Optimalisasi Pengelolaan Surat Tugas melalui Sistem Administrasi Surat Tugas Terintegrasi (SIGESIT) di Kantor Pertanahan Kota Bitung Tahun 2024 bertujuan untuk meningkatkan alur kerja dan produktivitas. Implementasi SIGESIT secara penuh mampu mengurangi kesalahan manusia dalam pelaksanaan tugas, sehingga menghemat waktu dan biaya secara signifikan serta mengurangi tumpang tindih pekerjaan. Sistem ini menekan seminimal mungkin waktu yang dihabiskan untuk pencatatan manual dan kesalahan dalam rekapan pembayaran melalui surat tugas. Selain itu, SIGESIT menghasilkan informasi berkualitas tinggi yang memungkinkan pimpinan membuat keputusan dan kebijakan dengan lebih cepat dan lebih baik.

Pengelolaan pencairan anggaran adalah proses penting dalam siklus keuangan suatu organisasi, baik itu organisasi publik maupun swasta. Proses ini melibatkan perencanaan, pencairan, dan monitoring penggunaan dana untuk memastikan bahwa anggaran digunakan secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Pencairan anggaran yang baik, terencana dan terstruktur membantu organisasi untuk memastikan bahwa dana digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, serta membantu organisasi untuk meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam penggunaan dana. Hal ini penting untuk membangun kepercayaan publik dan stakeholders terhadap organisasi.

Berdasarkan tugas dan fungsi Kepala Seksi Pengadaan Tanah dan Pengembangan dalam Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 13 Tahun 2019, penelitian ini dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas data layanan informasi pertanahan, khususnya ketersediaan layanan nilai bidang tanah. Penelitian ini bertujuan untuk mengoptimalisasi penyajian data spasial dengan atribut subyek hak, luas bidang tanah, NIB atau NUB, serta data nilai/harga tanah berbasis bidang menggunakan aplikasi Software Arc GIS 10.8.

Aksi perubahan yang diimplementasikan dalam penelitian ini memberikan beberapa capaian perbaikan sistem pelayanan, antara lain:

1. Terwujudnya Peta Zona Nilai Tanah Berbasis Bidang: Sebelumnya, pemetaan zona nilai tanah dilaksanakan berbasis zona karena keterbatasan anggaran dan kesulitan mendapatkan data nilai tanah dari responden. Hal ini sering menyebabkan nilai/harga satu bidang tanah berada dalam dua atau tiga zona atau nilai bidang tanah yang tidak wajar. Dengan aksi perubahan ini, data pengambilan tidak lagi menggunakan sistem sampel, sehingga kendala tersebut dapat diatasi.

2. Peningkatan Kualitas Peta Kota Lengkap: Data peta kota lengkap hasil deklarasi memberikan kelengkapan informasi subyek hak, obyek hak, NIB, luas bidang tanah, dan Nomor Hak (K1). Aksi perubahan ini melengkapi data tematik melalui pengambilan data nilai tanah secara langsung saat kegiatan pengumpulan data fisik atau pemeliharaan data.

Masalah penataan arsip kepegawaian secara konvensional di Kantor Pertanahan Kota Denpasar telah menghambat kinerja pegawai karena arsip yang disimpan dalam map dan lemari terlihat semerawut, tidak rapi, keamanan tidak terjamin, dan memerlukan waktu lama dalam pencarian dokumen saat diperlukan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dilakukan pengaturan dokumen kepegawaian melalui penataan arsip digital.

Implementasi aksi perubahan ini menghasilkan inovasi bernama GADIS (Galeri Arsip Digital Kepegawaian Kantah Kota Denpasar) yang merupakan solusi kreatif untuk mengatasi permasalahan penataan arsip kepegawaian konvensional. Inovasi GADIS membawa perubahan signifikan dalam manajemen penataan arsip digital, meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan, serta memberikan manfaat nyata bagi para pemangku kepentingan terkait.

