Sistem pelayanan berbasis digital dinilai akan mempercepat pelayanan bagi masyarakat. Tujuannya supaya proses pelayanan administrasi pertanahan dapat dilakukan secara elektronik, online, real time, akurat, aman, dan memudahkan masyarakat. Hal ini harus menjadi perhatian untuk jajaran Kementerian ATR/BPN terutama kantor-kantor pertanahan sebagai garda terdepan dalam memberikan pelayanan publik terkhusus Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran yang merupakan bagian daripada Kantor Pertanahan yang berdasarkan Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 17 Tahun 2020 yang mempunyai tugas melaksanakan inventarisasi, identifikasi, pengelolaan data dan penyajian informasi kegiatan penetapan hak tanah dan ruang dan pendaftaran tanah dan ruang, pemeliharaan hak atas tanah dan ruang, penatausahaan tanah ulayat dan hak komunal, penetapan dan pengelolaan tanah pemerintah, hubungan kelembagaan serta pembinaan dan pengawasan mitra kerja dan PPAT. Sebagian besar kegiatan pelayanan pertanahan tertumpu pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran, sehingga tantangan terbesar kedepan pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran adalah bagaimana memberikan, menjalankan dan menyikapi kebijakan-kebijakan pelayanan pertanahan baik konvensional dan elektronik secara optimal demi tercapainya tujuan memberikankemudahan dan kepuasan kepada pengguna layanan.

Keberadaan Kantor Pertanahan Kabupaten Maluku Tengah memberikan akses bagi masyarakat di Kabupaten Maluku Tengah untuk melakukan pendaftaran tanah khususnya pada program Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) dan Pendaftaran Tanah secara sporadik. Namun, pada sistem pendaftaran tanah secara sporadik ini memiliki kendala yakni kurangnya akses informasi. Hal tersebut dikarenakan keterbatasan masyarakat dalam memperoleh informasi pertanahan, jauhnya lokasi antara tempat tinggal masyarakat dengan Kantor Pertanahan Kabupaten Maluku Tengah menjadi hambatan dan alasan dibutuhkannya inovasi dalam sisi ide sistem layanan baru untuk memudahkan 2 masyarakat Kabupaten Maluku Tengah dalam memperoleh akses informasi yang lebih cepat, mudah dan benar. Akses informasi ini juga dibutuhkan untuk meningkatkan partisipasi masyarakat dalam mendaftarkan tanahnya. Dari data yang diperoleh pada loket Kantor Pertanahan Kabupaten Maluku Tengah rata-rata hanya 1-2 berkas dalam satu bulan yang lengkap berkas persyaratan di loket dan terproses untuk pendaftaran tanah pertama kali dan rata-rata tiga pemohon untuk proses balik nama dan pengajuan Hak Tanggungan. Di lihat dari sisi manajemen ASN, kurangnya SDM pada Kantor Pertanahan Kabupaten Maluku Tengah juga menjadi alasan, serta dari sisi smart ASN, Belum optimalnya skill SDM dalam memanfaatkan transformasi digital untuk memudahkan akses pelayanan pertanahan juga menjadi salah satu alasan.

