Rancangan kegiatan aktualisasi memuat isu atau permasalahan pada unit kerja, gagasan kreatif yang dapat diusulkan untuk memecahkan isu, tahapan kegiatan, hingga bentuk pengaktualisasian dari kegiatan dalam rangka penyelesaian isu. Rancangan kegiatan aktualisasi yang penulis buat berkaitan dengan isu belum optimalnya pemanfaatan website dalam mengumumkan data fisik dan data yuridis pendaftaran pertama kali tanah bekas milik adat. Isu ini merupakan isu terpilih atau isu prioritas yang harus segera diselesaikan, mengingat amanat Pasal 88 Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2021 tentang Hak Pengelolaan, Hak Atas Tanah, Satuan Rumah Susun, dan Pendaftaran Tanah yang menyatakan bahwa, (1) Pengumuman hasil pengumpulan data fisik dan data yuridis: a. dalam Pendaftaran Tanah secara sistematik dilakukan selama 14 (empat belas) hari kalender; b. dalam Pendaftaran Tanah secara sporadik selama 30 (tiga puluh) hari kalender.  (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan melalui website yang disediakan oleh Kementerian. Merujuk pada Pasal 88 ayat (2) di atas dapat disimpulkan, dengan perubahan ketentuan yang mengatur Pengumuman hasil pengumpulan data fisik dan data yuridis yang sebelumnya hanya dilakukan manual, kini dimungkinkan untuk dimuat pada media digital (website). Selain pelaksanaan amanat pasal a quo, isu ini juga merupakan bentuk percepatan transformasi digital yang sangat dibutuhkan untuk mewujudkan world class governance.

Oleh karena itu pada rancangan aktualisasi ini, penulis fokus pada pembahasan isu terkait belum adanya pengelolaan berkas sengketa secara digital yang terintegrasi dengan data hasil rekapitulasi pemetaan kasus sengketa pertanahan perkelurahan atau desa pada seksi pengendalian dan penanganan sengketa kantor pertanahan kabupaten Maros. Dalam rangka mengaktualisasikan materi-materi pelatihan dasar yang telah diperoleh serta dilatar belakangi pentingnya penyelesaian dari isu tersebut, maka penulis menyusun rancangan aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Pengelolaan Berkas Penanganan Sengketa Secara Digital Melalui Penggunaan Spreadsheet di Kantor Pertanahan Kabupaten Maros” adanya kegiatan aktualisasi ini diharapkan dapat membantu pekerjaan pegawai PPS menjadi efektif dan efisien dalam mengakses berkas sengketa, pencarian kembali dokumen atau informasi penting terkait setiap kasus sengketa yang telah dipetakan berdasarkan  perkelurahan, dan pengamanan berkas kasus sengketa pertanahan dari hilang, rusaknya berkas, dan tentunya memberikan kemudahan baik dari segi pelaksanaan dan penyelesaian tugas harian, ketaatan dalam melaksanakan tugas, serta dalam pelaporan kegiatan penanganan sengketa.

Tunggakan diatas disebabkan beberapa faktor diantaranya : 1. Sumber Daya Manusia yang terbatas ; 2. Kurang Optimalnya Monitoring Berkas Permohonan Pendaftaran Tanah ; 3. Kurangnya memanfaatkan teknologi. Selain faktor diatas, volume pekerjaan yang makin bertambah tiap tahunnya, ditambah dengan Program Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL), Redistribusi Tanah dan Inventarisasi Penguasaan, Pemilikan, Penggunaan, dan Pemanfaatan Tanah (IP4T), juga makin membuat bertambahnya tunggakan berkas Permohonan Pendaftaran Tanah Pertama Kali (Rutin) di Kantor Pertanahan Kabupaten Kupang

Dalam pelaksanaan tugasnya, Subbagian Tata Usaha menghasilkan banyak dokumen salah satunya adalah Surat Perintah Membayar dan dokumen pendukung. Surat Perintah Membayar dan dokumen pendukung yang dihasilkan tersebut jika tidak dikelola dengan baik akan mengalami kerusakan dan hilang. Untuk menghindari hal tersebut, maka diperlukan digitalisasi yang optimal. Pengelolaan berkas Surat Perintah Membayar dan dokumen pendukung yang selama ini berjalan pada Subbagian Tata Usaha di Kantor Pertanahan Kabupaten Tanah Laut kurang optimal mengingat masih tidak terorganisirnya penyusunan urutan lampiran data pendukung Surat Perintah Membayar dan data digital Surat Perintah Membayar. Sehingga berdasarkan isu di atas untuk memberikan penyelesaiannya, maka disusunlah Laporan aktualisasi ini dengan judul “OPTIMALISASI KELENGKAPAN BERKAS DAN PENGELOLAAN SURAT PERINTAH MEMBAYAR DAN DOKUMEN PENDUKUNG DENGAN PENGGUNAAN CHECKLIST DAN DIGITALISASI PADA SUBBAGIAN TATA USAHA DI KANTOR PERTANAHAN KABUPATEN TANAH LAUT”.

Pentingnya sertipikat hak atas tanah sebagai kepastian hukum bagi pemilik tanah membuat banyaknya permohonan masyarakat untuk melakukan pendaftaran hak atas tanah pertama kali (sertifikat Hak Atas Tanah) agar tejamin kepastian hukum membuat beban kerja di seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Sanggau saat ini semakin bertambah serta menyebabkan bertambahnya yang di olah di seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Kantor Pertanahan Kabupaten Sanggau termasuk d dalamnya masih banyak berkas risalah Pengolahan Data Pendaftaran Hak Atas Tanah Pertama Kali yang sudah selesai tetapi belum tertata rapi dan belum terdigitalisasi dalam info berkas sehingga jika diperlukan data tersebut di kemudian hari akan sulit untuk di cari dan ditemukan .

