Menurut Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Pasal 1 Ayat 2 Tentang Keterbukaan Informasi Publik,” Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.” Kementerian ATR/BPN merupakan salah satu kementerian yang telah menerapkan keterbukaan informasi publik dengan didasari Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/ Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2021 Tentang Layanan Informasi Publik. Informasi publik ini merupakan wujud dan pertanggung jawaban Kementerian ATR/BPN kepada masyarakat luas, bentuk informasi publik ini salah satunya yaitu dokumentasi kegiatan yang ada di Kantor Pertanahan baik di kabupaten/kota atau Kantor Wilayah yang berkedudukan di Ibu Kota Provinsi yang biasanya di sebarkan melalui media sosial kepada masyarakat. Pengelolaan dokumentasi kegiatan instansi terdiri dari rangkaian kegiatan yang kompleks mulai dari pengambilan dokumentasi (foto & video), pengolahan data dokumentasi, penyebaran informasi sampai dengan pengarsipan data yang telah diolah. Seiring dengan berjalannya waktu, jumlah data dokumentasi kegiatan instansi yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan kantor akan semakin banyak. Demi menjaga data-data tersebut agar aman harus disimpan dengan baik supaya dapat mempermudah dalam pencarian apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Melihat kondisi yang ada saat ini, dengan adanya pemanfaatan teknologi dapat membantu penyimpanan arsip dokumentasi kegiatan sehingga akan sangat efektif dan efisien dalam segi tempat, waktu dan biaya, serta untuk mendukung terwujudnya sasaran strategis Kementerian ATR/BPN yang berstandar dunia.
