Kantor Pertanahan Kabupaten Bulukumba dalam pelayanannya juga masih mengalami beberapa hambatan, hambatan tersebut dirasakan langsung oleh masyarakat sebagai pengguna layanan. Salah satu keluhan yang sering disampaikan adalah kelengkapan berkas yang diperlukan untuk persyaratan proses pertanahan. Secara khusus penulis akan menyusun Laporan Aksi Perubahan sesuai dengan permasalahan yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Bulukumba. Permasalahan yang sering dikeluhkan oleh masyarakat Bulukumba adalah bingungnya masyarakat dalam pemberkasan karena kurangnya pemahaman mengenai kelengkapan berkas dengan demikian maka berdasarakan permasalahan yang ada penulis akan menyusun Laporan aktualisasi dengan judul “PEMBUATAN CHECKLIST PENUNJANG INFORMASI PEMBERKASAN UNTUK PERMOHONAN PADA LOKET DI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN BULUKUMBA”.

Dalam menunjang keterbukaan informasi, dibutuhkan sebuah media dalam publikasinya, baik secara offline atau online. Saluran publikasi online dapat dilakukan melalui media sosial dengan sarana platform seperti Twitter, Instagram, Facebook, hingga YouTube. Media sosial pada dasarnya dapat membantu instansi dalam mendistribusikan informasi secara cepat dan mudah. Penggunaan media sosial tersebut juga dapat membuat masyarakat lebih aktif dalam mengawasi jalannya layanan publik. Selain menjadi platform online dalam memberikan informasi, media sosial juga merupakan sarana untuk membangun citra dan reputasi instansi. Namun dalam implementasinya, empat media sosial yakni Twitter, Instagram, Facebook, dan YouTube yang dijalankan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi belum dikelola secara optimal sehingga efektivitas pelaksanaan penyelenggaraan humas tidak efektif dan efisien. Hal tersebut juga diperburuk dengan kurangnya sumber daya manusia yang terdapat di Kantor Pertanahan Kabupaten Sukabumi untuk bertanggung jawab atas pengelolaan media sosial. Atas dasar tersebut, perlu dilakukan optimalisasi manajemen media sosial agar penyelenggaraan distribusi informasi melalui media sosial dapat terlaksana maksimal demi keuntungan bersama.

Dalam pelaksanaannya, Kementerian ATR/BPN tentunya menemukan kendala. Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Barru, permasalahan yang sering timbul dalam kegiatan yang berkaitan dengan Pengaduan adalah kurangnya sumber daya manusia yang menangani urusan Layanan Pengaduan ini sehingga tindak lanjut dari masyarakat yang telah mengajukan aduan baik secara lisan maupun tertulis, tidak terkoordinir dengan baik sehingga masyatakat masih belum mendapatkan jawaban / kepastian dari apa yang telah mereka adukan. Selain itu, hambatan yang terjadi di masyarakat Kabupaten Barru adalah kurang meratanya pemahaman tentang Layanan Pengaduan ini sehingga mereka masih melakukan aduan secara lisan di loket Kantor Pertanahan Kabupaten Barru.

Sebagai pelaksana pelayananpun, dalam  hal ini petugas loket melaksanakan tugas pokok dan fungsi masing-masing dengan memberikan informasi atau memberikan pelayanan sesuai kebutuhan masyarakat. Sayangnya belum semua bentuk pelayanan di Kantor Pertanahan Kabupaten Purbalingga telah dilakukan secara digital sehingga menimbulkan tidak seimbangnya tuntutan masyarakat yang semakin tinggi dengan sistem pelayanan yang masih manual. Guna meningkatkan sistem informasi pelayanan publik yang disajikan secara digital, dibutuhkan inovasi atau terobosan baru untuk pelayanan di Kantor Pertanahan Kabupaten Purbalingga. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka isu yang akan diangkat oleh penulis adalah “SISTEM PENERIMAAN BERKAS PERMOHONAN PERALIHAN HAK DARI PPAT SECARA DIGITAL PADA KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN PURBALINGGA”

Keterbukaan informasi publik ini sering kali menggunakan media sebagai alat menyampaikan pesan atau informasi yang ingin dicapai kepada masyarakat, media-media penyampai pesan ini lambat laun mulai mengikuti perkembangan jaman. Media ini juga tentunya harus sesuai dengan publik yang ingin diberikan informasinya sehingga kantor pertanahan harus mengetahui siapa target informasi, pengguna informasi tersebut serta media apa saja yang layak untuk digunakan. Dengan mengikuti perkembangan jaman maka media sosial semakin banyak digunakan sebagai bahan publikasi instansi pemerintah untuk pemberi pemahaman informasi maupun edukasi kepada masyarakat. Karena media sosial, merupakan media yang lazim digunakan dalam kehidupan sehari-hari dan sekarang sering dianggap sebagai kebutuhan. Berdasarkan pengamatan penulis di Kantor Badan Pertanahan Nasional Kabupaten Bone proses pengelolaan media sosial yang dilaksanakan tidak 3 berjalan optimal. Penatausahaan yang seharusnya dilakukan melalui pelayanan informasi kepada publik belum dilaksanakan sebagaimana mestinya seperti belum adanya informasi mengenai pendaftaran tanah, belum adanya informasi tersedianya infografis mengenai informasi-informasi pertanahan, dan belum terdapatnya tata cara pendaftaran tanah yang diunggah di akun media sosial.