Pelayanan pertanahan yang diberikan Kantor Pertanahan Kubu Raya dalam rangka mensukseskan program percepatan sertifikasi tanah di Kabupaten Kubu Raya, Kementerian Agraria dan Tata Ruang Badan Pertanahan Nasional mengulirkan program sertifkasi tanah melalui Program Proyek Daerah (PRODA) yang mana melibatkan Pemerintah Daerah Kabupaten Kubu Raya untuk berpartisipasi program PRODA tersebut. Dengan melibatkan Pemerintah Daerah diharapkan lebih mendorong gairah masyarakat untuk berperan serta dalam program sertifikasi tanah. Melalui PRODA pemerintah daerah Kabupaten Kubu Raya untuk berpartisipasi mendanai PRODA dari APBD dengan memberikan bantuan dengan membiayai sepenuhnya dengan target yang terbatas mengingat anggaran juga terbatas. Tujuan PRODA pada hakekatnya sama yaitu sebagai upaya meningkatkan kesejahteraan masyarakat dengan cara memberi jaminan kepastian dan perlindungan hukum tentang kepemilikan tanah. Disamping itu dapat mendorong semangat atau gairah dalam mengolah dan mendayagunakan atau memanfaatkan tanah. Prinsip pokok pelaksanaan kedua hal tersebut berbeda dengan pelaksanaan kegiatan rutin biasa. Perbedaannya adalah dalam segi biaya dimana dengan pola PRODA karena bersifat massal biayanya dapat ditekan dan lebih murah dibandingkan dengan pelayanan rutin. Dengan adanya Program PRODA Kabupaten Kubu Raya tersebut tentunya pelayanan Kantor Pertanahan Kubu Raya harus memberikan pelayanan prima dan maksimal. Akan tetapi terdapat kendala-kendala yang menghambat yang mengakibatkan lambatnya proses dari sertifikasi program PRODA ini, seperti berkas permohonan yang belum lengkap, tanah Tumpang Tindih dan proses administasi lainya. Selain itu Komunikasi antar Pemerintah Kabupaten dan Kantor Pertanahan Kubu Raya yang belum maksimal, tentunya Kantor Pertanahan Kubu Raya terutama Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran terus mendorong percepatan sertifikasi terhadap berkas-berkas permohonan yang telah masuk, Oleh karena itu dalam pelaporan aktualisasi ini penulis memiliki gagasan yaitu Optimalisasi Pelaksanaan Pensertifikatan Tanah Program Proyek Daerah (PRODA) melalui penggunaan Google Spreadsheet Pada Kantor Pertanahan Kabupaten Kubu Raya.

Salah satu bentuk penugasan dalam Pendidikan dan Pelatihan Dasar ini adalah menyusun dokumen atau laporan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi ASN yang terdapat pada beberapa kegiatan yang dilaksanakan di tempat kerja masingmasing pelaksanaan kegiatan ini bertujuan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN, yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyalitas, Adaptif, dan Kolaboratif (BerAKHLAK), serta perwujudan dari Manajemen ASN dan Smart ASN. Ketujuh nilai dasar profesi ASN tersebut sebelumnya dipelajari dan dipahami oleh para peserta Pendidikan dan Pelatihan Dasar melalui proses pembelajaran di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Agraria dan Tata Ruang. Berdasarkan pengamatan penulis selama bertugas sebagai calon Analis Hukum Pertanahan di Kantor Pertanahan Kota Tidore Kepulauan Provinsi Maluku Utara yaitu terdapat kurangnya edukasi dari panitia PTSL kepada masyarakat dalam program legalisasi aset terhadap backlog PTSL sehingga berdampak pada rendahnya minat masyarakat untuk ikut berpartisipasi dalam proses legalisasi aset. Sosialisasi yang telah dilakukan masih belum efektif untuk memberikan pemahaman kepada masyarakat. Akibat dari ketidakpahaman masyarakat terhadap proses legalisasi aset yaitu masyarakat enggan untuk melegalisasikan aset tersebut dengan berbagai alasan. Maka berdasarkan uraian tersebut penulis memilih judul laporan aktualisasi yaitu : PENINGKATAN EDUKASI MASYARAKAT KELURAHAN TOLOA DALAM PROSES LEGALISASI ASET TERHADAP BACKLOG PTSL MELALUI PROGRAM ONE DAY SERVICE.

Kantor Pertanahan Kabupaten Soppeng merupakan unit kerja terkecil dari bagian Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya mempunyai tugas dan fungsi untuk menunjang kegiatan dalam pelayanan dan pencapaian tujuan. Akan tetapi, kurangnya informasi mengenai persyaratan prosedur pengaduan dan penanganan sengketa pertanahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Soppeng menjadi kendala dalam memproses segala bentuk pengaduan dan penanganan sengketa pertanahan yang masuk di Kantor Pertanahan Kabupaten Soppeng. Hal inilah yang melatarbelakangi penulis untuk memilih isu Kurangnya Pengetahuan Masyarakat tentang Berkas Permohonan Kasus Pertanahan dalam Laporan Aktualisasi dengan judul: Peningkatan Efektivitas Pencegahan Dan Penanganan Konflik Pertanahan Melalui Sosialisasi Kasus Pertanahan Di Kabupaten Soppeng”.

Tetapi dalam pelaksanaannya di Kantah Kota Padang masih belum optimal dalam pelayanan pendaftaran tanah pertama kali untuk Tanah Milik Adat. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya berkas yang belum lengkap syarat administrasinya. Sehingga berkas tersebut lama diproses dan menimbulkan banyak terjadi tunggakan bagi Kantah Kota Padang. Untuk menandakan berkas tersebut belum lengkap syarat administrasinya para petugas backoffice yang berwenang biasanya menandai berkas tersebut denga sticky note dengan catatan yang berisi persyaratan yang kurang dan hal ini dilakukan tidak sesuai dengan SOP yang berlaku. Selain itu berkas yang ditandai sticky note dinilai tidak efektif karena berpeluang tercecer atau rusak sehingga akan menimbulkan masalah lain dikemudian hari. Manajemen dan Smart ASN dalam situasi ini tidak menunjukan Pegawai ASN yang profesional dan tidak berlandaskan kepada asas efektif dan efisien. Selain itu Isu diatas menunjukkan tidak adanya Literasi Digital Pegawai ASN dalam melaksanakan pelayanan yang berkualitas dan berstandar dunia sebagai bentuk perwujudan dari Smart ASN. Untuk itu, berdasarkan penjelasan di atas, Penulis akan melakukan Aktualisasi dan Habituasi nilai-nilai dasar PNS dengan isu “Pelaksanaan Sistem Kendali Persyaratan Pendaftaran Tanah Pertama Kali Untuk Tanah Milik Adat Secara Sporadik Di Kantor Pertanahan Kota Padang”.

Tetapi dalam pelaksanaannya di Kantah Kota Padang masih belum optimal dalam pelayanan pendaftaran tanah pertama kali untuk Tanah Milik Adat. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya berkas yang belum lengkap syarat administrasinya. Sehingga berkas tersebut lama diproses dan menimbulkan banyak terjadi tunggakan bagi Kantah Kota Padang. Untuk menandakan berkas tersebut belum lengkap syarat administrasinya para petugas backoffice yang berwenang biasanya menandai berkas tersebut denga sticky note dengan catatan yang berisi persyaratan yang kurang dan hal ini dilakukan tidak sesuai dengan SOP yang berlaku. Selain itu berkas yang ditandai sticky note dinilai tidak efektif karena berpeluang tercecer atau rusak sehingga akan menimbulkan masalah lain dikemudian hari. Manajemen dan Smart ASN dalam situasi ini tidak menunjukan Pegawai ASN yang profesional dan tidak berlandaskan kepada asas efektif dan efisien. Selain itu Isu diatas menunjukkan tidak adanya Literasi Digital Pegawai ASN dalam melaksanakan pelayanan yang berkualitas dan berstandar dunia sebagai bentuk perwujudan dari Smart ASN. Untuk itu, berdasarkan penjelasan di atas, Penulis akan melakukan Aktualisasi dan Habituasi nilai-nilai dasar PNS dengan isu “Pelaksanaan Sistem Kendali Persyaratan Pendaftaran Tanah Pertama Kali Untuk Tanah Milik Adat Secara Sporadik Di Kantor Pertanahan Kota Padang”.

Kantor Pertanahan Kota Singkawang merupakan satuan kerja tempat penulis melaksanakan penulisan Rancangan Aktualisasi. Berdasarkan pengamatan penulis selama berada di Subbagian Tata Usaha terdapat beberapa hambatan dalam melaksanakan tugas dan fungsi seperti belum optimalnya digitalisasi dokumen keuangan, belum optimalnya inventarisasi barang milik negara (BMN) serta kurangnya sumber daya manusia (SDM) di bagian keuangan. Adapun hambatan yang menjadi isu prioritas adalah belum optimalnya digitalisasi dokumen keuangan pada Kantor Pertanahan Kota Singkawang, karena lebih mendesak dan serius apabila tidak segera diselesaikan serta akan berkembang jika tidak ditangani dengan baik pada kondisi saat ini. Arsip dokumen keuangan seperti SPM (Surat Perintah Membayar) dan seluruh data dukung dokumen keuangan sudah dalam pengarsipan, namun masih dilakukan secara manual penyimpanannya sehingga masih kurang efektif dan efisien. Ketika sewaktu-waktu diperlukan memakan waktu untuk mencarinya, karena harus mencari secara manual satu persatu. Selain tidak efisien dalam segi waktu, hal ini juga tidak efektif. Karena dengan cara penyimpanan yang manual dokumen bisa tercecer, rusak bahkan hilang.