GADIS menjadi salah satu inovasi Kantor Pertanahan Kota Denpasar dalam membangun zona integritas menuju Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) Tahun 2024. Inovasi ini telah dicantumkan dalam Lembar Kerja Evaluasi (LKE) pada area perubahan penataan sistem manajemen SDM dan telah melalui tahapan penilaian internal oleh TPI Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional.

Laporan aksi perubahan ini dibuat untuk memenuhi persyaratan dalam kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan ke-2 Tahun 2024. Meskipun terdapat kekurangan dan kelemahan dalam aksi perubahan ini, diharapkan kritik dan saran dari mentor, coach, dan penguji dapat memperbaiki rencana aksi perubahan ini. Semoga melalui aksi perubahan ini, Kantor Pertanahan Kota Denpasar berhasil meraih predikat Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM).

Aplikasi VEBO merupakan inovasi yang dirancang untuk mempercepat dan memudahkan proses verifikasi berkas permohonan blokir, mengurangi tunggakan kegiatan permohonan blokir, dan meningkatkan efisiensi kerja pelayanan di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Selatan.

Hasil dari aksi perubahan ini mencakup perbaikan sistem pelayanan pertanahan, khususnya dalam permohonan blokir, melalui penunjukkan Tim Efektif, pembuatan dan uji coba aplikasi VEBO (vebo.kantahjaksel.id), sosialisasi aplikasi VEBO kepada pemohon, implementasi aplikasi, serta monitoring dan evaluasi. Pengembangan kompetensi meliputi penguasaan SOP layanan, verifikasi berkas, pemahaman layanan elektronik, penguasaan aplikasi VEBO, serta kemampuan menjalankan dan memonitor aplikasi yang memberikan manfaat baik bagi internal maupun eksternal.

Diseminasi dan publikasi aksi perubahan dilakukan dengan strategi komunikasi yang efektif dan mendapat dukungan dari berbagai pemangku kepentingan melalui media sosial, banner, sosialisasi langsung dengan pemohon, dan dialog kesadaran hukum dengan masyarakat. Penulis mendapat dukungan penuh dari Kepala Kantor Pertanahan sebagai mentor dan jajarannya, menjadikan aplikasi VEBO sebagai program unggulan pembangunan Zona Integritas Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Selatan dan mencantumkannya pada Sasaran Kinerja Pegawai Tahun 2024.

Untuk peningkatan kompetensi, penulis melakukan studi banding pelaksanaan sertipikat elektronik di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat, mengikuti pelatihan yang diselenggarakan oleh PPSDM melalui LMS, menghadiri deklarasi kota lengkap, implementasi layanan elektronik, dan penyerahan sertipikat elektronik, serta mengikuti rapat sosialisasi implementasi kantor elektronik dan rapat kerja daerah.

Implementasi VEBO diharapkan dapat mempercepat dan memudahkan proses permohonan blokir, meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan, serta mendukung pembangunan Zona Integritas di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Selatan.

Implementasi aksi perubahan ini bertujuan untuk mempercepat digitalisasi peta pendaftaran di lingkungan Kantor Pertanahan Kabupaten Bone pada tahun 2024. Hasil implementasi menunjukkan bahwa digitalisasi peta pendaftaran analog telah meningkatkan kualitas data spasial bidang tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Bone, serta meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan data pertanahan.

Berdasarkan permasalahan yang ada, diperlukan inovasi sebagai bentuk aksi perubahan yang akan diimplementasikan di unit kerja. Gagasan perubahan ini bertujuan untuk meningkatkan nilai hasil pengawasan kearsipan internal di lingkungan Direktorat Penatagunaan Tanah.

Aksi perubahan ini dilakukan secara bertahap dengan target pencapaian yang dibagi ke dalam tiga periode: jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Tujuan utama adalah meningkatkan nilai pengawasan kearsipan internal Dit. Penatagunaan Tanah yang saat ini masih rendah karena banyak aspek penilaian belum terpenuhi. Pengawasan kearsipan dilakukan setiap tahun terhadap seluruh Kementerian/Lembaga (K/L). Di Kementerian ATR/BPN, Biro Umum dan Layanan Pengadaan melakukan audit atau pengawasan internal terhadap Unit Kearsipan jenjang di bawahnya dan Unit Pengolah setara Eselon II. Pada tahap jangka pendek, yang dicapai dalam dua bulan masa implementasi, aksi perubahan ini berupa penilaian self-assessment menggunakan Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) untuk Unit Pengolah.

