Surat keluar dan surat masuk yang terdiri dari Surat Keputusan
Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten Magelang, surat undangan rapat, surat
jawaban dari Instansi dan desa terdampak, surat undangan sosialisasi inventarisasi
dan identifikasi, surat tugas, serta dokumen lain yang terkait dengan pengadaan
tanah banyak jumlahnya. Jumlah personel dari sekretariat pengadaan tanah yang
melaksanakan fungsi pemeliharaan dokumen pengarsipan tidak banyak. Hal
tersebut mengakibatkan berkas yang masuk tersebut masih belum tertata rapi.
Penyusunan maupun pengarsipan dokumen yang masih kurang rapi dapat
mengakibatkan terhambatnya layanan pertanahan, terutama layanan pengadaan
tanah seperti kurang terorganisirnya surat dan dokumen pengadaan tanah dan
dokumen yang satu terpisah dari dokumen yang lain dan terhambatnya pencairan
anggaran oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) karena memerlukan waktu yang
lebih lama untuk menyusun surat dan dokumen tersebut menjadi satu, sehingga
tidak efisien waktu. Selain itu, penataan dokumen yang tidak rapi akan
mengakibatkan masyarakat mengalami keterlambatan untuk mendapatkan
informasi-informasi yang berkaitan dengan tanah mereka yang terkena dampak
pengadaan tanah.
