Perkembangan dunia teknologi informasi dan Komunikasi (TIK) saat ini
telah membawa dunia memasuki era revolusi industry 4.0. Era ini ditandai dengan
melimpahnya data dan informasi, Cyber physical system, hingga pengelolaan big
data. Bagi para pekerja informasi termasuk arsiparis, inilah yang harus di antisipasi
sejak awal karena landscape-nya bisa sama sekali berbeda dengan apa yang ada pada
saat ini. Revolusi industry 4.0 dan perkembangan Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) saat ini membawa dampak yang begitu besar dalam berbagai
aspek kehidupan. Revolusi industry 4.0 merupakan era baru pada masa globalisasi
yang banyak menggunakan teknologi virtual dan digital. Keberadaan revolusi
industry 4.0 ditandai dengan perpaduan teknologi yang mengaburkan batas antara
bidang fisik, digital dan biologis.
Arsip merupakan bukti pertanggungjawaban kinerja yang harus selalu
dipelihara, dirawat dan dilindungi keberadaannya. Namun, tidak semua arsip
diperlakukan sama karena arsip memiliki nilai guna yang berbeda. Nilai guna yang
terkandung dalam arsip meliputi administrative value, financial value, research
value, educational value, documentary value, dan historical value.
Memasuki era revolusi industry 4.0 ini, ekspektasi masyarakat semakin
meningkat atas pelayanan publik termasuk di bidang administrasi pertanahan.
Pelayanan publik secara digital saat ini menjadi trend dikalangan Kementerian dan
Lembaga. Pelayanan publik kepada masyarakat mau tidak mau harus mengikuti
perkembangan masyarakat, yakni dengan memanfaatkan teknologi yang canggih dan
modern. Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota yang merupakan bagian dari
Kementerian Agraria dan Tata Ruang / Badan Pertanahan Nasional dalam
melaksanakan tugas pemerintahan dibidang pertanahan dalam ruang lingkup di
Kabupaten/Kota , juga harus dapat memberikan pelayanan publik dengan mengikuti
perkembangan teknologi.
Kantor Pertanahan Kabupaten Kapuas merupakan salah satu unit kerja di
Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional yang sampai saat
ini pengelolaan arsip peminjaman buku tanah, surat ukur, dan warkah masih secara
manual yang belum disesuaikan dengan kemajuan teknologi informasi. Sehingga
dalam proses peminjaman nya yang masih bersifat manual menghadirkan sejumlah
kendala dan masalah pada Kantor Pertanahan Kabupaten Kapuas, diantaranya:
1. Risiko kehilangan data
Dokumen peminjaman arsip yang dicatat secara manual lebih rentan terhadap
kerusakan, kehilangan, atau pencurian.
2. Keterlambatan pelayanan
Proses pencatatan manual membutuhkan waktu yang lebih lama dan
menyebabkan potensi terjadinya kesalahan karena manusia rentan melakukan kesalahan dalam mencatat informasi. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan
pelayanan public dan menurunkan kualitas layanan.
3. Tidak efisien
System pencatatan arsip secara manual cenderung kurang efisien dalam
mengakses informasi pihak yang meminjam arsip sehingga kurangnya tanggung
jawab dari pihak peminjam dokumen yang diperlukan.
4. Kesulitan dalam mengakses informasi
System pencatatan arsip secara manual cenderung kurang efisien dalam
mengakses informasi dokumen yang dibutuhkan. Seringkali pencarian dokumen
harus dilakukan secara manual melalui buku agenda peminjaman yang hanya
dituangkan dalam catatan, yang dapat memakan waktu dan meningkatkan resiko
kesalahan.
Berdasarkan uraian dan latar belakang tersebut, penulis Menyusun Aksi
Perubahan ini dengan judul “OPTIMALISASI TATA KELOLA LAYANAN ARSIP
MELALUI APLIKASI SISTEM INFORMASI ARSIP ”SIAP” BERBASIS WEB
UNTUK MENINGKATKAN KINERJA PELAYANAN PADA KANTOR
PERTANAHAN KABUPATEN KAPUAS”