Uang Persediaan yang disingkat UP merupakan uang muka kerja dalam jumlah tertentu yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran unuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari satker atau membiayai pengeluaran yang menurut sifat dan tujuannya tidak mungkin dilakukan melalui mekaisme pembayaran langsung. Kegiatan operasional sehari hari yang dilakukan satker akan mengakibatkan banyaknya dokumen keuangan salah satunya adalah SPM. Surat Perintah Membayar atau disingkat SPM merupakan dokumen yang diterbitkan PPSPM untuk mencairkan dana yang bersumber dari DIPA. Dalam membiayai kegiatan operasional tersebut banyak sumber pembiayaan berasal dari UP yang dimana UP tersebut dilakukan penggantian (revolving) setiap penggunaan paling sedikit 50% sehingga berdampak pada banyaknya SPM GUP yang terbit. Kantor Pertanahan Kota Tidore Kepulauan dalam menyimpan dokumen terkait SPM salah satunya SPM GUP melakukan digitalisasi dengan scan SPM dan evidence dan menyimpan dokumen tersebut pada penyimpanan komputer sehingga dalam waktu lama dokumen tersebut tidak dapat tersusun dengan rapi dan akan sulit diakses jika suatu saat dibutuhkan.

Kantor Pertanahan Kabupaten Solok terus berbenah dan melakukan inovasi dalam rangka memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Inovasi tersebut diciptakan dengan mengutamakan efektifitas, efisiensi, dan kualitas kerja, sehingga diharapkan dapat menjawab berbagai masalah yang dihadapi. Salah satu unit kerja yang ada pada Kantor Pertanahan Kabupaten Solok adalah Seksi Survei dan Pemetaan yang mempunyai tugas melaksanakan pengukuran dan pemetaan bidang dan ruang, pemeliharaan kerangka dasar kadastral nasional 2 dan pengukuran batas administrasi dan kawasan, pengukuran dan pemetaan dasar, survei dan pemetaan tematik bidang dan kawasan pertanahan dan ruang serta pembinaan tenaga teknis dan surveyor berlisensi sesuai dengan Pasal 25 Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional dan Kantor Pertanahan.

Laporan aktualisasi memuat isu permasalahan pada unit kerja, gagasan kreatif yang dapat diusulkan untuk memecahkan isu, tahapan kegiatan, hingga bentuk pengaktualisasian dari kegiatan dalam rangka penyelesaian isu.Isutersebut dapat dibuktikan dengan ketidaksesuaian antara target penyelesaian laporan hasil audit pada ST dengan tanggal penerbitan laporan hasil audit yang sebenarnya hal ini mengindikasikan bahwa terjadi keterlambatan dalam proses penyusunan laporan hasil audit yang dapat berdampak pada terhambatnya proses tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan oleh auditee.

terkait literasi digital sehingga menghambat percepatan program tersebut. Kendala yang dialami yakni terhambatnya upload hasil scan Risalah Penelitian Data Yuridis (RPD) pada Komputerisasi Kegiatan Pertanahan (KKP) dikarenakan data hasil scan biasanya disimpan pada sebuah flshdisk yang dimana flashdisk yang digunakan telah beberapa kali tercecer dan hilang sehingga menghambat proses percepatan PTSL karena ketika tercecer flashdisk terlebih dahulu dicari dan memakan waktu yang cukup lama kemudian ketika tidak ditemukan maka akan dilakukan scan ulang berkas-berkas RPD sehingga hal-hal tersebut menjadi penghambat percepatan program PTSL di kantor pertanahan Kabupaten Wajo yang saat ini baru menyelesaikan target 35% di triwulan ketiga. Menurut penulis, keterlanjuran yang terjadi pada kegiatan tersebut tidak termanfaatkan dan tidak boleh terulang kembali. Hal ini harus diantisipasi dengan adanya back up data dan digitalisasi penyimpanan data RPD dan juga dapat diakses dengan mudah oleh panitia PTSL. Dari penjabaran di atas akan berdampak terhadap kinerja pada seksi  karena kegiatan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya kendala-kendala teknis. Kejadian sebelum-sebelumnya seharusnya menjadi pelajaran berharga. Hal ini menurut penulis perlu adanya back up data yang lebih baik, dapat disimpan secara daring, 3 serta dapat diakses kapanpun dan dimanapun oleh pihak pengampu kegiatan dalam hal ini Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran (Seksi 2) Kantah Wajo.

Mengingat pentingnya Pertimbangan Teknis Pertanahan untuk kegiatan penerbitan KKPR ini dalam mengatasi permasalah investasi dan penciptaan lapangan kerja yang salah satunya diakibatkan oleh tumpang tindih pengaturan penataan ruang, maka kegiatan ini menjadi prioritas untuk dapat terlaksana dengan baik. Dengan demikian, penulis dalam laporan aktualisasi ini tertarik mengangkat suatu gagasan terkait dengan pembuatan media informasi Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR) pada Kantor Peratanahan Kabupaten Lnagkat, dengan harapan dapat mengatasi permasalahan terkait dengan adanya ketidaktahuan masyarakat dalam mengurus dokumen KKPR. Dari data kondisi di unit kerja yang telah diperoleh serta isu yang dapat ditarik daripadanya tersebut, maka tulisan ini dibuat untuk dapat lebih lanjut menjabarkan isu-isu tersebut, memilih isu prioritas di antaranya, yang dalamtulisan ini mengangkat isu mengenai kurangnya pemahaman masyarakat mengenai Kesesuaian Kegiatan Pemanfaatan Ruang (KKPR)., serta memunculkan gagasan yang dapat menyelesaikan isu tersebut, yang dapat benar-benar dilaksanakan pada masa aktualisasi penulis sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil.