya tidak dapat diabaikan. Kantor Pertanahan Kabupaten Ciamis merupakan instansi pemerintah yang bergerak dibidang pertanahan, pada Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional yang mulai berkembang menggunakan teknologi informasi, salah satu informasi yang sangat penting dalam suatu instansi adalah rekaman dari kegiatan instansi itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap organisasi atau instansi, apabila pengolahannya kurang baik akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu organisasi atau instansi tersebut. Arsip yang teratur dan tertib akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi karena dengan arsip dapat diketahui bermacam – macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Setelah bekerja selama 5 (bulan) di Kantor Pertanahan Kabupaten Ciamis, penulis mengamati isu – isu atau potensi permasalahan dibagian tata usaha, salah satu  permasalahan yang dihadapi diantaranya Belum Optimalnya Integrasi Pengarsipan yang sudah existing namun belum maksimal dalam penggunaanya.

Berdasarkan pertimbangan tersebut, dalam rangka aktualisasi pelatihan dasar CPNS sekaligus upaya untuk memecahkan permasalahan tersebut, penulis akan berupaya mengoptimalisasi pengelolaan persediaan ATK melalui digitalisasi pencatatan persediaan ATK dengan menggunakan Google Spreadsheet. Pembuatan Google Spreadsheet ini diharapkan dapat membantu memudahkan pencatatan dan memonitor keluar - masuk persediaan dengan mudah. Selain itu, penyusunan aktualisasi ini merupakan bentuk pemenuhan kegiatan Pelatihan Dasar yang wajib diikuti oleh seluruh Calon Pegawai Negeri Sipil di setiap instansi sebagaimana tercantum dalam pasal 3 ayat (1) Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 tentang Pelatihan Dasar CPNS. Dimana Pelatihan Dasar CPNS ini bertujuan untuk mengembangkan kompetensi CPNS yang dilakukan secara terintegrasi.

Memasuki era society 5.0 ini, dimana manusia dapat menyelesaikan berbagai tantangan dan permasalahan dengan memanfaatkan berbagai inovasi yang lahir di era Revolusi Industri 4.0 dan berpusat teknologi yang bagian dari manusia itu sendiri, internet bukan hanya digunakan untuk sekedar berbagi informasi melainkan untuk menjalani kehidupan. Dalam Society 5.0 dimana komponen utamanya adalah manusia yang mampu menciptakan nilai baru melalui perkembangan teknologi dapat meminimalisir adanya kesenjangan pada manusia dan masalah ekonomi dikemudian hari. kegiatan digitalisasi berkas pertanahan tidak serta merta hanya digitalisasi saja, tetapi perlu diintegrasikan dengan aplikasi yang lain. Sebagai contohnya adalah hasil digitalisasi berkas permohonan pertanahan. Hal ini tentu saja akan memudahkan dan mendukung Kementerian ATR/BPN dalam mewujudkan pelayana sehingga percepatan pelayanan akan terjadi. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penyusun selama menjalani Masa Prajabatan sebagai calon Verifikator Berkas Permohonan Hak pada Kantor Pertanahan Kabupaten Bangka, ditemukan bahwa belum adanya digitalisasi pengelola pencatatan berkas permohonan pada pemeliharaan data di Kantor Pertanahan Kabupaten Bangka, sehingga berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk menyusun Laporan aktualisasi dengan judul “Digitalisasi Pencatatan Berkas Permohonan Pada Pemeliharaan Data Menggunakan Online Database di Kantor Pertanahan Kabupaten Bangka”.

Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik yang diajukan oleh PPAT merupakan bagian dari kewajiban PPAT sebelum melaksanakan pembuatan akta mengenai pemindahan/peralihan atau pembebanan Hak Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun. Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik yang diajukan oleh pihak selain PPAT tidak dapat dijadikan sebagai syarat pembuatan akta mengenai pemindahan/peralihan atau pembebanan Hak Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun oleh PPAT. Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik dilakukan untuk memeriksa kesesuaian Sertipikat Hak Atas Tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun yang bersangkutan dengan daftar-daftar yang ada di Kantor Pertanahan. Layanan ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian Data Fisik dan Data Yuridis pada Sertipikat dengan data yang ada pada pangkalan data.