Untuk melaksanakan tujuan pendaftaran tanah tersebut, maka salah satu kegiatannya
adalah penyimpanan daftar umum dan dokumen. Daftar umum meliputi peta pendaftaran,
daftar tanah, surat ukur, buku tanah, daftar nama, daftar nomor hak dan daftar nomor
identifikasi bidang tanah (NIB). Sedangkan yang dimaksud dokumen adalah dokumendokumen yang menjadi dasar pendaftaran tanah sebagai alat pembuktian.
Kegiatan penyimpanan daftar umum terutama daftar nomor hak dan daftar nomor
identifikasi bidang tanah (NIB) selama ini masih tersimpan secara manual dalam bentuk
buku yang tersimpan dalam rak-rak lemari pada kantor pertanahan. Sebagai dokumen
instansi dan negara, maka data tersebut harus tersimpan dan terpelihara sesuai dengan Pasal 35 ayat (2) PP No. 24 Tahun 1997 bahwa daftar umum dan dokumen harus tetap berada
pada kantor pertanahan yang bersangkutan atau tempat lain yang ditetapkan oleh menteri
dengan alasan untuk mencegah hilangnya dokumen negara yang sangat penting untuk
kepentingan masyarakat. Selain disimpan secara manual dalam bentuk buku, daftar nomor
hak dan daftar nomor identifikasi bidang tanah (NIB) dapat pula disimpan secara digital.
Pasal 35 ayat (5) berbunyi “secara bertahap data pendaftaran tanah disimpan dan disajikan
dengan menggunakan peralatan elektronik dan mikrofilm”. Hal ini dilaksanakan untuk
menghemat tempat dan mempercepat akses pada data yang diperlukan.
