Penulis melakukan analisis mengenai permasalahan yang perlu diberikan
solusi untuk dapat diperbaiki. Adapun dari sejumlah masalah yang dihadapi pada
Subbagian Tata Usaha, penulis mencoba fokus pada masalah pengelolaan
ketatausahaan dalam hal monitoring pekerjaan dan digitalisasi dokumen tata
usaha. Pada kondisi saat ini, pekerjaan yang menjadi tanggung jawab Subbagian
Tata Usaha sangat beragam yang memiliki prioritas, tenggat waktu, dan tingkat
kesulitan yang beragam. Disamping volume pertumbuhan dokumen tata usaha
terbilang sangat tinggi. Seiring dengan banyaknya kegiatan di Kantor Pertanahan
itu sendiri.
Hal ini berbanding terbalik dengan jumlah SDM di Subbagian Tata Usaha
yang hanya terdiri dari 1 (satu) orang. Bertugas sebagai Pejabat Pengawas
merangkap Bendahara sekaligus pelaksana semua tugas dan fungsi Subbagian
Tata Usaha di Kantah Kab. Muratara. Sehingga di jangka pendek ini perlu
dibangun suatu aplikasi yang mampu melakukan manajemen prioritas kerja dan
dapat memonitoring penyelesaian tugas yang ada. Sedangkan di jangka
menengah, perlu adanya pembagian tugas apabila telah terisi tambahan timpelaksana pada Subbagian Tata Usaha.
Masalah berikutnya yaitu mayoritas dokumen tata usaha pada masih
berbentuk dokumen fisik. Hal ini perlu menjadi perhatian karena di dunia kerja
masa kini, pemanfaatan dokumen digital sangat meningkat. Terlebih ketika
terjadinya pandemi, dokumen digital dibutuhkan termasuk dalam hal audit oleh
pihak internal maupun eksternal. Sehingga untuk mengimbangi kebutuhan
terhadap dokumen digital tersebut, maka diperlukan pembangunan basis data
arsip. Dengan adanya basis data arsip, disamping menjadi alternatif dokumen
fisik, juga memberi kemudahan terhadap pencarian dokumen tata usaha untuk
menunjang pekerjaan. Apabila masalah yang telah diuraikan di atas tidak disikapi
dengan serius, tentu dapat berakibat menurunnya penilaian kinerja, khususnya
Subbagian Tata Usaha Kantah Kab. Muratara dan Kementerian ATR/ BPN pada
umumnya. Karena hierarki dari setiap pekerjaan di Kantor Pertanahan sebagai
unit terkecil, akan mengerucut dan mempengaruhi kinerja Kementerian secara
keseluruhan.
Rencana Aksi Perubahan PKP Angkatan I Tahun 2021“Melayani, Profesional, Terpercaya
4Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, penulis menyimpulkan
permasalahan yang dihadapi oleh Kantah Kab. Muratara yaitu belumdilakukannya pemanfaatan teknologi digital dalam pengelolaan ketatausahaan
yang meliputi manajemen pekerjaan dan digitalisasi dokumen tata usaha. Dengan
demikian penulis bermaksud menyusun suatu Laporan Aksi Perubahan dengan
memberikan judul “Peningkatan Pengelolaan Ketatausahaan Melalui Aplikasi
Pengelolaan Dokumen dan Pekerjaan Tata Usaha Online (Pedo Jantan) pada
Kantor Pertanahan Kabupaten Musi Rawas Utara”.