Oleh karena itu, maka diperlukan keterbukaan informasi publik untuk kegiatan Pengadaan Tanah melalui publikasi kegiatan dan publikasi infografis terkait penyelenggaraan Pengadaan Tanah. Saat ini, publikasi terkait Pengadaan Tanah di Kantor Pertanahan Kota Bandung baru diterapkan pada media sosial Instagram dan intensitas publikasinya masih kurang aktif terkait pelaksanaan Pengadaan Tanah. Sedangkan, pada website Kantor Pertanahan Kota Bandung (https://kot-bandung.atrbpn.go.id/) belum terdapat bagian khusus yang menampilkan publikasi terkait Pengadaan Tanah. Hal ini menyebabkan adanya mispersepsi pada masyarakat terkait pemahaman kegiatan Pengadaan Tanah. Berdasarkan kondisi tersebut, Penulis menyusun Rancangan Aktualisasi yang berjudul “Optimalisasi Publikasi Kegiatan Pengadaan Tanah Melalui Pembuatan Situs Galeri Pengadaan Tanah Kantor Pertanahan Kota Bandung Tahun 2022”.

Hak atas tanah, hak pengelolaan, tanah wakaf dan hak milik atas satuan rumah susun didaftar dengan membukukannya dalam buku tanah yang memuat data yuridis dan data fisik bidang tanah yang bersangkutan.Sehingga arsip buku tanah ini dapat menjadi salah satu alat pembuktian yang menjadi dasar dalam pendaftaran tanah.Buku tanah dapat dipinjam oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Sesuai dengan pasal 187 ayat (1) Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional RI Nomor 16 tahun 2021 bahwa informasi tentang data fisik dan data yuridis yang ada pada peta pendaftaran, daftar tanah, surat ukur, dan buku tanah terbuka untuk umum dan dapat diberikan kepada pihak yang berkepentingan. Kelancaran dan keberhasilan layanan pemberian informasi tersebut tidak terlepas dari pengelolaan arsip buku tanah yang baik dan benar, termasuk dalam pengelolaan peminjamannya, selain berpengaruh terhadap pelayanan, pengelolaan peminjaman arsip yang baik juga akan berpengaruh positif terhadap kemudahan dalam kegiatan administrasi. 2 Kegiatan pengelolaan peminjaman buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Bandung Barat belum di kelola dengan baik, karena pencatatan peminjamannya masih secara manual yang memungkinkan adanya peminjaman yang tidak tercatat dan mengakibatkan hilangnya arsip buku tanah itu sendiri. Oleh karena itu, diperlukan bon pinjam digital yang memungkinkan peminjam untuk mencatat arsip buku tanah yang akan dipinjam secara mandiri sebelum melakukan peminjaman.

Kantor Pertanahan Kabupaten Jepara adalah merupakan sebuah instansi yang melaksanakan dan bertanggungjawab atas pelayanan pertanahan Kabupaten Jepara terdiri dari 16 Kecamatan dan 194 Desa / Kelurahan yang mana dalam setiap pelaksanaan program dan kegiatan pastinya membutuhkan naskah dinas sebagai informasi tertulis resmi yang ditanda tangani pejabat berwenang. Naskah dinas tersebut terbagi menjadi 2 yakni naskah dinas masuk yang mana sudah ada petugas yang mengelola dan naskah dinas keluar yang belum ada petugas yang mengelola. Jumlah buku agenda saat ini yang berada di Subbagian Tata Usaha ada 5 buah buku agenda. Naskah dinas tersebut seperti Surat Tugas, Surat Keterangan, Surat Keputusan, Nota Dinas, Berita Acara, Surat Perintah, Surat Kuasa dan Surat Perintah Kerja yang pada saat ini pencatatan nomor masih dilakukan secara manual sehingga hal tersebut menghambat pekerjaan dikarenakan buku agenda memuat tidak hanya satu surat namun beberapa jenis surat dari beberapa tahun. Jika hal tersebut tidak segera diatasi maka akan berdampak pada para pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Informasi publik ini merupakan wujud dan pertanggung jawaban Kementerian ATR/BPN kepada masyarakat luas, bentuk informasi publik ini salah satunya yaitu dokumentasi kegiatan yang ada di Kantor Pertanahan baik di kabupaten/kota atau Kantor Wilayah yang berkedudukan di Ibu Kota Provinsi yang biasanya di sebarkan melalui media sosial kepada masyarakat. Pengelolaan dokumentasi kegiatan instansi terdiri dari rangkaian kegiatan yang kompleks mulai dari pengambilan dokumentasi (foto & video), pengolahan data dokumentasi sampai, penyebaran informasi sampai dengan pengarsipan data yang telah diolah. Seiring dengan berjalannya waktu, jumlah data dokumentasi kegiatan instansi yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan kantor akan semakin banyak. Demi menjaga data-data tersebut agar aman harus disimpan dengan baik supaya dapat mempermudah dalam pencarian apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Melihat kondisi yang ada saat ini, dengan adanya pemanfaatan teknologi dapat membantu penyimpanan arsip dokumentasi kegiatan sehingga akan sangat efektif dan efisien dalam segi tempat, waktu dan biaya, serta untuk mendukung terwujudnya sasaran strategis Kementerian ATR/BPN yang berstandar dunia.