Dalam penggunaan buku register tersebut masih belum digunakan secara optimal. Pesertaannya masih menggunakan cara konvensional. Beberapa berkas yang keluar masuk di ruangan terkadang tidak dicatatkan dalam buku tersebut. Dari kedua hal tersebut dapat mengurangi fungsi dari adanya buku register kontrol keluar masuknya berkas permohonan sehingga berkas rawan hilang atau terselip, karena berkas yang harus diproses sendiri juga sudah cukup banyak. Jika hal ini terus terjadi maka akan berpotensi menambah banyaknya jumlah tunggakan permohonan sehingga dapat mengurangi kualitas pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu Peserta menggali sebuah gagasan kreatif yaitu dengan memberikan kemudahan dalam pengisian register keluar masuknya berkas permohonan dengan menggunakan google form yang nantinya data yang dimasukan akan terhubung langsung di spreadsheet. Database pada spreadsheet dapat diakses dengan mudah oleh setiap pegawai, sehingga dimanapun dan kapanpun pegawai akan mencari info keberadaan berkas permohonan di Seksi PHP maka akan dengan mudah ditemukan. Kegiatan tersebut tertuang dalam suatu rancangan konsep aktualisasi Latihan Dasar CPNS Kementerian Agraria Gelombang V angkatan XXXVI Kelompok 2 dengan judul “Optimalisasi Penggunaan Buku Register Keluar Masuk Berkas Permohonan Pendaftaran Tanah dan Pemeliharaan Data Pertanahan pada lingkup Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran di Kantor Pertanahan Kabupaten Sumba Tengah dengan menggunakan Spreadsheet dan Google Form”

Di Kantor Pertanahan Kabupaten Manokwari, pada Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran, salah satu tugas dan fungsi yang dilakukan berdasarkan Peraturan Menteri ATR BPN Nomor 14 Tahun 2019 adalah menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan dan surat-surat yang berhubungan dengan permohonan Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah berdasarkan disposisi pimpinan. Untuk mencapai target pelayanan pendaftaran yang cepat, salah satu indikatornya dibutuhkan alas hak yang lengkap dan persyaratan sesuai tipe hak yang dimohon untuk mendaftarkan tanah. Akan tetapi, Kantor Pertanahan Kabupaten Manokwari masih terkendala oleh permasalahan yang terjadi, yaitu  tidak terdapatnya informasi yang lengkap terhadap alur dan syarat yang berkaitan dengan pendaftaran tanah untuk pertama kali. Dari fakta tersebut seringkali pemohon datang berulang kali untuk melengkapi syarat yang ingin dimohon. Permasalahan ini dapat diselesaikan dengan menggencarkan Sosialisasi tentang Pendaftaran Tanah kepada masyarakat terhadap penjelasan yang menyangkut tentang pendaftaran tanah. Berdasarkan latar belakang di atas, maka gagasan penyelesaian masalah yang diangkat oleh penulis adalah “Kurangnya Sosialisasi Tentang Pendaftaran Tanah Kepada Masyarakat Terkait Informasi Pendaftaran Tanah Pertama Kali Pada Kantor Pertanahan Manokwari”. Isu yang diangkat diharapkan dapat memberikan informasi secara benar dan tidak menyesatkan kepada pihak lain yang memerlukan informasi terkait kepentingan kedinasan (faktual) dan diharapkan pembaharuan informasi yang diberikan tentang data personal dan data mengenai pekerjaan menunjukkan informasi terkini (aktual).