Tata kelola arsip pertanahan yang baik memiliki peranan penting dalam
meningkatkan kinerja pelayanan. Dalam kerangka administrasi pertanahan,
keberadaan arsip yang teratur dan terdokumentasi dengan baik akan
mempermudah akses informasi yang diperlukan oleh para pihak terkait, termasuk
masyarakat umum dan pemerintah. Namun, jika tata kelola arsip pertanahan
tidak efektif dan terorganisir dengan baik, akan timbul berbagai ancaman,
gangguan, hambatan dan tantangan dalam pelayanan administrasi pertanahan
yang dapat mengancam kinerja organisasi pelayanan publik yang merupakan
wujud dari eksistensi suatu negara. Hambatan tersebut dapat meliputi
kesulitan/kendala dalam menyediakan informasi yang cepat, tepat dan akurat
kepada masyarakat atau pengguna layanan pertanahan, pengelolaan yang tidak
efisien dalam mengelola dokumen-dokumen/arsip pertanahan, juga
meningkatkan risiko kehilangan dokumen-dokumen penting milik negara.
Oleh karena itu, diperlukan tata kelola arsip pertanahan yang baik dan
efektif sebagai upaya untuk mengatasi berbagai hambatan tersebut dan
meningkatkan kinerja pelayanan pertanahan. Tata kelola arsip pertanahan yang
baik meliputi pengelolaan yang dimulai dari pengumpulan,
pengolahan/penciptaan, penyimpanan, dan pemeliharahan, arsip dengan
menggunakan protokol yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
Sepanjang pelaksanaan PTSL yang dimulai sejak tahun 2017 hingga saat
ini, tata kelola arsip pertanahan telah menjadi fokus yang harus ditangani dalam
meningkatkan kinerja pelayanan pertanahan. Tercatat di dalam database KKP
( Komputerisasi Kantor Pertanahan ) jumlah buku tanah sebanyak 51.177 bidang
tanah yang terdiri atas 28.961 buku tanah (56,58 %) produk pendaftaran tanah
sebelum PTSL dan 22.216 buku tanah (43,42 %) merupakan produk PTSL.
Banyaknya jumlah produk hak atas tanah yang dihasilkan melalui PTSL ini
merupakan upaya pemerintah melalui Kementerian ATR/BPN untuk melakukan
pendaftaran tanah diseluruh wilayah Republik Indonesia dalam rangka
memberikan jaminan kepastian hukum bagi para pemegang hak atas tanah, hal
ini sesuai dengan amanat Pasal 19 UUPA, Di Kabupaten Katingan Provinsi
Kalimantan Tengah sejak dicanangkan PTSL pada tahun 2017 s/d 2022 selain
2
produk hak atas tanah, juga dihasilkan arsip pertanahan yang masif seiring
dengan jumlah sertipikat yang diterbitkan selama periode tersebut hal ini
merupakan tantangan yang dihadapi dalam tata kelola arsip pertanahan di
Kabupaten Katingan mengingat banyaknya jumlah arsip yang harus dikelola.
Selain hal itu, masih terdapat tantangan lainnya yaitu dalam waktu relatif singkat
harus memastikan arsip memiliki materi yang lengkap serta penyimpanan dan
pemeliharaan yang baik dan sekaligus mempersiapkan data siap elektronik untuk
menyongsong perubahan pelayanan pertanahan diera digital melalui penerapan
sistem elektronik dalam tata kelola arsip pertanahan di masa mendatang. Melalui
penataan arsip pertanahan juga sekaligus dapat menyelesaikan sisa residu
pelaksanaan PTSL yang terdapat pada arsip.
Perkembangan terknologi informasi, dan perubahan regulasi serta
meningkatnya harapan masyarakat atas pelayanan publik yang lebih baik dan
berkualitas, mendorong terjadinya perubahan pada sektor publik, Peran seorang
pemimpin organisasi dituntut mampu mengelola perubahan dan mengidentifikasi
perubahan serta menilai dampaknya terhadap kinerja pelayanan. Keputusan
yang tepat akan berdampak positif bagi organisasi dan bawahannya, dimana
keputusan tersebut mampu memotivasi seluruh jajaran untuk bekerjasama dan
menciptakan lingkungan organisasi yang berkinerja tinggi, salah satunya melalui
keputusan untuk melaksanakan penataan arsip yang mampu menunjang tugas
pemerintah dalam pelayanan bidang pertanahan.
Menurut (Melan, dkk. 2011) arsip memiliki peranan penting sebagai pusat
ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan dalam setiap organisasi publik,
Arsip juga berkontribusi dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk
membuat suatu keputusan serta sebagai bahan pelaksanaan tugas-tugas
pembangunan dan pemerintahan dibidang pelayanan publik.
Arsip tidak dapat diabaikan mengingat arsip adalah dokumen penting yang
memiliki nilai historis dan arsip menjadi perekam dan alat bukti kinerja
pemerintahan sehingga menjadi kebutuhan strategis yang sangat penting bagi
kepentingan negara untuk mendorong instansi pemerintah meningkatkan kualitas
pelayanan publik yang akuntabel dan transparan, serta upaya perlindungan hakhak keperdataan rakyat
