Adanya kesenjangan atau gap antara tahapan / kegiatan yang mendapatkan porsi pengaturan yang cukup dan jelas terkait metode kegiatan yang dilaksanakan, seperti kegiatan Inventarisasi dan Identifikasi Objek Pengadaan Tanah oleh Satgas A dan Satgas B, dengan jelas diberikan petunjuk data-data apa saja yang harus diambil serta hasilnya dituangkan dalam Peta Bidang Tanah dan 4 Daftar Nominatuf, sedangkan Pengumuman Peta Bidang Tanah dan Daftar Nominatif tidak mendapat pengaturan / penataan yang cukup, sehingga hal ini menjadi rentan terhadap lemahnya data Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan Untuk Kepentingan Umum. Untuk itu Peningkatan Kualitas Data Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan Untuk Kepentingan Umum Menjadi Penting Untuk Dijadikan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Kualitas Pelayanan Publik Melalui Efektivitas Pengumuman Peta Bidang Tanah Dan Daftar Nominatif.

Untuk mengelola manajemen diperlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman kegiatan mulai dari awal sampai dengan akhir pengambilan keputusan. Arsip-arsip tersebut dipergunakan baik untuk keperluan internal kantor wilayah yaitu digunakan sebagai data dan informasi untuk keperluan pekerjaan kantor maupun untuk keperluan eksternal yaitu pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi atau pelayanan penanganan pengaduan masyarakat. Menimbang pengelolaan arsip satuan kerja adalah salah satu tugas dan fungsi dari Subbagian Umum dan Hubungan Masyarakat yang dapat menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi Subbagian Umum dan Hubungan Masyarakat lainnya 4 sehingga perlunya penataan arsip menjadi suatu fokus dan prioritas area perubahan.

Sesuai dengan Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Penulis sebagai Kepala Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Belu, maka dipandang perlu untuk menerapkan sistem manajemen mutu berstandar internasional ISO 9001 : 2015 terhadap semua proses kegiatan yang ada dilakukan penatausahaan yang meliputi sosialisasi, pelatihan, dan penerapan. Semua proses yang ada berjenjang dan sistematis sehingga diharapkan akan meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.

laporan Aksi Perubahan yang berjudul “Pengembangan Aplikasi Sipemanah Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Dan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan Kanwil Bpn Provinsi Aceh”. Laporan Aksi Perubahan ini disusun sebagai salah satu syarat untuk kelulusan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) pada Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Agraria dan Tata Ruang Tahun 2022. Dalam Laporan Laporan Aksi Perubahan ini, penulis menyoroti penanganan pengaduan dan perolehan informasi layanan pertanahan yang belum tertangani dengan baik oleh kanwil BPN Aceh maupun Kantor Pertanahan di lingkungan Kanwil BPN provinsi Aceh. Oleh karena itu penulis berinisiatif menyusun suatu terobosan Aksi Perubahan agar hambatan dan kendala yang muncul dalam penanganan dan penyelesaian pengaduan dapat di atasi sehingga terwujud kualitas pengelolaan dan penanganan pengaduan serta perolehan informasi layanan pertanahan yang tepat dan cepat.

Dalam rangka mewujudkan Visi dan Misi Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional Tahun 2020-2024, Kantor Pertanahan berupaya untuk menjadi Kantor Pertanahan modern sebagai pusat layanan informasi pertanahan dan ruang berbasis elektronik, maka transformasi digital akan dilakukan secara bertahap sesuai dengan kesiapan kualitas data pertanahan dan ruang, sumber daya manusia, infrastruktur, dan anggaran, serta akseptabilitas masyarakat. Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional sebagai pelayan publik membutuhkan suatu perubahan terhadap sistem konvensional yang selama ini dijalankan untuk menyimpan dan mengelola arsip pertanahan.

Dalam proses kegiatan pelayanan pertanahan seringkali diperlukan arsip pertanahan baik berupa warkah, buku tanah, maupun surat ukur. Untuk mempercepat pencarian arsip ini diperlukan suatu aplikasi data yang cepat, akurat dan informatif. Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sangat diperlukan untuk meningkatkan kelancaran operasional dalam menunjang pelaksanaan pengelolaan arsip. Teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang demikian pesat merupakan peluang untuk kemudahan mengakses, mengelola, dan pendayagunaan informasi secara cepat, tepat, dan akurat.

Untuk mewujudkan Visi dan Misi Kementerian ATR/BPN Tahun 2020-2024 dengan menjadikan Kantor Pertanahan Modern sebagai pusat layanan informasi pertanahan dan ruang berbasis elektronik, maka transformasi digital akan dilakukan secara gradual sesuai dengan kesiapan kualitas data pertanahan dan ruang, sumber daya manusia (SDM), infrastruktur, dan anggaran, serta akseptabilitas masyarakat. Perlu disusun strategi pelaksanaan transformasi digital yang mencakup aspek-aspek peningkatan kualitas data, peningkatan profesionalitas dan kompetensi digital SDM termasuk SDM mitra Kementerian ATR/BPN, penyediaan infrastruktur teknologi informasi, proses bisnis dalam ekosistem digital, regulasi, komunikasi publik dan edukasi masyarakat serta penyediaan anggaran.

Kementerian ATR/BPN sebagai pelayan publik membutuhkan suatu perubahan terhadap sistem manual yang selama ini dijalankan untuk menyimpan dan mengelola dokumen pertanahan antara lain surat ukur dan buku tanah. Surat ukur adalah dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian. Buku tanah adalah dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik suatu objek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya. Buku tanah dan surat ukur disimpan dan dipelihara sebagai arsip hidup oleh Badan Pertanahan Nasional. Saat ini pengelola surat ukur dan buku tanah dengan sistem konvensional (manual). Sistem manual yang selama ini dijalankan untuk mengelola surat ukur dan buku tanah dianggap tidak efektif dan tidak efisien karena membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian dokumen. Masalah lainnya yang sering dijumpai adalah terkait dengan penyimpanan dokumen dimana untuk menyimpan arsip dibutuhkan ruangan khusus untuk menyimpannya, tiap tahun pernerbitan surat ukur dan buku tanah semakin meningkat sehingga menyebabkan ruangan menjadi sempit. Sementara itu dalam hal pencarian dokumen juga sulit dilakukan apabila dokumen tidak disimpan dengan teratur.

Pada akhir tahun 2020, Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Maluku Utara melantik 60 Pejabat Fungsional melalui mekanisme penyetaraan yang berasal dari Pejabat Eselon V di Kantor Pertanahan dan Pejabat Pengawas di Bidang Teknis yang ada di Kantor Wilayah BPN Provinsi Maluku Utara. Pelantikan pejabat fungsional yang dilantik adalah Analis Pengelolaan Keuangan dan APBN, Analis Anggaran, Analis Sumber Daya Manusia Aparatur, Penata Kadastral dan Penata Pertanahan. Pelantikan jabatan fungsional ini diharapkan dapat menyederhanakan birokrasi terutama dalam pelayanan pertanahan kepada masyarakat. Salah satu Area perubahan pelaksanaan Reformasi Birokrasi adalah Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur yaitu kemampuan unit yang mengelola sumber daya manusia Aparatur Sipil Negara dalam hal ini merupakan tugas dari Subbagian Hukum, Kepegawaian dan Organisasi untuk mewujudkan SDM aparatur yang berintegritas, kompeten dan kompetitif. Perubahan dari jabatan struktural ke jabatan fungsional ternyata memberikan efek yang sangat besar terhadap kinerja dari para pejabat fungsional, mereka belum mengetahui apa yang harus dilakukan dalam tugas-tugas sebagai Pejabat Fungsional, khusunya mengumpulkan angka kredit sebagai syarat utama dalam peningkatan jenjang karir, belum juga ditambah dengan tugas sebagai subkoordinator atau koordinator dari suatu fungsi yang pada akhirnya tujuan utama untuk mengumpulkan angka kredit menjadi terhambat dikarenakan tugas-tugas lain yang sebenarnya bukan merupakan tugas utama dari pejabat fungsional

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2020 tentang Kementerian Agraria dan Tata Ruang dan Peraturan Presiden Nomor 48 Tahun 2020 tentang Badan Pertanahan Nasional, Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (ATR/BPN) mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang. Tugas dimaksud selanjutnya diwujudkan dalam bentuk penyelenggaraan pelayanan dan pengelolaan pertanahan dan tata ruang secara menyeluruh di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Kementerian ATR/BPN di tingkat pusat mempunyai tugas dan fungsi utama yang berkaitan dengan perumusan dan pelaksanaan kebijakan pertanahan secara nasional. Kantor Pertanahan merupakan instansi vertikal Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang berkedudukan di kabupaten/kota. Kantor Pertanahan mengemban tugas dan fungsinya melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Badan Pertanahan Nasional di kabupaten/kota. Kantor Pertanahan sebagai ujung tombak pelayanan publik di bidang pertanahan yang berinteraksi secara langsung dengan masyarakat dan stakeholder lainnya. Dalam rangka meningkatkan kualitas dan menjamin penyediaan pelayanan publik sesuai dengan asas-asas umum pemerintahan yang baik serta untuk memberi perlindungan bagi setiap warga negara dan penduduk dari penyalahgunaan wewenang di dalam penyelenggaraan pelayanan publik, maka pada tanggal 18 Juli 2009 Indonesia mensahkan Undang-Undang No 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. Sejalan penerapan pelaksanaan reformasi birokrasi pada unit kerja di lingkungan Kementerian ATR/BPN melalui Pembangunan Zona Integritas dengan menerapkan instrumen Zona Integritas berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 tahun 2019 tentang Perubahan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 52 tahun 2014 tentang Pedoman Pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM di lingkungan Instansi Pemerintah, yang meliputi 6 area perubahan bidang Manajemen Perubahan, Penataan Tatalaksana, Penataan Sistem Manajemen SDM, Penguatan Pengawasan, Penguatan Akuntabilitas Kinerja dan Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.