Hasil koordinasi intensif dengan Biro Umum dan Layanan Pengadaan, khususnya Subbagian Kearsipan, menunjukkan adanya sedikit perubahan instrumen penilaian pengawasan tahun ini, yang masih menunggu konfirmasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Tahapan kegiatan aksi perubahan dilaksanakan sesuai dengan timeline yang disusun dalam Rancangan Aksi Perubahan. Kegiatan dimulai dengan koordinasi intensif dengan mentor dan stakeholder terkait untuk menyamakan persepsi mengenai aksi perubahan. Selanjutnya, internalisasi aksi perubahan dilakukan kepada tim efektif, dengan fokus pada aspek yang dinilai dalam pengawasan kearsipan internal, khususnya Aspek Pengelolaan Arsip Dinamis dan Aspek Sumber Daya Kearsipan pada Unit Pengolah (unit kerja Eselon II).

Aksi perubahan ini bertujuan untuk mempercepat digitalisasi dan validasi data Buku Tanah guna mendukung penerbitan sertipikat elektronik di Kantor Pertanahan Kabupaten Karangasem. Implementasi aksi perubahan ini dilaksanakan selama dua bulan dalam jangka pendek dan memperoleh dukungan penuh dari berbagai pihak, termasuk mentor, coach, tim efektif, serta stakeholder internal dan eksternal. Hasil utama dari aksi perubahan ini adalah tervalidasinya Buku Tanah dan Pra Buku Tanah Elektronik, yang diharapkan dapat mempercepat proses pelayanan penerbitan sertipikat elektronik.

Pelaksanaan aksi perubahan di Kantor Pertanahan Kabupaten Karangasem berjalan dengan baik dan efektif dalam mendukung percepatan digitalisasi dan validasi data Buku Tanah, sehingga memperkuat pelayanan penerbitan sertipikat elektronik.

Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional (Kementerian ATR/BPN) mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan dan tata ruang. Tugas dimaksud selanjutnya diwujudkan dalam bentuk penyelenggaraan pelayanan dan pengelolaan pertanahan secara menyeluruh di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dalam memenuhi kebutuhan pada data pertanahan yang valid dan akurat, membuat Kementerian ATR/BPN mulai membangun dan membenahi database pertanahan agar menjadi Kementerian yang berdaya saing untuk mendukung kemudahan investasi pasca terbitnya Undang-Undang No. 11 Tahun 2020 Tentang Cipta Kerja sebagaimana dengan perubahan terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja Menjadi UndangUndang. Pada penyusunan roadmap rencana target kinerja, dalam melaksanakan tugasnya tersebut Kementeriana ATR/BPN telah menetapkan Rencana Strategis (Renstra) tahun 2020 sampai dengan tahun 2024 dengan 7 (tujuh) sasaran strategis.

Pada era globalisasi sekarang ini, semakin banyak bermunculan bentuk usaha baik di bidang

jasa milik negara maupun swasta.Setiap badan usaha baik di bidang jasa milik negara maupun swasta,

harus memiliki langkah-langkah strategis yang mampu memiliki keunggulan bersaing.Memiliki

upaya inovasi yang unggul sehingga dapat membedakan perusahaan yang satudengan yang lainnya,

dengan adanya pemanfaatan penataan arsip sebagai sarana untuk menciptakan daya saing

perusahaan membawa perubahan lingkungan bisnis yang semakin kompetitif. Sebagian besar

perusahaan dalam memenangkan persaingan melakukan upaya perumusan dan penyempurnaan

strategi bisnisnya, oleh karena itu kearsipan merupakan suatu pusat ingatan, sumber informasi serta

alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala

kegiatan-kegiatan, baik pada kantor- kantor Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, dalam

proses penyajian informasi agar pimpinandapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan,

maka harus ada sistem dan prosedur kerjayang baik dibidang kearsipan.