Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur merupakan lembaga pemerintah yang
bertanggung jawab dalam mengelola dan mengatur berbagai aspek terkait pertanahan
di wilayah Kabupaten Cianjur. Salah satu tugas penting Kantor Pertanahan
Kabupaten/Kota melalui Seksi Pengendalian dan Penanaganan Sengketa adalah
menangani sengketa dan perkara yang berkaitan dengan tanah yang berpedoman
kepada Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Ka.BPN Nomor 21 Tahun 2020
tentang Penanganan dan Penyelesaian Kasus Pertanahan. Selama ini, pengelolaan dan
penataan dokumen penanganan sengketa dan perkara di Kantor Pertanahan
Kabupaten Cianjur dilakukan secara konvensional dengan menggunakan dokumen
fisik berupa surat-surat, laporan, dan berkas-berkas terkait. Metode ini mengakibatkan
beberapa masalah dan tantangan dalam pengelolaan dokumen, antara lain:
1. Kerumitan dalam pencarian informasi: Dokumen fisik seringkali tersebar di berbagai
tempat penyimpanan, sehingga mencari dan mendapatkan informasi yang
diperlukan membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Hal ini dapat
memperlambat proses penanganan sengketa dan perkara.
2. Kerentanan terhadap kerusakan atau kehilangan: Dokumen fisik rentan terhadap
risiko kerusakan akibat kelembaban, kebakaran, atau bencana alam. Selain itu,
dokumen juga dapat hilang atau dicuri, yang dapat menyebabkan kehilangan data
yang penting dan sulit untuk dipulihkan.
3. Terbatasnya ruang penyimpanan: Dokumen fisik memerlukan ruang penyimpanan
yang cukup besar. Dalam kondisi ruang penyimpanan yang terbatas, sulit untuk
mengatur dan menyimpan dokumen dengan rapi dan efisien.
Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen
penanganan sengketa dan perkara, Kantor Pertanahan Kabupaten Cianjur perlu
melakukan transformasi digital dengan memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi. Aksi Perubahan ini mempunyai tiga tahapan yaitu : Jangka Pendek, Jangka Menengah
dan Jangka Panjang. 1. Jangka Pendek ( < 2 bulan) yaitu tersusunnya dokumen penanganan sengketa dan perkara berbasis digital. 2. Jangka Menengah (2 – 6 bulan) yaitu tersusunnya tata kelola dokumen penanganan sengketa dan perkara yang
efektif dan efesien. 3. Jangka Panjang ( > 6 bulan) yaitu tersedianya media penyimpanan dokumen penanganan sengketa dan perkara
secara digital.
